Spécialiste Qualité Documentation

Qui sommes-nous?

CAD Industries ferroviaires est une société québécoise ambitieuse, en activités depuis plus de 60 ans, spécialisée dans la réparation, la conversion et le reconditionnement d’équipements ferroviaires roulant (wagons et locomotives en tous genres) qui avons des ateliers et bureaux à Montréal (secteur Lachine) et en Alberta (sous la bannière Caltrax).

Au fil des ans, notre mission s’est précisée afin de devenir une entreprise responsable qui cherche notamment à réparer et prolonger la vie des équipements dont nos clients nous confient les travaux ou encore, dans plusieurs situations, de les moderniser et leur donner littéralement une 2ème vie.

Dans leurs projets, nos équipes voient donc à designer des équipements qui répondront aux besoins de ces mêmes clients qui œuvrent autant du coté marchandise que passagers.

Sommaire du poste

Le/la Spécialiste Qualité – Documentation assure la gestion, la conformité et l’intégrité de toute

la documentation qualité et technique associée aux activités du projet.

Il/elle garantit la structure, la cohérence, la traçabilité et l’exhaustivité des dossiers

documentaires (incluant les dossiers historiques / History Books), en étroite collaboration avec

les équipes Qualité, Ingénierie, Production, Achats et Projet.

Ce rôle est essentiel pour assurer le respect des exigences internes, clients et normatives (AAR,

ISO 9001), tout en soutenant l’amélioration continue du système documentaire.

Principales responsabilités

Gestion documentaire - Qualité

• Recueillir, vérifier, valider et assembler la documentation technique et qualité nécessaire

aux dossiers documentaires (History Books).

• Assurer l’intégrité, la cohérence et la traçabilité des documents émis par la production,

l’ingénierie, le contrôle qualité et les fournisseurs.

• Mettre en place et tenir à jour la codification, les gabarits et la structure documentaire

selon les standards CAD (intranet, procédures, formulaires).

• Assurer la mise à jour périodique, la diffusion et l’archivage contrôlé des documents

Qualité (procédures, instructions, formulaires).

• Numériser, classer et transmettre les dossiers finaux aux clients dans les délais convenus.

Coordination et support opérationnel

• Effectuer le suivi des documents manquants auprès des inspecteurs, de la production, de

l’ingénierie et des fournisseurs (via Achats).

• Assurer la récupération des certificats fournisseurs (matériaux, composants,

équipements), s’assurer de leur conformité aux exigences applicables.

• Fournir un soutien administratif et documentaire à l’équipe Qualité (organisation,

classement, mise à jour d’outils, entrée de données).

• Contribuer à la création, l’évolution et la mise en forme des plans qualité et des exigences

documentaires projet.

Conformité, audit et exigences ferroviaires

• Soutenir les audits internes et externes (clients, AAR, ISO), notamment en préparant la

documentation requise.

• Assurer le suivi des actions documentaires issues des audits, inspections et revues qualité.

• Appliquer les exigences spécifiques au secteur ferroviaire lorsqu’elles touchent à la gestion

documentaire (AAR, spécifications techniques client, exigences d’essais, certificats, etc.).

Amélioration continue et partage des bonnes pratiques

• Participer à l’amélioration des processus documentaires (flux,numérisation,

automatisation, réduction des risques d’erreur).

• Contribuer à l’optimisation des outils documentaires et des méthodes de contrôle.

• Proposer des améliorations visant à renforcer la fiabilité, l’efficacité et la conformité du

système documentaire qualité.

Toute autre tâche jugée pertinente pour la bonne tenue des projets en cours;

Compétences et qualifications

Formation – Expérience

• DEC en technique de la documentation, gestion documentaire, administration ou

discipline connexe.

• 2 à 3 ans d’expérience en gestion de documentation technique ou qualité en milieu

manufacturier; expérience ferroviaire ou industriel lourd : atout important.

• Expérience dans la gestion de dossiers qualité, certificats, documentation technique ou

conformité

• Formation AAR (Association of American Railroads) (un atout).

Connaissances

• Être en mesure de parler, de lire et de comprendre le français et l’anglais, par oral et par

écrit étant donné les instructions de travail, les spécifications, les notes techniques en

anglais du domaine ferroviaire ainsi que la clientèle anglophone ;

• Connaissance des normes ISO 9001 (exigence) et des exigences ferroviaires (AAR,

spécifications OEM) (un atout);

Compétences – Aptitudes

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint)

• Aisance avec les systèmes de gestion documentaire (GED)

• Capacité à travailler en équipe et seul;

• Capacité de lecture et interprétation de documents techniques (plans, certificats, rapports

d’essais)

• Très bon sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en

respectant les délais convenus;

• Compléter des documents, être autonome, et avoir souci du détail et la rigueur;

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Who Are We?

CAD Railway Industries is an ambitious Quebec-based company that has been in operation for over 60 years. We specialize in the repair, conversion, and refurbishment of rolling railway equipment (various types of wagons and locomotives) with workshops and offices in Montreal (Lachine area) and Alberta (under the Caltrax banner).

Over the years, our mission has evolved to become a responsible company focused on repairing and extending the lifespan of equipment entrusted to us by our clients. In many cases, we modernize these assets, essentially giving them a second life.

Our teams design equipment that meets the needs of both freight and passenger clients.

Position Summary

The Quality Specialist – Documentation is responsible for the management, compliance, and integrity of all quality and technical documentation related to project activities.

He/She ensures the structure, consistency, traceability, and completeness of documentation packages (including History Books), in close collaboration with the Quality, Engineering, Production, Procurement, and Project teams.

This role is essential to ensure compliance with internal, customer, and regulatory requirements (AAR, ISO 9001), while supporting the continuous improvement of the documentation system.

Key Responsibilities

Document Control – Quality

• Collect, review, validate, and compile the technical and quality documentation required for documentation packages (History Books).

• Ensure the integrity, consistency, and traceability of documents issued by Production, Engineering, Quality Control, and suppliers.

• Establish and maintain document coding, templates, and structure in accordance with CAD standards (intranet, procedures, forms).

• Ensure periodic updates, controlled distribution, and archiving of Quality documents (procedures, instructions, forms).

• Digitize, organize, and submit final documentation packages to clients within agreed timelines.

Coordination and Operational Support

• Follow up on missing documents with inspectors, Production, Engineering, and suppliers (via Procurement).

• Ensure the collection of supplier certificates (materials, components, equipment) and verify their compliance with applicable requirements.

• Provide administrative and document control support to the Quality team (organization, filing, tool updates, data entry).

• Contribute to the creation, development, and formatting of quality plans and project documentation requirements.

Compliance, Audits, and Rail Industry Requirements

• Support internal and external audits (clients, AAR, ISO), including preparing the required documentation.

• Track documentation-related actions resulting from audits, inspections, and quality reviews.

• Apply rail industry-specific requirements related to document control (AAR, customer technical specifications, testing requirements, certificates, etc.).

Continuous Improvement and Best Practices

• Participate in improving document control processes (workflow, digitization, automation, reduction of error risks).

• Contribute to optimizing documentation tools and control methods.

• Propose improvements to strengthen the reliability, efficiency, and compliance of the quality documentation system.

• Perform any other tasks deemed relevant to the successful execution of ongoing projects.

Skills and Qualifications

Education – Experience

• College diploma (DEC) in documentation techniques, document management, administration, or a related field

• 2 to 3 years of experience in technical or quality document control in a manufacturing environment; rail or heavy industry experience is a strong asset

• Experience managing quality records, certificates, technical documentation, or compliance

• AAR (Association of American Railroads) training (an asset)

Knowledge

• Ability to speak, read, and understand both French and English, verbally and in writing, due to work instructions, specifications, technical notes in English in the rail industry, and English-speaking clients

• Knowledge of ISO 9001 standards (required) and rail industry requirements (AAR, OEM specifications) (an asset)

Skills – Abilities

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, SharePoint)

• Familiarity with document management systems (DMS)

• Ability to work both independently and as part of a team

• Ability to read and interpret technical documents (drawings, certificates, test reports)

• Strong organizational skills, with the ability to manage multiple tasks simultaneously while meeting deadlines

• Ability to complete documentation accurately, work autonomously, with attention to detail and rigor