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Assistant direction
Les Films de La Baie
- Saguenay, Québec, Canada
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À propos
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Sous l'autorité de la direction
RESPONSABILITÉS : Avis aux candidats ordonnés et polyvalents, désireux d'occuper de fortes responsabilités dans le domaine du secrétariat. Véritable bras droit tout-terrain de la direction, l'adjoint à la direction peut être amené à mener différents mandats. Il orchestre et exécute le travail administratif et comptable, et soutient l'organisation dans son développement.
EXIGENCES :
§ Diplôme d'études collégiales ou formation pertinente en administration, gestion ou comptabilité ou dans tout autre domaine connexe
§ Deux ans d'expérience pertinente dans un poste similaire
§ Maîtrise avancée de la suite Office et de Quickbooks
§ Posséder des connaissances en administration, comptabilité et en ressources humaines
§ Solide sens de l'organisation et de la gestion
§ Excellente maîtrise du français écrit et parlé, de même qu'anglais fonctionnel
§ Connaissance de la production audiovisuelle un atout
SAVOIR-FAIRE :
§ Assister la direction dans la planification et la gestion des activités quotidiennes
§ Soutenir la direction pour le classement, le traitement de documents et le bon fonctionnement des outils de travail
§ Faire les payes et compiler les feuilles de temps de travail
§ Effectuer la comptabilité mensuelle
§ Créer et faire la gestion des codes comptables
§ Saisir les factures et les comptes à payer et en faire le paiement de même que les encaissements
§ Faire les relances des factures client dépassant l'échéance
§ Produire et effectuer la mise à jour de tableaux de bord portant sur la performance, de même que la base de données clients et fournisseurs
§ Organiser et coordonner les réunions internes et externes
§ Rédaction de lettres, communications internes et externes, rapports, demandes de subvention, etc.
§ S'occuper de la mise à jour et distribution des politiques et procédures
§ Produire et gérer les documents légaux (décharges de responsabilité, documents d'assurances, documents gouvernementaux, etc.)
§ Classer et organiser les dossiers au bureau et sur le serveur de l'entreprise
§ Coordonner et préparer l'arrivée des nouveaux employés et assurer la communication des procédures et procédés administratifs de l'entreprise
§ Effectuer l'achat du matériel de bureau et des abonnements génériques
§ Réserver les formations, colloques et événements et participer à la coordination des événements, des rencontres, activités, etc.
§ Organiser les activités sociales de l'entreprise
§ Gérer et mettre à jour le calendrier général de l'entreprise
§ Répondre aux appels et aux courriels généraux de l'entreprise
§ Appliquer et mettre à jour le Manuel de l'employé et se tenir au courant des législations en vigueur
§ Support aux procédures administratives des productions documentaires
§ Toutes autres tâches connexes
QUALITÉS PERSONNELLES, HABILETÉS ET APTITUDES NÉCESSAIRES :
§ Être polyvalente et autonome
§ Bon sens de la minutie, méthodique et rigueur
§ Discrétion et respect de la confidentialité
§ Excellent niveau d'organisation et grande efficacité
§ Avoir la capacité à assimiler et à utiliser de nombreux logiciels informatiques
§ Curiosité intellectuelle pour développer de nouvelles idées créatives
§ Joie de vivre et désir d'œuvrer au sein d'une entreprise alignée avec ses valeurs
CONDITIONS DE TRAVAIL :
§ Équilibre entre le travail et la vie personnelle avec des semaines de 32-35h
§ Culture d'entreprise tournée vers l'humain et la réalisation de soi
§ Avantages sociaux attrayants et concurrentiels (animaux permis, cadeaux, activité physique remboursée, temps rémunéré pour aller donner du sang, activités sociales et de bénévolat, banque de congés et de fériés bonifiée, etc.)
§ Salaire selon expérience entre 22 et 27 $ de l'heure
§ Assurance collective après 1 an avec cotisation de l'employeur
§ REER après 1 an avec cotisation de l'employeur
*L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.
Compétences linguistiques
- French
Avis aux utilisateurs
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