Operations Coordinator

Operations Coordinator | Operations Department

Job details

About Us

Welcome to Priority Fire Protection, where safety meets excellence! As a leading fire protection company serving over 1,000 businesses across Quebec and the Maritimes, we offer 24/7 service, world-class solutions, and unmatched expertise.

Our mission is clear - we exist to save lives. Trusted by North America's top property management professionals, our dedicated team of cross-trained technicians provides a one-stop-shop for all Fire Safety needs, addressing city violations and forecasting system repairs and upgrades.

Our core values include prioritizing safety, excellent service and working with heart. Join us at Priority Fire Protection, where we're not just a company; we're a community dedicated to creating a safer world.

About the role

We are looking for an Operations Coordinator to join our operations team! In the Operations department, we O ptimize, P repare and S erve – we are here to execute! The ideal candidate will have strong administrative skills, be ready to work in a fast-paced environment and be eager to learn and take on new challenges.

Responsibilities

• Supervise & manage current week's technicians’ schedules: Ensure all scheduled work is executed efficiently and technicians remain fully utilized.
• Dispatch & Coordination: Assign and dispatch incoming service requests, ensuring technicians have all necessary details for their assigned work.
• Work Order Management:
• Confirm completion of scheduled work orders and audit technician times, notes, and scopes.
• Transfer incomplete work orders back to the scheduling team for future weeks. If a return visit is needed within the current week, schedule accordingly.
• If an incomplete work order requires an estimate, send it to the estimation team with a detailed scope.
• After-Hours & Emergency Calls: Audit after-hour service calls and ensure proper follow-ups.
• Customer & Technician Communication:
• Coordinate with clients regarding service appointments, access codes, and last-minute schedule changes.
• Maintain open communication with technicians regarding their schedules, special customer requests, and start times.
• Update ServiceCall with any technician sick days, vacations, or holidays affecting the current week's schedule.

Candidate requirements

• Excellent interpersonal and customer relations skills
• High level of attention to detail and accuracy
• Highly effective organizational skills
• Experience in a scheduling, dispatch, or operations support role (an asset)
• Flexibility and resourcefulness
• Ability to prioritize in a fast-paced, ever-changing environment.
• Good application of the Microsoft Office suite
• Must have very good knowledge of French oral and written (bilingual)

If this position matches your professional interests and qualifications, we look forward to receiving your application.

Coordonnateur aux opérations | Département des opérations

DÉTAILS DU POSTE

À propos de nous

Bienvenue à Protection Incendie Priorité, où la sécurité rencontre l'excellence ! En tant qu'entreprise de protection incendie reconnue, nous servons plus de 1 000 entreprises et 3 000 bâtiments au Canada. Nous offrons un service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des solutions de classe mondiale et une expertise incomparable.

Notre mission est claire : nous existons pour protéger des vies. Les plus grands professionnels de la gestion immobilière d'Amérique du Nord font confiance à notre équipe dévouée de techniciens ayant reçu une formation polyvalente, qui offre un guichet unique pour tous les besoins en matière de sécurité-incendie, en s'occupant des infractions municipales et en prévoyant les réparations et les améliorations à apporter au système.

Nos valeurs fondamentales sont un service excellent, la sécurité comme priorité, travailler avec cœur, rendre les tâches agréables et être des donneurs et non des preneurs. Rejoignez-nous chez Protection Incendie Priorité, où nous ne sommes pas seulement une entreprise, mais une communauté qui se consacre à la sécurité.

A propos du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) aux opérations pour se joindre à notre équipe des opérations ! Au sein du département des opérations, nous o ptimisons, p réparons et l ivrons — notre mission est d’exécuter efficacement ! Le ou la candidat(e) idéal(e) possède de solides compétences administratives, est à l’aise dans un environnement dynamique et démontre une grande volonté d’apprendre et de relever de nouveaux défis.

Responsabilités

• Supervision et gestion des horaires des techniciens pour la semaine en cours : s’assurer que tous les travaux planifiés sont exécutés efficacement et que les techniciens sont pleinement utilisés.
• Répartition et coordination : assigner et répartir les demandes de service entrantes, en veillant à ce que les techniciens disposent de toutes les informations nécessaires pour leurs mandats.
• Gestion des bons de travail :
• Confirmer la complétion des bons de travail planifiés et vérifier les heures, les notes et la portée des travaux des techniciens.
• Retourner les bons de travail incomplets à l’équipe de planification pour les semaines futures. Si une visite de retour est requise dans la semaine en cours, la planifier en conséquence.
• Lorsqu’un bon de travail incomplet nécessite une estimation, le transmettre à l’équipe d’estimation avec une description détaillée de la portée des travaux.
• Appels après les heures normales et appels d’urgence : vérifier les appels de service effectués après les heures normales et assurer les suivis appropriés.
• Communication avec les clients et les techniciens :
• Coordonner avec les clients les rendez-vous de service, les codes d’accès et les changements d’horaire de dernière minute.
• Maintenir une communication ouverte avec les techniciens concernant leurs horaires, les demandes particulières des clients et les heures de début.
• Mise à jour de ServiceCall concernant les journées de maladie, vacances ou congés des techniciens ayant un impact sur l’horaire de la semaine en cours.

Compétences des candidats

• Excellentes habiletés interpersonnelles et en service à la clientèle
• Grand souci du détail et haut niveau de précision
• Excellentes compétences organisationnelles
• Expérience dans un rôle de planification, de répartition ou de soutien aux opérations (un atout)
• Flexibilité et débrouillardise
• Capacité à prioriser dans un environnement rapide et en constante évolution
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office
• Excellente connaissance du français oral et écrit (le bilinguisme est requis afin de pouvoir servir l’ensemble de la clientèle au Québec dans la langue officielle de leur choix ).

Si ce poste correspond à vos intérêts professionnels et à vos qualifications, nous attendons votre candidature.