Responsable de la coordination des soumissions

Sous la supervision du Directeur de l'Estimation, le (-la) Responsable de la coordination des soumissions joue un rôle central dans la préparation, la coordination et la conformité des soumissions.
Agissant comme chef d’orchestre du processus de soumission, cette personne s’assure que chaque livrable requis est produit, validé, conforme aux exigences du client et remis dans les délais.

La personne qui occupe ce poste travaille en étroite collaboration avec les estimateurs, les opérations, l'équipe SST, les finances et la direction.
Le poste est basé au siège social de Démex à Chicoutimi.

Responsabilités principales

Coordination des soumissions

• Coordonner l’ensemble du processus de soumission (RFQ, RFP, AO publics et privés).
• Analyser les documents d’appels d’offres afin d’en comprendre les exigences, critères et échéanciers ;
• Élaborer les calendriers de soumission et assurer le respect des délais ;
• Identifier les livrables requis et en assurer le suivi auprès des parties prenantes internes et externes ;
• Agir comme point central entre estimation, opérations, SST, finances et direction ;
• Participer à la révision des appels d’offres reçue pour les comités de sélection

Qualité, conformité et livrables

• S’assurer que tous les documents exigés par le client sont complets, conformes et cohérents ;
• Vérifier la conformité administrative, technique et contractuelle des soumissions ;
• Préparer, structurer, réviser et mettre en forme les sections de soumission ;
• Coordonner la rédaction à partir de contributions multiples et en assurer la qualité finale ;
• Maintenir et faire évoluer les gabarits, outils et standards de soumission

Soutien à l’estimation et au transfert de projets

• Soutenir les estimateurs dans la préparation des dossiers (présentation, structuration, annexes) ;
• Participer à la préparation des documents de clôture de soumission ;
• Assurer un transfert clair et structuré des informations lors de l’octroi des projets

Suivi et amélioration continue

• Maintenir un suivi des soumissions déposées, gagnées et perdues ;
• Participer aux rencontres pré-soumission et post-soumission (débriefings) ;
• Contribuer à l’amélioration continue du processus de soumission

• Formation postsecondaire en communications, administration, estimation, génie, marketing ou domaine connexe ; 
• Expérience de 2 à 5 ans dans une organisation en gestion projets spécialisés ; 
• Expérience en coordination de soumissions ou en contexte d’appels d’offres (atout majeur) ; 

• Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités ; 
• Très grande rigueur et souci du détail ; 
• Capacité à travailler sous pression et avec des échéanciers serrés ;  Excellentes habiletés rédactionnelles et de communication ; 
• Maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel et PowerPoint ; 
• Aisance avec les outils de gestion documentaire (SharePoint, OneDrive ou équivalent) ; 
• Expérience du domaine de la construction (atout important) ; 
• Bilinguisme français / anglais (atout - ponctuellement, pour les projets impliquant des interlocuteurs anglophones)