Adjoint administratif/Adjointe administratif

Durée du mandat : Remplacement temporaire (congé de maternité) – durée estimée : 12 mois

Lieu : 597 Rte Président-Kennedy, Lévis, Québec, G6C 1J8

Entreprise : Grondin Nadeau

Entrée en fonction : Dès que possible

À propos du poste

L’adjointe administrative assure un soutien essentiel aux équipes de chantier. Elle contribue notamment à la gestion administrative quotidienne, au suivi documentaire, aux cartes de temps et à divers processus liés aux projets en cours.

Responsabilités principales

• Préparer le matériel administratif de chantier (papier, imprimantes, cartables)

• Effectuer les Rapports Journalier, Compilations journalière et le suivi des feuilles de temps

• Effectuer les affectations des travailleurs et les mises à jour nécessaires

• Faire le suivi des compilations monétaires et préparer les documents pour approbation

• Chercher des prix ou factures au besoin

• Effectuer les dépôts et le suivi des retours (dossiers d’études, avenants, documents administratifs MCT et SST)

• Préparer et suivre les bons de commande sous‑traitants et fournisseurs

• Tenir à jour la liste des sous‑traitants mensuellement

• Aider les employés pour les formations en ligne (NERC, SST, etc.)

• Assurer le classement et l’archivage en fin de chantier

• Gérer les dépôts des accueils travailleurs

• Mettre à jour mensuellement les PO d’équipement dans les différentes plateformes

• Assurer le suivi des processus d’accueil (FRE, nouveaux travailleurs, profils, académie SST, tests médicaux)

• Transmettre les non-conformités relevées sur les Rapports Journalier.

• Participer à la rencontre administrative HQ

• Assurer le suivi des documents techniques en cours de chantier

• Sortir les fiches techniques selon les besoins des équipes

• Mettre à jour les trousses de premiers soins

• Supporter l’équipe dans l’ensemble des tâches administratives

Compétences et exigences recherchées

DEC ou attestation professionnelle en bureautique, administration ou domaine connexe

1 à 2 ans d’expérience dans un rôle similaire

Expérience dans le domaine de la construction (un atout) <

Compétences techniques et professionnelles:

Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office

Aisance informatique et débrouillardise

Organisation, autonomie, polyvalence et proactivité

Entregent et facilité à travailler en équipe

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément