Adjoint.e administratif.ve – Clinique de réadaptation

À lEspace ergo, nous avons créé un espace de réadaptation interdisciplinaire unique où chaque personne reçoit l’expertise, l’écoute et l’énergie dont elle a besoin pour se rétablir physiquement et mentalement.
Derrière l’Espace ergo, il y a des gens d’expérience et de passion. Nous sommes une force collective qui fait grandir le monde. Ergothérapie en santé physique et mentale, physiothérapie, kinésiologie, thérapie du sport, nous avons bâti un espace d’évolution unique qui redonne la capacité et la confiance d’agir aux travailleurs et les fait grandir bien au-delà de nos murs, dans toutes les sphères de leur vie.
Nous utilisons notre cœur pour aider l’autre à avancer et s’accomplir. Avec de l’engagement, de la bienveillance et du savoir-faire, nous aidons de toutes les manières possibles pour avoir un impact positif durable.
Joins-toi à une équipe de cœur entièrement dédiée au rétablissement et au mieux-être des travailleurs. Nous unissons nos talents pour faire évoluer chaque personne. Ça te parle?
Et si ton rôle devenait un véritable point d’ancrage dans une équipe qui fait une différence?
Tu aimes que ça roule, que ce soit structuré… mais jamais rigide?
Tu as un vrai souci du service à la clientèle et du travail bien fait?
Tu veux contribuer à améliorer les choses, pas juste les maintenir?
Tu cherches un milieu humain, collaboratif et en évolution?
Si tu te reconnais, on a envie de te rencontrer.
TON RÔLE
Chez Espace ergo, la réception est bien plus qu’un simple accueil : c’est une véritable tour de contrôle et le point de départ de l’expérience client pour accompagner avec cœur.
Comme
adjoint·e administratif·ve
, tu joueras un rôle essentiel et structurant de soutien aux opérations, en collaboration étroite avec l’équipe de coordination clinique.
Tu contribueras au bon fonctionnement quotidien de la clinique, à la fluidité des processus et à la qualité de l’expérience client, tout en participant à l’amélioration continue de nos façons de faire.
TOP 5 RESPONSABILITÉS DU POSTE
1. Offrir une expérience client humaine et professionnelle
Accueillir chaque personne avec bienveillance, efficacité et professionnalisme
Assurer une communication claire, respectueuse et rigoureuse
Contribuer à une expérience client fluide, positive et rassurante
2. Participer à la gestion des horaires
Planifier les rendez-vous selon les priorités et disponibilités
Maximiser l’utilisation des plages horaires
Gérer les ajustements (annulations, absences, imprévus)
Respecter les orientations cliniques et organisationnelles
3. Assurer les opérations administratives courantes
Gérer les appels et les suivis de messages
Administrer la boîte courriel
Ouvrir, mettre à jour et organiser les dossiers
Numériser, classer et structurer les documents
Réviser et mettre en page les rapports
4. Soutenir activement l’équipe et les partenaires
Répondre aux besoins administratifs de l’équipe avec efficacité
Assurer les suivis nécessaires avec rigueur
Collaborer étroitement avec les intervenants
Maintenir des communications fluides avec les partenaires et agents payeurs
Contribuer à un environnement de travail agréable, ordonné et professionnel
5. Contribuer à une gestion rigoureuse de la facturation
Préparer et suivre la facturation
Effectuer les encaissements
Assurer le suivi des comptes à recevoir
Maintenir des dossiers financiers précis et à jour
UN RÔLE QUI ÉVOLUE AVEC TOI
Ce poste est appelé à grandir. Nous recherchons une personne qui souhaite :
Contribuer à l’amélioration des procédures
Participer à l’intégration d’outils technologiques (incluant l’IA)
Proposer des pistes d’optimisation en lien avec ton travail
S’impliquer dans une culture d’innovation et d’excellence
TON PROFIL
Sens de l’organisation et grande rigueur
Excellentes habiletés relationnelles et de communication
Proactivité et capacité d’adaptation
Intérêt pour l’amélioration continue et les outils technologiques
Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
Esprit d’équipe et collaboration
QUALIFICATIONS & EXPÉRIENCE DE TRAVAIL
Formation en secrétariat ou en travail de bureau
Excellente maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel)
Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
Bonne connaissance de langlais (fonctionnel)