Summer StudentRoyal College of Physicians and Surgeons of Canada • Ottawa, Ontario, Canada
Summer Student
Royal College of Physicians and Surgeons of Canada
- Ottawa, Ontario, Canada
- Ottawa, Ontario, Canada
À propos
Privacy and Records Compliance
Summer Intern: Temporary (May 4th-August 28th)
Today, the Royal College has over 55,000 members, and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.
Reporting to the Records and Collections Specialist, the Records and Museum Support Clerk will support the Privacy and Records Compliance (PRC) unit by inventorying hardcopy records and by locating, handling, and tagging books, artwork, and historical artifacts as part of a records and collections strategy implementation project.
Here's an insight into your typical day-to-day:
Records Management
Generate broad inventories of hardcopy records maintained in storage areas at the Royal College's headquarters.
Provide inventory lists to relevant departments along with clear instructions for reviewing their lists and confirming retention requirements.
Physically labeling record boxes to reflect disposition decisions.
Compiling metrics on records inventory activities including the number of boxes re-assigned to the Royal College Archives and the number of boxes approved for secure disposal.
Museum Collection
Locate, retrieve and/or tag museum items identified as requiring deaccession.
Tag non-museum items.
Reorganize remaining museum items and update collections repository as required.
Catalogue vintage medical diplomas.
Does this sound like you?
Enrollment or completion in a post-secondary program relating to records and information management or in library or museum studies.
Experience cataloguing records, books, and museum items.
Knowledge of best practices for handling, displaying, and storing antiquarian books and other museum items.
Proficiency in Microsoft Word, Excel, and Teams.
Ability to work effectively with minimal direction and supervision.
Strong attention to detail with a methodical approach to completing tasks.
Physical capability to lift and handle record boxes (approximately 10-15 pounds) and climb ladders of less than 7 steps.
Note: The nature of this position requires all duties be performed onsite at the Royal College's headquarters at 774 Echo Drive. Work will be conducted Mondays to Fridays from 9-5pm.
How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by February 23, 2026.
The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.
We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.
The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.
The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant's accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact
Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.
Hourly Rate $23.31
Commis de soutien aux documents et collections de musée
Confidentialité et conformité des dossiers
Stagiaire d'été : affectation temporaire (du 4 mai au 28 août)
Vous souhaitez acquérir une expérience concrète en gestion de documents et en collections de musée? Vous avez un intérêt marqué pour l'organisation? Vous aimez identifier, protéger et préserver des livres, des œuvres d'art et des objets historiques? Si c'est le cas, ce poste pourrait vous intéresser Date limite : 23 février 2026.
Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd'hui plus de membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l'apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. De façon concertée et en partenariat, il dirige l'évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l'amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l'innovation, au bien-être, à l'équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l'égard de l'excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est une organisation sans but lucratif d'envergure nationale créée en 1929 en vertu d'une loi spéciale du Parlement dans le but d'encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.
Relevant du ou de la spécialiste des dossiers documentaires et des collections, vous appuierez l'Unité de la confidentialité et de la conformité des dossiers en inventoriant les documents papier et en localisant, en manipulant et en étiquetant les livres, les œuvres d'art et les objets historiques dans le cadre d'un projet de mise en œuvre de la stratégie relative aux dossiers documentaires et aux collections.
Aperçu de vos tâches quotidiennes
Gestion documentaire
Générer de vastes inventaires de documents papier conservés dans les aires d'entreposage au siège social du Collège royal.
Fournir des listes d'inventaire aux départements concernés avec des instructions claires pour l'examen de leurs listes et la confirmation des exigences de conservation.
Procéder à l'étiquetage physique des boîtes de documents pour refléter les décisions relatives à leur disposition.
Compiler des mesures sur les activités d'inventaire des documents, y compris le nombre de boîtes réaffectées aux archives du Collège royal et le nombre de boîtes approuvées pour leur élimination sécuritaire.
Collections de musée
Localiser, récupérer ou étiqueter les objets de musée devant être retirés de l'inventaire.
Étiqueter les objets n'appartenant pas à une collection de musée.
Réorganiser les autres objets du musée et mettre à jour le dépôt des collections au besoin.
Cataloguer les diplômes de médecin anciens.
Ce profil vous correspond?
Inscription ou participation à un programme postsecondaire lié à la gestion des documents et de l'information ou en bibliothéconomie ou muséologie.
Expérience en catalogage de documents, de livres et d'objets de musée.
Connaissance des pratiques exemplaires pour la manipulation, l'exposition et l'entreposage de livres et d'autres objets de musée anciens.
Excellente connaissance des logiciels Microsoft Word, Excel et Teams.
Capacité de travailler efficacement avec peu de supervision et de directives.
Grande minutie et exécution méthodique des tâches.
Capacité physique de soulever et de manipuler des boîtes de documents (d'environ 10 à 15 livres) et de monter sur des escabeaux de moins de sept marches.
Remarque : La nature de ce poste exige que toutes les fonctions soient accomplies sur place, au siège social du Collège royal au 774, promenade Echo, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.
Pour postuler
Veuillez envoyer votre curriculum vitae, une lettre de motivation et vos attentes salariales dans notre plateforme de recrutement UKG d'ici le 23 février 2026.
Le Collège royal invite les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l'égard de l'équité en matière d'emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.
Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d'admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.
Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.
Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d'adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d'accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l'adresse
Veuillez noter qu'il ne sera plus possible de consulter cette offre d'emploi une fois que le poste sera pourvu.
Taux horaire : 23.31 $
Compétences linguistiques
- French
Avis aux utilisateurs
Cette offre provient d’une plateforme partenaire de TieTalent. Cliquez sur « Postuler maintenant » pour soumettre votre candidature directement sur leur site.