SUPERVISEUR DU BUREAU DES COMMANDES

Description de poste

Superviseur(e) – Bureau des commandes

Sommaire du poste

Le/la Superviseur(e) du bureau des commandes assure la gestion opérationnelle et l’encadrement de l’équipe responsable de la saisie, du suivi et de la coordination des commandes pour l’ensemble des divisions (Sport, Distribution, Arbitrage, Fiberwood, Sourcing). Il/elle garantit la conformité des commandes corporatives (exigences clients, livraison, emballage, étiquetage), la priorisation et l’allocation des stocks, la fluidité des opérations inter-départementales (ventes, achats, entrepôt, recevables), ainsi qu’un niveau de service élevé (garanties, retours, suivis clients). Le rôle inclut également des responsabilités analytiques (inventaires, conciliations Amazon, rapports de profitabilité tradeshows) et un fort volet formation/transition.

Responsabilités principales

1) Supervision des opérations – Saisie et traitement des commandes (Fidelio)

• Assurer la saisie des commandes dès leur réception (EDI ou courriel).
• Superviser le traitement des commandes par divisions/départements : Corpo, Détail, Web, Construction, Approvisionnement
• Mettre en place et faire respecter les standards de qualité (exactitude des données, délais de traitement, documentation).

2) Commandes corporatives (Sport & Distribution) – Conformité et coordination

• Gérer et encadrer le traitement des comptes Corpo destinés aux centres de distribution (ex. MEC, FGL, Decathlon, Marks; Super C, Princess Auto, Core-Mark, etc.)
• S’assurer du respect des guides spécifiques par compte, incluant notamment l’identification des cartons, étiquettes de prix, packing slip, le respect des dimensions des cartons, etc..
• Centraliser les prérequis et les transmettre à l’entrepôt afin d’éviter les frais de non-conformité .
• Coordonner les bookings reçus 3 à 6 mois d’avance avec les achats afin d’assurer la disponibilité des stocks.
• Assurer une coordination serrée avec l’entrepôt pour le respect des dates exigées.

3) Commandes de réservation (forecasts) – Relances et confirmations

• Assurer le suivi des commandes de réservation issues des forecasts clients .
• Relancer représentants et clients afin d’obtenir les POs confirmés .

4) Suivi des commandes – Par division

• Assurer un suivi proactif des commandes plusieurs mois à l’avance afin d’anticiper les anomalies.
• Assurer le suivi avec le gestionnaire d’entrepôt pour prévenir tout impact majeur.
• Coordonner, lors de la dernière semaine du mois, une revue avec l’entrepôt pour confirmer que toutes les commandes du mois sont complétées.

5) Support logistique – Prise de rendez-vous de livraison (Corpo)

• Prendre en charge la prise de rendez-vous de livraison pour certains comptes corporatifs.

6) Allocation des stocks et coordination inter-départementale

• Coordonner avec les achats pour les dates d’arrivée et disponibilités produits.
• Réaliser, lorsque requis, l’allocation des stocks selon les priorités d’affaires

7) Création de comptes clients et mise en place des nouvelles bannières

• Assurer la création des nouveaux comptes clients et coordonner avec les recevables
• Prendre en charge personnellement les comptes corporatifs et les nouvelles bannières.
• Garantir une mise en place structurée et conforme avant les premières commandes.

8) Gestion des plateformes Web (Shopify) et intégration des comptes Web

• Assurer la creation du compte Web dans le système, le paramétrage complet et compatibilité avec fichiers d’importation et la validation des formats requis (adresses, unités de mesure, codification).
• Poursuivre l’optimisation et l’automatisation afin de réduire les manipulations manuelles.

9) Analyses d’inventaire – Multi-entrepôts et consignation

• Réaliser les analyses d’inventaire et supporter les ajustements liés aux entrepôts externes.
• Contrôler les inventaires des différentes entrepôts (centres de distribution, consignation et les 3PL).
• Vérifier les stocks Amazon et autres localisations (transit, tradeshow, retours défectueux, corbeille) afin d’assurer la fiabilité des inventaires et limiter pertes/écarts.

10) Support aux garanties, crédits et retours

• Déterminer la solution en fonction des règles par division et de la situation : pièces de remplacement, remplacement complet, crédit.

11) Gestion des tradeshows et rapports de profitabilité

• Coordonner la saisie des commandes et la logistique entrepôt pour les tradeshows.
• Gérer le retour au stock (dégustation/démonstration) pour éviter impacts sur le CMV.
• Intégrer les ventes et coordonner la comptabilisation.
• Produire les rapports de profitabilité des tradeshows.

12) Support Fiberwood & Sourcing – suivi rigoureux et processus

• Supporter les suivis spécifiques (contrats, dépôts, paiements, conformité ouverture de compte).
• Intervenir dans les processus Fiberwood et assurer l’application du processus officiel.

Leadership, formation et développement de l’équipe

• Encadrer l’équipe du bureau des commandes : répartition des responsabilités par département, suivi des livrables, qualité.
• Assurer la formation continue et la montée en autonomie (transition pouvant prendre 1 à 2 ans pour la pleine maîtrise des comptes corporatifs).

Compétences clés

• Leadership opérationnel, sens des priorités, capacité à arbitrer.
• Excellente organisation, rigueur, attention aux détails (conformité Corpo).
• Communication inter-départementale et approche orientée solution.
• Aisance avec les systèmes (ERP/Fidelio, EDI, Excel, plateformes Web).
• Capacité d’analyse (inventaire, ventes, écarts, profitabilité).

Exigences

• Expérience en supervision d’équipe (service/ops).
• Expérience en bureau des commandes, logistique, service à la clientèle B2B/B2C.
• Expérience en comptes corporatifs/centres de distribution (atout majeur).
• Connaissance des environnements multi-divisions (Sport/Distribution/Web) et des exigences clients (étiquetage, palettes, RDV, etc.).