Corporate Paralegal

English will follow

Parajuriste

À propos de PFX™

Nous réinventons des solutions de pointe dans le domaine des liquides, et, ce faisant, nous construisons un avenir meilleur. En tant qu’entité mondiale très dynamique et verticalement intégrée, nous exploitons dix-sept usines de production et quatre centres de R et D à travers le monde, réalisant des performances dans plus de 40 pays, de la R et D à l’utilisation de nos produits sur la route.

Groupe PFX™ est composé d’entreprises de confiance, notamment Recochem, Prestone, Adam’s Polishes, B&B Blending, Kost USA, Ultra Clear, POR et Auto-Chem. Chacune d’entre elles possède une expertise approfondie, une réelle compréhension de leur région, ainsi qu’un engagement commun pour l’excellence réinventée.

Des systèmes de gestion thermique pour le secteur automobile, aux applications en service intensif, aux solutions industrielles et pour la maison, nos produits proposent performance et fiabilité, ainsi qu’un engagement en faveur du développement durable. Joignez-vous à nous et faites partie d’une équipe qui réinvente le domaine du possible en technologie des liquides.

Parajuriste / Assistant juridique

Le rôle :

Sous la responsabilité du directeur juridique adjoint, vous jouerez un rôle important dans le soutien de notre équipe de conseillers.

Le poste sera basé à Montréal et correspondra à un horaire hybride.

Responsabilités :

Tâches para juridique (80 %)

• Marques déposées – aider le conseiller juridique dans la gestion de notre portefeuille mondial de marques déposées et de brevets
• Aider à la gestion des dossiers de litiges :
• Rassembler des preuves et des documents
• Coordonner les réunions entre le conseiller juridique et les témoins internes
• Assister aux réunions avec le conseiller juridique et les témoins internes afin de documenter le dossier et de nous rendre compte de l'avancement des dossiers
• Tenir à jour et mettre à jour le suivi des litiges
• Effectuer des recherches de diligence raisonnable et déterminer dans un premier temps si une escalade est nécessaire
• Tenir à jour les entités corporatives, notamment en aidant à la gestion administrative et aux dépôts annuels et en tenant à jour les registres des procès-verbaux
• Tenir à jour un organigramme précis de l'entreprise, y compris toutes les mises à jour de la structure juridique, et préparer des organigrammes partiels si nécessaire
• Tenir à jour une liste précise des administrateurs et des dirigeants de toutes les entités
• Préparer des projets d'accords à l'aide des modèles PFX (par exemple, accords de confidentialité, autres modèles d'accords, lettres d'immigration)
• Tenir à jour et suivre les dates d'expiration des baux et coordonner avec les opérations pour notifier le renouvellement prochain des baux
• Tenir à jour et suivre les dates d'expiration des outils juridiques
• Tenir à jour le répertoire des contacts (y compris tout logiciel associé) et le suivi des accords en cours et expirés
• Gérer le système de classement des documents dans Sharepoint

Tâches administratives (20%)

• Gérer le processus de facturation, suivre les dépenses juridiques et veiller à ce que les factures soient payées dans les délais
• Apporter un soutien administratif au directeur juridique et au service juridique selon les besoins
• Tenir à jour la liste des contacts des conseillers juridiques externes et de leurs domaines d'expertise respectifs

Profil recherché

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais et en français.
• Capacité à créer, rédiger et réviser des documents écrits, y compris des projets d'accords.
• Capacité à établir des priorités et à déterminer le degré d'urgence approprié.
• Motivé, proactif, organisé et soucieux du détail.
• Fait preuve d'un bon jugement.
• Esprit indépendant et créatif dans la résolution de problèmes.

Ce que nous offrons

• Rémunération compétitive
• Possibilités d'évolution de carrière – nous privilégions les promotions internes
• Plan de retraite financé par l'employeur
• Couverture santé complète, incluant une couverture médicale, dentaire et la télémédecine
• Programme d'aide aux employés (PAE) – soutien confidentiel en matière de santé mentale, conseils financiers, etc.
• Congés payés et jours fériés
• Programme d'aide aux frais de scolarité – soutien à la formation continue et au développement professionnel

Remarque : une vérification des antécédents avant l'embauche, y compris une vérification du casier judiciaire, est requise.

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English version:

Paralegal

About PFX™

We engineer leading fluid solutions that keep the world moving and we’re building a better future while we do it. As a vertically integrated global powerhouse, we operate 17 manufacturing facilities and 4 R&D centers across the world, delivering performance from lab to road in over 40 countries.

PFX Group™ brings together a family of trusted companies including Recochem, Prestone, Adam’s Polishes, B&B Blending, Kost USA, Ultra Clear, POR and Auto-Chem, each with deep expertise, regional insight, and a shared commitment to engineering excellence.

From automotive and heavy-duty thermal management systems to household and industrial solutions, our products are built for performance, reliability, and a commitment to sustainability. Join us and be part of a team that’s redefining what’s possible in fluid technology.

The Role:

Reporting to the Deputy General Counsel, you will play an important role in supporting our team of counselors.

The position will be based in Montreal and will require working on a hybrid work schedule.

Responsibilities:

Paralegal Work (80%)

• Trademarks – support legal counsel in the management of our global trademarks and patent portfolio
• Support litigation files:
• Gather evidence and documents
• Coordinate meetings between counsel and internal witnesses
• Attend meetings with counsel and internal witnesses for the purpose of documenting the file and reporting to us on progress in the files
• Maintain and update litigation hold tracker
• Conduct due diligence searches and make initial determination of whether escalation is required
• Maintain corporate entities including assisting with administrative and annual filings and maintaining minute books
• Maintain accurate corporate org chart including all updates to legal structure, and prepare partial org charts as required
• Maintain accurate directors and officers list for all entities
• Prepare draft agreements using PFX templates (e.g. NDAs, other template agreements, immigration letters)
• Maintain and track lease expiry dates and coordinate with operations to notify regarding upcoming lease renewal
• Maintain and track legal tools expiry dates
• Maintain contact repository (including any associated software) and tracker for current vs expired agreements
• Manage document filing system in Sharepoint

Administrative tasks (20%)

• Manage invoicing process, track legal spend, and ensure invoices are paid timely
• Administrative support as needed to GC and legal department
• Maintain list of external counsel contacts and respective expertise

Requirements

• Strong verbal and written communications skills in English and French
• Ability to create, compose, and edit written documents including draft agreements
• Ability to prioritize and determine appropriate sense of urgency
• Self-motivated, proactive, organized, and detail-oriented
• Demonstrates good judgment
• Independent thinker and creative problem-solver

What We Offer

• Competitive compensation
• Career growth opportunities – we prioritize internal promotions
• Employer funded retirement plan
• Comprehensive health benefits, including medical and dental coverage and Telemedicine
• Employee Assistance Program (EAP) – confidential support for mental health, financial advice, and more
• Paid vacation and statutory holidays
• Tuition assistance program – support for continued education and professional development

Please note: A pre-employment background check, including a criminal record check, is required.