Bid Coordinator(m/w/d)

T-Systems International GmbH

Bei T-Systems bieten wir Geschäftskunden die richtigen Systemlösungen für ihr digitales Geschäft. Mit unserem Portfolio stellen wir sicher, dass die digitale Transformation die Komplexität reduziert, Kosten spart und die tägliche Arbeit erleichtert. Wir konzentrieren uns auf die Bereiche Konnektivität, Digital, Cloud & Infrastruktur sowie Sicherheit - Let's power higher performance!

Abteilung

Die Abteilung wird eine strategische und operative Einheit in unserem Unternehmen. Ihre Hauptaufgabe ist es, sicherzustellen, dass wir erfolgreich im Defense agieren und neues Wachstum generieren. Darüber hinaus soll sichergestellt werden, dass im Sales Prozess das Angebotsmanagement erfolgreich ausgeführt wird und die relevanten KPIs erreicht werden.

Es ist dynamisches und vielfältiges Team, immer bereit, Herausforderungen anzunehmen. Das zeichnet sich durch Umsetzungsstärke und Wille zur Gestaltung aus.

Als Bid Coordinator (Defense) unterstützen Sie unsere Bid- und Deal-Teams bei der zeitlichen und inhaltlichen Koordination mehrerer Ausschreibungen und sorgen dafür, dass alle Beteiligten den Überblick behalten und Fristen zuverlässig eingehalten werden.

Ihre Aufgaben

Koordination von Terminen, Deadlines und Meilensteinen für mehrere Defense-Bids.

Vorbereitung, Einladung und Nachbereitung von Bid-Meetings

Pflege einer zentralen Bid-Übersicht

Strukturierte Ablage von Angebotsunterlagen, Kundenanforderungen und internen Beiträgen in den definierten Tools

Unterstützung der E2E Bid Manager bei der Zusammenführung von Beiträgen und Versionierung.

Erstellung von Standard-Reportings für das Management.

Nachhalten offener To-dos bei internen Stakeholdern und Sicherstellung rechtzeitiger Zuarbeit.

Unterstützung bei formalen Checks.

Ihr Profil

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Freude an strukturierter Arbeit.

Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Termintreue – auch bei parallel laufenden Themen.

Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Fachbereichen.

Eigenständige, proaktive Arbeitsweise mit einem klaren Blick für Prioritäten.

Souveräner Umgang mit Office-Tools (insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook) und Kollaborationstools (Teams, SharePoint).

Interesse an Defense, öffentlichen Ausschreibungen und komplexen Projekten.

Erforderliche Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium im Bereich Wirtschaft / Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation.

Erste Erfahrung in einer koordinierenden Rolle von Vorteil.

Grundverständnis für Angebotsprozesse, idealerweise in öffentlichen Ausschreibungen oder im Projektgeschäft.

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse mindestens auf solidem Niveau zur internen Kommunikation und Dokumentennutzung.

Hohe IT-Affinität und Routine im Umgang mit digitalen Arbeits- und Kollaborationstools.

Bereitschaft, sich in Defense-spezifische Prozesse (Vergaberecht, Compliance, Security-Anforderungen) einzuarbeiten.

Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung (Ü2) wünschenswert.

Ihre Wirkung

Sie sind der organisatorische Dreh- und Angelpunkt im Angebotsprozess: Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr verlässliches Nachhalten stellen Sie sicher, dass keine Fristen verpasst, keine Beiträge vergessen und keine To-dos untergehen. Sie entlasten die Bid- und Deal Manager, erhöhen die Effizienz unseres Angebotswesens und tragen damit unmittelbar dazu bei, dass T-Systems Defense mehr qualifizierte Angebote in besserer Qualität und mit höherer Erfolgswahrscheinlichkeit in den Markt bringt.