Project & Executive Assistant (m/w/d)

Als internationales Executive Search Unternehmen sind wir spezialisiert auf Konsumgüter. Für unseren Klienten, den europäischen Geschäftsführer am Standort im Münchner Süden suchen wir ab sofort in Teilzeit mit 20-30 Std./Woche unbefristet eine/n

Project & Executive Assistant (m/w/d)

• Du setzt eigenständig Projekte auf, strukturierst und steuerst diese in Abstimmung mit dem europäischen Geschäftsführer selbständig (z. B. Markt- und Wettbewerbsanalysen, Prozessoptimierungen, etc.)
• Dabei erstellst du auch Entscheidungsvorlagen (1-Pager, Slides, Memos) inkl. erster Handlungsempfehlungen
• Du übernimmst das Länder- und Teams-übergreifende Stakeholder-Management (Abstimmungen, Statusberichte, Eskalationsmanagement) sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Steering-Meetings
• Du bist verantwortlich für den Aufbau und Pflege von Reports/Dashboards in Excel/BI-Tools) und Ad-hoc Analysen (Ursachenanalysen, Abweichungsanalysen, etc.)
• Auch die Prüfung der Datenqualität und die konstante Aufbereitung von Zahlen stellst Du sicher
• Du nutzt gängige KI-Tools zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung sicher, dies reicht von Erstentwürfen von Präsentationen über die Strukturierung komplexer Problemstellungen bis hin zur Recherche- und Benchmark-Unterstützung
• Ebenso kannst Du kleine Automatisierungs-/KI-Use-Cases im Tagesgeschäft des Europa-Managements identifizieren und umsetzen
• Administrative Assistenz Aufgaben runden Dein Profil ab. Dazu gehört das Kalender- und Terminmanagement ebenso wie die Koordination interner und externer Termine und die Organisation von Workshops bzw. Offsites

• Du hast ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie relevante berufliche Erfahrung in vergleichbaren Positionen
• Du verfügst über ein starkes analytisches Verständnis und besitzt die Fähigkeit, aus Zahlen handlungsrelevante Erkenntnisse abzuleiten
• Du hast dir eine hervorragende Projektmanagement-Kompetenz erarbeitet und hast Erfahrung mit cross-funktionalen Stakeholdern
• Besonders zeichnet Dich eine hohe KI-Affinität mit Qualitätsanspruch aus
• Du bist absolut sicher im Umgang mit Microsoft Office 365 auf Executive-Niveau, BI/Analytics (z. B. Power BI), gängigen KI-Tools (z.B. ChatGPT, Gamma, Notebook LM) und Kollaborationstools (z.B. Teams, SharePoint/Drive)
• Du hast zudem ein Grundverständnis von Finance/Controlling (P&L-Kenntnis)
• Kommunikation ist Deine große Stärke: hier agierst Du sowohl mündlich als auch schriftlich präzise in deutscher und englischer Sprache, auch auf Geschäftsführung/Top-Management-Ebene
• Deine Arbeitsweise wird geleitet von Selbstständigkeit & Ownership: Aufgaben erkennst Du proaktiv, kannst sauber strukturieren, Komplexität reduzieren und klare nächste Schritte definieren
• Dich prägt deine Diskretion & Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Zahlen, Strategie- und Personalthemen
• Dabei bleibst Du immer pragmatisch & zuverlässig, lieferst fristgerecht und arbeitest auch bei hohem Arbeitsaufkommen konstant detailgenau
• Neugier & Lernagilität: Offen für neue Tools/Methoden und immer bestrebt, Vorgehensweisen kontinuierlich zu verbessern

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung in einem exzellenten Team
• Eine lockere und unkonventionelle Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen auf internationalem Niveau
• Eine offene und moderne Führungskultur
• Eine Umgebung mit hohem Freizeitwert – ideal zum Schwimmen, Wandern, Skifahren, Biken und Golfen – oberbayerische Seen und Berge in unmittelbarer Nähe
• Ein attraktives Paket wie z.B. ein aktiv gelebtes Gesundheitsprogramm, e-Ladestationen und kostenfreie Parkplätze, Firmen-Events, Mitarbeitererfolgsbeteiligungen, Firmenleasing-Fahrräder, Kinderbetreuungszuschuss, Mobile-Office Regelungen und vieles weitere