Responsable des services administratifs

Nous cherchons un(e) Responsable des services administratifs pour compléter notre superbe équipe !

Chartwell L’Envol est un complexe évolutif pour aînés de cinq étages, adjacent au mail Cap-Rouge, à Québec. Cette élégante résidence propose des appartements spacieux et lumineux, et s’inspire de voyages et d’aventures pour donner des ailes aux aînés autonomes et semi-autonomes qui désirent profiter pleinement de la vie, sans compromis.

Votre rôle :

Sous l’autorité du directeur général, le titulaire du poste assure la gestion des données, de l’information et de la documentation liées à l’administration et à la comptabilité de la résidence. Il tient à jour les dossiers des employés, prépare les feuilles de temps et assure le traitement de la paie. Il effectue la codification de la facturation et complète les documents relatifs aux avantages sociaux. Il produit périodiquement les rapports de revenus et d’heures de soins, perçoit les loyers, et procède à la vérification et au paiement des factures. Il agit également comme personne-ressource au sein de la résidence.

Voici un aperçu des principales responsabilités :

• Assurer le suivi administratif et comptable de la résidence. 
• Gérer les dossiers des employés : mise à jour, classement, feuilles de temps, paie et avantages sociaux. 
• Effectuer la facturation, la collecte des loyers, les dépôts ainsi que la vérification et le paiement des factures. 
• Préparer des rapports (revenus, heures de soins) et signaler toute anomalie. 
• Rédiger la correspondance et compléter divers formulaires administratifs. 
• Gérer la petite caisse et assurer les contrôles requis. 
• Coordonner l’entretien des équipements informatiques avec les fournisseurs. 
• Répondre aux demandes d’information et organiser des rencontres ou déplacements. 
• Participer à la préparation du budget et des prévisions financières. 
• Produire divers des documents et rapports à la demande de la direction. 
• Voir au bon fonctionnement de la réception avec les réceptionnistes.
• Effectuer toute autre tâche connexe pour assurer le bon fonctionnement des opérations.

Profil idéal recherché :

Scolarité :

• DEP en secrétariat, DEC en comptabilité ou en administration, AEC techniques administratives ou l’équivalent

Expérience :

• 3 à 4 ans d’expérience pertinente en administration/comptabilité. 

Compétences et qualités recherchées :

• Excellentes habiletés en organisation et en gestion des priorités 
• Rigueur et souci du détail 
• Bonne maîtrise des outils informatiques (suite Office et logiciels comptables) 
• Connaissances en administration et en comptabilité 
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément 
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités 
• Discrétion et respect de la confidentialité 
• Bonnes habiletés en communication orale et écrite 
• Esprit d’équipe et service à la clientèle développé 
• Capacité d’analyse et de résolution de problèmes
• Capacité de supervision de personnel

Exigences particulières :

• Être disponible la fin de semaine selon la rotation établie avec l’équipe en place.
• Une vérification des antécédents judiciaires sera exigée ainsi que la prise de références (conformément aux politiques de l’entreprise).

Conditions offertes :

• Emploi à temps plein permanent (37.5h) du lundi au vendredi
• Salaire concurrentiel avec augmentation salariale annuelle
• Programme d’avantages sociaux
• Succulents repas à prix réduits
• Stationnement sur place
• Opportunités d’avancement au sein de l’organisation
• Activités sociales organisées tout au long de l’année
• Accès à de la formation continue
• Programme de reconnaissance
• Environnement de travail dynamique et agréable au sein d’une équipe conviviale