Assistant Front Office Manager (m/w/d)

Wohnen auf Zeit mitten in der Stadt und gleich mit dem Leben beginnen – diese Idee verfolgt THE FLAG mit seinen best ausgestatteten Serviced Apartments. Die moderne Außen- und Innenarchitektur mit stilvoll ausgewählter Einrichtung und lebendigem Farb- und Lichtdesign bietet Kurz- und Langzeitgästen ein anspruchsvolles Ambiente.

Anstellungsart: Vollzeit

Ziel der Position

Der Assistant Front Office Manager ist gemeinsam mit dem Front Office Manager verantwortlich für den operativen Ablauf im Front Office. Als rechte Hand des Front Office Managers stellt er einen reibungslosen Gästeservice, effiziente Abläufe und die Einhaltung von Marken‑ und Qualitätsstandards von THE FLAG sicher.

Aufgabenbereiche

Gästeservice & Operativer Ablauf

Sicherstellung eines professionellen, herzlichen und effizienten Gästeservices am Front Office

Persönlicher Ansprechpartner für Gäste, Langzeitmieter und Firmenkunden

Bearbeitung von Check‑in/Check‑out, Rechnungsstellung, Beschwerden und Sonderwünschen

Sicherstellung der Einhaltung von Brand Standards und Qualitätsrichtlinien

Teamführung

Führung, Anleitung und Motivation des Front-Office-Teams in Absprache mit dem Front Office Manager

Schulung neuer Mitarbeitender sowie Durchführung von Trainings “on the job”

Förderung einer gastorientierten und teamorientierten Arbeitskultur

Mitarbeit bei der Dienstplanerstellung

Schnittstellenmanagement

Enges tägliches Zusammenspiel mit Housekeeping, Technik und Reservierung

Sicherstellung eines klaren Kommunikationsflusses zwischen den Abteilungen und dem Front Office Manager

Austausch mit den Hotels innerhalb der THE FLAG Gruppe (Best Practices, Kapazitäten, Vertretungen, Cross-Selling) in Absprache mit dem Front Office Manager

Administrative Aufgaben & Systeme

Bearbeitung von Debitoren, Rechnungen und Kreditkartenkontrollen

Pflege des Meldescheinwesens und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Unterstützung des Front Office Managers bei operativen Projekten

Beschwerdemanagement

Professionelle Bearbeitung von Gästebeschwerden, Findung praktikabler Lösungen

Umsetzung von Maßnahmen zur Gästebindung und Optimierung der Guest Journey

Monitoring und Weiterentwicklung der Online-Reputationswerte

Vertretungsfunktion

Vertretung des Front Office Managers bei Abwesenheit in operativen Fragestellungen

Unterstützung bei Mitarbeiterbriefings, Qualitätsrundgängen und Meetings

•  Offener und herzlicher Mensch
•  Gastgeber aus Leidenschaft und stets mit Spaß und positivem Mindset dabei
•  Berufserfahrung in einem ähnlichen Umfeld
•  Flexibilität und Durchsetzungsvermögen
•  Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, jede weitere Fremdsprache von Vorteil
•  Kenntnisse im Umgang mit Protel von Vorteil

Kannst Du erfüllen? - bewirb Dich bei THE FLAG!

Als Familienunternehmen versteht sich THE FLAG als Gastgeber, gemeinsam als Team möchten wir Menschen ein Zuhause, speziell auf ihre Bedürfnisse ausgerichtet, bieten. Dazu suchen wir neue Kolleginnen und Kollegen, die sich für andere Menschen begeistern können. Deshalb bezahlen wir Dich nicht nur für Ihre Leistung und Erfahrung fair. Wir arbeiten in flachen Hierarchien und wünschen uns, dass wir alle an unseren Aufgaben wachsen können. Zudem können wir Dir mit unseren drei unterschiedlichen Geschäftsfeldern immer wieder einen Blick über den Tellerrand hinaus ermöglichen

Benefits:

• 30 Tage Urlaub
• unbefristeter Arbeitsvertrag
• optimale öffentliche Verkehrsanbindung
• Mitarbeiterraten in allen Hotels von „THE FLAG“
• Mitarbeiterrabatte bei unzähligen Kooperationspartnern (Corporate Benefits & FutureBens)
• JobRad mit mtl. 50€ Zuschuss
• Dein Buddy steht Dir von Anfang an für alle Onbarding-Themen und darüber hinaus zur Seite
• Betriebliche Altersvorsorge
• Prämie für "Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter"
• Mitarbeiterevents
• kostenlose Nutzung unserer Fitnessstudios
• gelebte regelmäßige Feedbackkultur