Office Manager – Operations

À propos d'Anyon Systems :

Anyon Systems est une startup technologique en pleine croissance spécialisée dans l'informatique quantique matérielle dans la région du Grand Montréal. Nous recrutons des talents organisés et proactifs pour soutenir nos opérations quotidiennes et jouer un rôle clé lors de notre prochaine relocalisation de bureau.

Aperçu du poste :

Nous recherchons un.e Office Manager / Réceptionniste , organisé.e et pour rejoindre notre équipe à Dorval, avec transition vers le campus Ericsson à Saint-Laurent en mai. Ce rôle est crucial pour coordonner le déménagement, gérer les inventaires et assurer la continuité opérationnelle.

Responsabilités :

Soutien à la relocalisation du bureau

• Soutenir le Responsable des opérations pendant le processus de déménagement.
• Aider au conditionnement, à l'étiquetage, au suivi des inventaires et à la logistique.
• Assister dans la coordination avec les déménageurs, fournisseurs et équipes internes.
• Participer à la mise en place du nouvel aménagement et des systèmes du bureau.

Opérations et maintenance du bureau

• Maintenir un espace de travail propre, ordonné et organisé en tout temps.
• Superviser l'entretien de la cuisine, des salles de réunion et des espaces communs.
• Gérer le courrier, les livraisons et l'accueil.
• Assurer le fonctionnement des équipements de bureau et organiser les réparations si nécessaire.

Gestion des stocks et achats

• Maintenir un inventaire précis des fournitures, équipements et consommables.
• Diriger toutes les activités d'achat : fournitures, collations, mobilier et matériel opérationnel.
• Mettre en place ou optimiser les systèmes de suivi des stocks.
• Anticiper les besoins pour garantir que le bureau reste entièrement approvisionné.

Soutien aux fournisseurs et administratif

• Coordonner avec les gestionnaires immobiliers, les services de nettoyage et autres fournisseurs.
• Gérer les réservations des salles de réunion et soutenir la communication interne.
• Assister les RH et les opérations pour la préparation des nouveaux employés et de leurs espaces de travail.

Compétences et qualifications requises :

Essentiel

• Compétences exceptionnelles en organisation, souci du détail et sens aigu de la propreté.
• , débrouillard.e et capable d'anticiper les besoins.
• Maîtrise de l'anglais et du français (écrit et parlé).
• Disponible pour travailler sur site 5 jours par semaine.
• Flexible et adaptable, particulièrement durant le déménagement.
• Excellentes compétences en communication et relationnelles.

Préféré

• Expérience en gestion de bureau, support administratif ou opérations dans un environnement dynamique.
• Familiarité avec Microsoft 365 et plateformes PM : Notion, Monday ou autres.
• Capacité à soulever/déplacer du matériel léger et des cartons si nécessaire.

Exigences supplémentaires

• Fournir des références professionnelles de vos postes récents.
• Être légalement autorisé à travailler au Canada.

Pourquoi nous rejoindre :

• Salaire compétitif.
• Avantages sociaux complets dès le premier jour.
• Opportunités de développement et d'apprentissage.
• Environnement de travail collaboratif, innovant et stimulant dans le domaine de l'informatique quantique.

Ce poste nécessite la maîtrise de l'anglais en raison de la nature du travail. La maîtrise du français est un atout et est encouragée.

About Anyon Systems:

Anyon Systems is a fast-growing tech startup specializing in quantum computing hardware in the Greater Montreal area. We are hiring highly organized and proactive talent to support daily operations and play a key role in our upcoming office relocation.

Role Overview:

We are looking for an exceptional, detail-oriented Office Manager / Receptionist to join our team in Dorval, transitioning to the Ericsson Campus in Saint-Laurent in May. This role is crucial to coordinate the move, manage inventories, and ensure operational continuity.

Responsibilities:

Office Relocation Support

• Support the Operations Manager during the move process.
• Assist with packing, labeling, inventory tracking, and logistics.
• Support coordination with movers, vendors, and internal teams.
• Participate in setting up the new office layout and systems.

Office Operations & Maintenance

• Maintain a clean, tidy, and organized workspace at all times.
• Oversee upkeep of kitchen, meeting rooms, and common areas.
• Manage mail, deliveries, and reception duties.
• Ensure office equipment is functional and arrange repairs as needed.

Inventory Management & Purchasing

• Maintain accurate inventory of office supplies, equipment, and consumables.
• Lead all purchasing activities: supplies, snacks, furniture, and operational materials.
• Set up or optimize inventory tracking systems.
• Forecast needs proactively to keep the office fully stocked.

Vendor & Administrative Support

• Coordinate with property managers, cleaning services, and vendors.
• Manage meeting room bookings and support internal communication.
• Assist HR and Operations with new hire setup and workspace preparation.

Required Skills & Qualifications:

Essential

• Exceptional organizational skills, attention to detail, and a strong sense of cleanliness.
• Highly proactive, resourceful, and able to anticipate needs.
• Fluent in English and French (written and spoken).
• Comfortable working onsite 5 days a week.
• Flexible and adaptable, especially during the moving process.
• Strong communication and interpersonal skills.

Preferred

• Experience in office management, administrative support, or operations in a fast-paced environment.
• Familiarity with Microsoft 365 and PM platforms: Notion, Monday, or others.
• Comfortable lifting/moving light equipment and boxes as needed.

Additional Requirements

• Provide professional references from recent roles.
• Must be legally eligible to work in Canada.

Why Join Us:

• Competitive salary.
• Comprehensive benefits starting day one.
• Opportunities for growth and learning.
• Collaborative, innovative, and intellectually stimulating environment in quantum computing.

This position requires fluency in English due to the nature of the work. French-language skills are encouraged and supported.

Location

Montreal, Quebec

Department

Engineering Operations

Employment Type

Full-Time

Minimum Experience

Mid-level