Administrative and Expense Coordinator

(Le français suit)

Job Type: Permanent, Full-Time
Hours of Work: 35 hours/week (flexible within core business hours)
Location: Hybrid role – a combination of in-person and remote duties (Toronto & Montreal Offices)

ADMINISTRATIVE & EXPENSE COORDINATOR - BILINGUAL (EN/FR)

Are you a detail-oriented person who thrives on keeping things running smoothly? Do you naturally investigate, ask questions, and dig into the details until everything adds up? Do you enjoy creating systems and processes that make day-to-day operations more efficient and accurate? If you love a challenge—whether it's resolving discrepancies, navigating complex expense reports, or coordinating logistics across departments and time zones—this Administrative & Expense Coordinator role could be the perfect fit.

We're seeking a numbers-driven, highly reliable and organized team player—someone steady under pressure and confident enough to connect with colleagues at any level to gather information or clarify approvals.

PURPOSE
The Administrative & Expense Coordinator supports our organization's finance and administrative operations. This role is primarily responsible for managing company-wide expense reporting, while also providing administrative support such as travel bookings, booking event meeting logistics, and general office and calendar support.

This is a critical operational role that ensures financial accuracy, policy compliance, and smooth day-to-day coordination across teams.

 
WHAT YOU'LL DO (Primary Responsibilities)

Expense Reporting & Financial Administration *Core Function*

• Serve as the primary point of contact for all questions related to SAP Concur Expense, providing training, guidance, troubleshooting, and support to staff.
• Monitor the end-to-end expense submission process, ensuring timely submission and approval.
• Act as a liaison between management and Finance, coordinating expense reporting activities and resolving issues promptly.
• Assist management in preparing expense and visa reports, ensuring accuracy, compliance, and timely submission.
• Proactively follow up with management to obtain missing receipts, clarify discrepancies, and confirm approvals.
• Support audit, compliance checks, and year-end reporting requirements.
• Identify recurring issues and recommend process improvements to enhance efficiency and compliance.
• Maintain and update documentation, including step-by-step guides, FAQs, and policy summaries related to Concur Expense.
  

Event Meeting Booking Support

• Assist with coordination of group bookings at hotels and venues where CMF events and meetings take place periodically throughout the fiscal year
• Assist in managing changes, cancellations, and travel disruptions related to these large events.
• Assist in collecting and organizing all receipts for the expense processing of said events.

Hybrid Administrative Support

• Occasionally schedule meetings for executives across all time zones
• Assist with the logistics for the annual consultation process
• Bilingual translation review of corporate documents
• Document Formatting & Mail Merges
• Coordinate meeting rooms, catering and other required meeting logistics
• Some occasional shipping and handling
• Book VIA Rail Train for staff and save receipts appropriately
• Purchase gifts or make donations on behalf of the organization
• Conduct monthly office inspections (Occupational Health and Safety)
• Frequent the office as needed to grant access for service providers performing tasks (maintenance work, pest control, recycling bin service, or package deliveries).
• Other duties as assigned

WHO YOU ARE
Key Competencies

• Accuracy and consistency under repetitive, high-volume work
• High attention to detail and accuracy in handling financial data.
• Strong organizational and time-management skills with the ability to meet deadlines.
• Strong time management and deadline awareness
• Ability to work independently and manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Problem-solving mindset with a focus on process improvement.

Job Specification / Skills

• College diploma in Office Administration or related field or equivalent experience
• 1–3 years in an administrative, finance support, or operations role
• Strong time-management and organizational skills with attention to detail.
• Excellent Bilingual reading, writing and reviewing skills
• Comfortable working with Expense systems (e.g., Concur, Expensify, or similar), and the Microsoft 365 Environment (SharePoint, Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Forms, etc.)

WHAT TO EXPECT

• Hybrid role – a combination of in-person and remote duties (Toronto & Montreal Offices)
• 35 hours/week (flexible within core business hours)
• Fast-pace, independent working environment

HOW TO APPLY
Submit your cover letter and resume by February 25, 2026 by clicking the application button.

Type d'emploi : Permanent, à temps plein.
Heures de travail : 35 heures par semaine (horaire flexible à l'intérieur des heures normales de bureau).
Lieu de travail : Travail hybride — combinaison de travail en présentiel et de télétravail (bureaux de Toronto et de Montréal).

RESPONSABLE DE LA COORDINATION ADMINISTRATIVE - BILINGUE (FR/EN)

Vous êtes une personne minutieuse qui aime veiller au bon déroulement des opérations? Vous avez naturellement tendance à enquêter, à poser des questions et à approfondir les détails jusqu'à ce que vous trouviez une explication? Vous aimez créer des mécanismes et des processus qui améliorent l'exactitude et l'efficacité des activités quotidiennes? Si vous aimez les défis, qu'il s'agisse de résoudre des écarts, de traiter des comptes de frais complexes ou de coordonner la logistique entre les différents services et fuseaux horaires, ce poste de responsable de la coordination administrative pourrait vous convenir parfaitement.

Nous sommes à la recherche d'une personne rigoureuse, douée pour les chiffres, très fiable et organisée, capable de travailler en équipe, qui reste calme sous pression et qui a suffisamment d'assurance pour communiquer avec ses collègues à tous les échelons afin de recueillir des informations ou de clarifier des autorisations.

OBJET

Le/la responsable de la coordination administrative soutient les activités financières et administratives de l'organisation. Ce poste consiste principalement à traiter les comptes de frais à l'échelle de la Société, tout en fournissant un appui administratif, notamment pour les réservations de voyages, la logistique de planification des réunions événementielles, ainsi que le soutien général de bureau et la gestion des calendriers.

Il s'agit d'un poste opérationnel essentiel qui permet d'assurer l'exactitude financière, le respect des politiques et une coordination quotidienne fluide entre les équipes.

VOS FUTURES TÂCHES (principales responsabilités)

Rapports de frais et administration financière (fonction principale)

• Servir de point de contact principal pour toutes les questions relatives à SAP Concur Expense, en fournissant des formations, des conseils, des services de dépannage et une assistance au personnel.
• Surveiller le processus complet de soumission des dépenses, en veillant à ce qu'elles soient présentées et approuvées en temps voulu.
• Assurer la liaison entre la direction et le service des finances, en coordonnant les activités de déclaration des dépenses et en résolvant rapidement les problèmes.
• Seconder la direction dans la préparation des comptes de dépenses et de cartes de crédit, en veillant à leur exactitude, à leur conformité et à leur soumission en temps voulu.
• Assurer un suivi proactif auprès de la direction afin d'obtenir les reçus manquants, de clarifier les divergences et de confirmer les approbations.
• Apporter son soutien aux audits, aux contrôles de conformité et aux exigences en matière de rapports de fin d'année.
• Définir les problèmes récurrents et recommander des améliorations de processus afin d'accroître l'efficacité et la conformité.
• Tenir et mettre à jour la documentation, y compris les guides étape par étape, les questions fréquentes et les résumés des politiques relatives à Concur Expense.
  

Soutien à la planification de réunions événementielles

• Soutenir la coordination des réservations de groupe dans les hôtels et les lieux où se déroulent périodiquement les événements et les réunions du FMC tout au long de l'exercice financier.
• Assister à la gestion des modifications, des annulations et des perturbations de voyage liées à ces événements de grande envergure.
• Soutenir la collecte et l'organisation de tous les reçus pour le traitement des dépenses liées à ces événements.

Soutien administratif hybride

• Organiser occasionnellement des réunions pour les cadres supérieurs dispersés sur tous les fuseaux horaires.
• Soutenir l'organisation des logistiques pour le processus de consultation annuel.
• Effectuer la révision bilingue des documents d'entreprise.
• Mettre en forme des documents et fusionner du courrier.
• Coordonner les salles de réunion, les services de traiteur et les autres aspects logistiques nécessaires aux réunions.
• Effectuer occasionnellement des expéditions et des manutentions.
• Réserver des billets de train VIA Rail pour le personnel et conserver les reçus de façon appropriée.
• Acheter des cadeaux ou faire des dons au nom de l'organisation.
• Effectuer des inspections mensuelles des bureaux (santé et sécurité au travail).
• Se rendre au bureau au besoin pour en permettre l'accès aux prestataires de services (travaux d'entretien, extermination, service de recyclage ou livraison de colis).
• Exécuter d'autres fonctions attribuées.

QUI VOUS ÊTES

Principales compétences

• Précision et régularité dans le cadre d'un travail répétitif à fort volume.
• Grand souci du détail et exactitude dans le traitement des données financières.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, dans le respect des délais.
• Sens poussé de la gestion du temps et des délais.
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer de multiples priorités dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Capacité à interagir efficacement avec plusieurs parties prenantes et à assurer le suivi.
• Aptitudes en résolution de problèmes, en particulier en amélioration des processus.

Études et expérience

• Diplôme d'études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• De un à trois ans d'expérience dans un poste administratif, opérationnel ou de soutien financier.
• Excellent sens de l'organisation et de la gestion du temps; souci du détail.
• Excellentes compétences en lecture, en rédaction et en révision bilingues.
• À l'aise avec les systèmes de gestion des dépenses (p. ex., Concur, Expensify ou systèmes similaires) et l'environnement Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Forms, etc.).

À QUOI S'ATTENDRE

• Travail hybride — combinaison de travail en présentiel et de télétravail (bureaux de Toronto et de Montréal).
• 35 heures par semaine (horaire flexible à l'intérieur des heures normales de bureau).
• Environnement de travail dynamique et autonome.

COMMENT POSTULER

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ et votre lettre de motivation avant le 25 février 2026 en cliquant sur le bouton de candidature.