Samples Coordinator (Front Desk Support)

Position Overview

We are looking for a Samples Coordinator to take ownership of managing frozen food samples from receipt to delivery. You will ensure samples are handled efficiently, accurately, and safely, while supporting internal teams and maintaining smooth office operations. This role is ideal for someone highly organized, detail-oriented, and comfortable balancing hands-on coordination with front desk and administrative tasks.

What You’ll Do

Sample Coordination

• Receive, unpack, organize, and store frozen food samples efficiently and safely.
• Notify internal teams of sample arrivals and manage related communications.
• Place orders for and handle dry ice when packing samples.
• Ensure timely packaging and shipments of samples to our customers.
• Proactive follow-up with suppliers and service providers.
• Maintain accurate freezer inventory and organize storage for easy access.
• Prepare and manage documentation for domestic and international shipments.
• Scan, file, and distribute records for LATAM and export shipments.
• Support urgent sample deliveries, including occasional airport runs (expenses reimbursed).

Front Desk & Office Support

• Welcome occasional visitors and act as the first point of contact for calls and inquiries.
• Manage mail, courier deliveries, and outgoing shipments.
• Review and process invoices for couriers, suppliers, and office services.
• Maintain office supplies and shared spaces, including kitchen areas.
• Assist with office events, catering, and seasonal initiatives.
• Provide general administrative support as needed.

What We’re Looking For

• Fluent in English (written and spoken); intermediate working proficiency in French.
• Excellent organization and attention to detail.
• Strong communication and customer service skills.
• Ability to manage multiple priorities and work independently.
• Proficiency with computers and Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Experience with SAP Business One is an asset.

Benefits & Perks

• Participation in the annual discretionary bonus program.
• Comprehensive Health and Dental coverage (100% employer-paid).
• TELUS Virtual Health Care (telemedicine).
• Two (2) weeks of paid vacation annually.
• Five (5) personal/sick days per year.
• 50% subsidized gym membership at Fit Form (nearby).
• Flex Friday schedule (early finish at 1pm during summer months, 3pm rest of the year).
• Casual-professional work environment.
• Weekly fresh fruit program.
• Brand-new, modern head office.
• Free onsite parking with electric vehicle charging stations.
• Fully company-paid team outings.

About the employer

Founded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management.

Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing, farming, and food processing, ArdoVLM’s commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market.

Service, quality, and integrity day in and day out, year after year.

Only candidates who are considered for the position will be contacted.

Aperçu du poste

Nous recherchons un Coordinateur d'échantillons qui sera chargé de gérer les échantillons de produits alimentaires surgelés, de leur réception à leur livraison. Vous veillerez à ce que les échantillons soient traités de manière efficace, précise et sûre, tout en soutenant les équipes internes et en assurant le bon fonctionnement du bureau. Ce poste est idéal pour une personne très organisée, soucieuse du détail et capable de concilier la coordination pratique avec les tâches administratives et d'accueil.

Vos missions

Coordination des échantillons

• Réceptionner, déballer, organiser et stocker les échantillons de produits alimentaires surgelés de manière efficace et sûre.
• Informer les équipes internes de l'arrivée des échantillons et gérer les communications associées.
• Passer les commandes et gérer la glace carbonique lors de l'emballage des échantillons.
• Veiller à l'emballage et à l'expédition des échantillons à nos clients dans les délais impartis. Assurer un suivi proactif auprès des fournisseurs et des prestataires de services.
• Tenir à jour l'inventaire des congélateurs et organiser le stockage pour faciliter l'accès.
• Préparer et gérer la documentation pour les expéditions nationales et internationales.
• Numériser, classer et distribuer les dossiers pour les expéditions vers l'Amérique latine et les exportations.
• Assurer les livraisons urgentes d'échantillons, y compris les trajets occasionnels à l'aéroport (frais remboursés).

Réception et assistance administrative

• Accueillir les visiteurs occasionnels et être le premier point de contact pour les appels et les demandes de renseignements.
• Gérer le courrier, les livraisons par coursier et les envois sortants.
• Vérifier et traiter les factures des coursiers, des fournisseurs et des services administratifs.
• Gérer les fournitures de bureau et les espaces communs, y compris les cuisines.
• Aider à l'organisation d'événements au bureau, à la restauration et aux initiatives saisonnières.
• Fournir une assistance administrative générale selon les besoins.

Ce que nous recherchons

• Maîtrise de l'anglais (écrit et parlé) ; niveau intermédiaire en français.
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail.
• Solides compétences en communication et en service à la clientèle.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de manière autonome.
• Maîtrise de l'informatique et de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Une expérience avec SAP Business One est un atout.

Avantages sociaux

• Participation au programme annuel de primes discrétionnaires.
• Couverture complète des soins de santé et dentaires (prise en charge à 100 % par l'employeur).
• Soins de santé virtuels TELUS (télémédecine).
• Deux (2) semaines de congés payés par an.
• Cinq (5) jours de congé personnel/maladie par an.
• Abonnement à la salle de sport Fit Form (à proximité) subventionné à 50 %.
• Horaires flexibles le vendredi (fin de la journée à 13 h pendant les mois d'été, à 15 h le reste de l'année).
• Environnement de travail décontracté et professionnel.
• Programme hebdomadaire de fruits frais.
• Parking gratuit sur place avec bornes de recharge pour véhicules électriques.
• Sorties d'équipe entièrement prises en charge par l'entreprise.

À propos de l'employeur

Fondée en 2001 en tant que société internationale de négoce alimentaire, ArdoVLM est aujourd'hui un leader reconnu dans la gestion de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement alimentaire mondiale.

S'appuyant sur un modèle commercial d'import-export et sur des investissements stratégiques dans l'audit de la sécurité alimentaire, l'agriculture et la transformation alimentaire, l'engagement d'ArdoVLM en faveur de la protection des marques est le fondement sur lequel nous garantissons la qualité des produits alimentaires à prix compétitifs que nous commercialisons.

Service, qualité et intégrité, jour après jour, année après année.

Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés.