Empfangskoordinator (m/w/d)

Die DSV Immobilien Service GmbH & Co. KG gehört zur DSV-Gruppe, dem spezialisierten Dienstleister für die Sparkassen-Finanzgruppe. Wir vereinen die Kompetenzen des Facility Managements und des Event Services der DSV-Gruppe unter einem gemeinsamen Dach. Als DSV-gruppeninterner Full-Service-Dienstleister stellen wir den Gebäudebetrieb an den verschiedenen Standorten sicher. Die Kompetenzen und Leistungen erbringen wir in drei Fachbereichen – im infrastrukturellen, kaufmännischen und technischen Gebäudemanagement. Im Event Service übernehmen wir die Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art für unsere Kunden aus der Sparkassen-Finanzgruppe, der DSV-Gruppe sowie für den Drittmarkt einschließlich diesbezüglich anfallender Produktionen und Dienstleistungen.

Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet.

• Empfangstätigkeiten: Durchführung von allgemeinen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Tätigkeiten und Services. Z.B. Ausgabe und Administration von Besucherausweisen, Durchführung der Einlasskontrolle, Verwaltung und Erfassung von Zutrittsanträgen, Führen von Besucherlisten und Fremdhandwerkerlisten sowie Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen. Bedienen und Überwachen von technischen Anlagen (z.B. Gefahrenmeldeanlage), Weitergabe von Störungen.

• Planung und Administration: Sicherstellung der Besetzung des Empfangs. Planungen im definierten Rahmen vorbereiten und abstimmen (z.B. Dienst- und Urlaubspläne). Durchführung von administrativen und organisatorischen Aufgaben (z.B. Prüfung, Erstellung und Ablage von Dokumenten, Datenerfassung). Informationen zu Themen im eigenen Wirkungsbereich zusammenstellen, im definierten Rahmen prüfen und abstimmen sowie dokumentieren und weitergeben.

• Dienstleistersteuerung und Notfallmanagement: Steuerung von Dienstleistungen im definierten Rahmen. Mitarbeit bei Themen und Aufgaben aus den Bereichen Sicherheit und Notfallmanagement im definierten Rahmen.

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bewachungs-, Sicherheits- oder Hotel- Tourismussgewerbe, bzw. mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung in einer verantwortungsvollen Position

• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute EDV-Kenntnisse, Umgang mit MS-Office-Anwendungen sowie mit Sicherheits- Systemen

• Souveränes, repräsentatives und serviceorientiertes Auftreten mit ausgeprägter Kommunikationsstärke

• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Belastbarkeit

• Überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft, zeitliche Flexibilität (Schichtdienste) sowie absolute Zuverlässigkeit

• Altersvorsorge
• Bikeleasing
• Sportangebote
• Kantine
• Individuelle Weiterbildung
• Firmenevents
• Urlaubstage plus
• Kinderbetreuungszuschuss
• Keine vertragliche Probezeit