Adjoint(e) administratif(ve)

English follows

Le ou La Adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien des bureaux de Groupe Touchette. Véritable point de contact pour les employés, visiteurs et fournisseurs, elle contribue à offrir un environnement de travail accueillant, organisé et efficace. En soutien aux opérations administratives et logistiques, elle assure la coordination de plusieurs services internes et veille au bon déroulement des activités de bureau.

Responsabilités principales

• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels entrants et offrir un service professionnel et chaleureux.

• Contribuer au bon fonctionnement quotidien des bureaux en assurant un environnement organisé et efficace.

• Répondre aux demandes des employés et gestionnaires et en assurer le suivi dans les délais requis.

• Coordonner la réservation, l'utilisation et la disponibilité des salles de conférence.

• Organiser les demandes de restauration (catering) et coordonner les services de café et besoins connexes, incluant ceux de Lebeau.

• Veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau et signaler toute anomalie.

• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires.

• Assurer la réception, la distribution et le suivi du courrier et des envois (incluant Lebeau et Purolator).

• Prendre en charge les demandes d'entretien via le système de billetterie et assurer le suivi avec les fournisseurs jusqu'à résolution.

• Numériser les reçus requis pour la conciliation des cartes de crédit.

• Fournir un soutien administratif général selon les besoins de l'équipe.

Compétences et qualifications

• Expérience pertinente en réception, soutien administratif ou coordination de bureau.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en communication.
• Fort sens de l'organisation et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités.
• Attitude proactive, débrouillarde et orientée solutions.
• Bilinguisme requis: la maîtrise de l'anglais est nécessaire en raison de la nature des interactions avec des partenaires pancanadiens majoritairement anglophones. Cette langue est utilisée fréquemment dans le cadre des communications écrites et orales. Un niveau avancé est requis.
• Connaissance d'Office 365

The Administrative Assistant plays a key role in the smooth day-to-day operations of Groupe Touchette's offices. As a primary point of contact for employees, visitors, and vendors, this role helps create a welcoming, professional, and well-organized work environment. The Receptionist Assistant provides administrative and logistical support and ensures efficient coordination of various internal office services.

Key Responsibilities

• Welcome visitors, answer incoming calls, and provide professional and friendly customer service.

• Support day-to-day office operations to maintain a well-organized and efficient work environment.

• Respond to requests from employees and managers and ensure timely follow-ups.

• Coordinate conference room availability, reservations, and usage.

• Organize catering requests and coordinate coffee services and related needs, including those for Lebeau.

• Ensure office equipment is operating properly and report any issues as needed.

• Manage office supply inventory and place orders when required.

• Receive, distribute, and track mail and shipments, including Lebeau and Purolator.

• Handle maintenance requests through the ticketing system and follow up with vendors until resolved.

• Scan receipts required for corporate credit card reconciliation.

• Provide general administrative support as needed.

Skills & Qualifications

• Relevant experience in reception, administrative support, or office coordination.
• Excellent customer service and communication skills.
• Strong organizational skills with attention to detail.
• Ability to multitask, prioritize, and work effectively in a fast-paced environment.
• Proactive, resourceful, and solution-oriented approach.
• Bilingualism required: Proficiency in English is necessary due to the nature of interactions with pan-Canadian partners who are predominantly English-speaking. This language is frequently used in both written and verbal communications. An advanced level is required
• Proficiency with Office 365