Assistant·e exécutif·ve (EA)

Assistant·e exécutif·ve (EA) – Cofondateurs

Poste temps plein – 40 h/semaine

À propos de toi

Tu aimes organiser, structurer et anticiper? Tu cherches un rôle central, proche de la direction, où ton travail fait réellement avancer les choses? Tu veux contribuer directement à la croissance d’une entreprise technologique ambitieuse?

Nous sommes à la recherche d’un·e assistant·e exécutif·ve (EA) pour soutenir les cofondateurs de Lightbeans et les aider à se concentrer sur la stratégie, la croissance et le produit.

À propos de nous

Nous sommes Lightbeans, une entreprise technologique en croissance qui connecte les fabricants de matériaux de construction aux architectes et designers grâce à des outils numériques de visualisation et de spécification de produits.

• Nous avons conçu la plus grande librairie de textures et de matériaux numériques pour l’architecture en Amérique du Nord
• Nous avons été reconnus dans le classement Forbes 30 Under 30 – catégorie Manufacturier
• Nous sommes à l’origine d’une technologie de numérisation unique au monde, développée à Québec, qui transforme des matériaux physiques en textures numériques interactives
• Cette technologie permet aux architectes et designers de visualiser et de spécifier les produits des manufacturiers avant même la construction

Nous sommes une équipe multidisciplinaire d’une vingtaine de passionnés (technologie, rendu 3D, développement web, marketing et ventes) qui carbure aux défis, à l’innovation et à la collaboration.

Notre vision? Développer le meilleur outil de spécification architecturale au monde.

Être assistant·e exécutif·ve chez Lightbeans, c’est quoi?

Ton rôle est d’agir comme levier direct pour les cofondateurs. Tu contribues à réduire leur charge mentale, à structurer leur quotidien et à améliorer l’efficacité globale de l’organisation.

Ce n’est pas un rôle administratif passif. C’est un rôle de priorisation, d’anticipation et de coordination, au cœur de nos opérations. Concrètement, tu devras :

Support direct aux cofondateurs

• Gérer et optimiser les calendriers (priorités, arbitrage, efficacité)
• Filtrer et traiter les communications (courriels, demandes, invitations)
• Organiser et préparer les réunions (ordre du jour, documents, suivis)
• Assurer le suivi des projets clés et des échéanciers
• Anticiper les enjeux et proposer des solutions avant qu’ils deviennent urgents
• Organiser les déplacements et voyages (cofondateurs et équipe des ventes)
• Gérer certains rendez-vous personnels afin de maintenir un bon équilibre

Organisation et opérations internes

• Participer au recrutement et à l’accueil des nouveaux employés (incluant la création des accès et comptes)
• Gérer les vacances, les calendriers et les outils de suivi du temps
• Préparer une portion des rencontres annuelles
• Documenter et améliorer les processus internes
• Récupérer les factures mensuelles et soutenir la facturation
• Suivre et déposer des demandes de subventions
• Coordonner le comité social et les activités d’équipe

Coordination et communication

• Agir comme lien entre les cofondateurs et les différentes équipes
• Aider à organiser les déplacements de l’équipe des ventes

Qu’est-ce qui fait de toi la personne idéale pour ce poste?

• Tu es très organisé·e, structuré·e et autonome
• Tu as 2 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’assistance exécutive, de coordination ou d’opérations
• Tu sais prioriser efficacement dans un environnement en évolution constante
• Tu anticipes les besoins plutôt que d’attendre des directives
• Tu communiques clairement, avec tact et professionnalisme
• Tu fais preuve d’un excellent jugement et d’une grande discrétion
• Tu es à l’aise dans une entreprise en croissance où tout n’est pas encore parfaitement structuré

Compétences clés:

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
• Aisance avec des outils comme Google Workspace, Notion et les CRM
• Capacité à structurer l’information de façon simple et efficace

Ce que nous offrons:

• Poste temps plein (40 h/semaine)
• Mode de travail hybride
• Salaire compétitif selon l’expérience et le niveau d’autonomie
• Accès à nos bureaux modernes à Québec (stationnement gratuit, près de l’Université Laval)
• Assurances collectives incluant assurance vie, assurance santé, assurance salaire et accès à plusieurs soins professionnels
• Régime volontaire d’épargne-retraite (RVER)
• Possibilité d’évolution vers un rôle élargi en opérations ou en soutien stratégique

Nos valeurs:

L’initiative et l’autonomie: Nous encourageons chacun·e à proposer, tester et améliorer. Nous faisons confiance au jugement de l’équipe pour gérer ses priorités et prendre des décisions.

L’excellence: Nous cherchons à livrer un travail de qualité, à apprendre de chaque itération et à nous améliorer continuellement.

Le travail d’équipe: Nous avançons ensemble, nous partageons nos connaissances et nous célébrons les réussites collectives.

Le focus client: Nous gardons toujours les besoins des architectes, designers et manufacturiers au cœur de nos décisions.

Tu t’es rendu·e jusqu’ici?

Envoie ton CV et un court message de motivation à

Seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.