Adjoint(e) de projet

Adjointe de projet / Soutien à la gestion de projet et chantier

Rôle général

L’adjoint de projet assure le soutien administratif, technique et documentaire nécessaire à la bonne exécution des projets de construction. Il collabore étroitement avec les chargés de projet, estimateurs, surintendants et sous-traitants afin d’assurer la coordination efficace des communications, la conformité des documents et le respect des échéanciers.
Rigoureux et organisé, il veille à la gestion structurée des dossiers, à la préparation des documents contractuels et au suivi des différentes étapes du projet — de la préconstruction jusqu’à la clôture.

Soutien administratif et coordination générale

. Soutenir le directeur de construction dans ses tâches quotidienne

• Préparer, réviser et formater les documents de projet (soumissions, bons de commande, contrats, formulaires CNESST, rapports, etc.).
• Organiser et tenir à jour la structure documentaire (plans, devis, dessins d’atelier, addendas, correspondance).
• Gérer la diffusion et le classement numérique dans les plateformes (Procore, Dreeven, SharePoint, OneDrive, etc.).
• Assurer le suivi des courriels et communications avec les sous-traitants, professionnels et clients.
• Tenir les listes de distribution et mettre à jour les coordonnées des intervenants.

Gestion des documents techniques

• Télécharger, nommer et classer les plans et devis selon les révisions.
• Maintenir les registres des plans émis et préparer les transmittals.
• Compiler et suivre les dessins d’atelier, les fiches techniques et les approbations.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des addendas, directives de chantier et modifications.

Soutien à l’estimation et aux appels d’offres

• Préparer et envoyer les invitations à soumissionner aux sous-traitants.
• Assurer la réception et l’organisation des soumissions reçues.
• Mettre à jour les tableaux comparatifs et vérifier la conformité des documents reçus (assurances, licences RBQ, etc.).
• Rédiger des lettres d’intention, bons de commande et contrats de sous-traitance.

Soutien à la gestion de chantier

• Préparer et émettre les ordres de changement, directives et bons de travail.
• Gérer les demandes de paiement et les quittances des sous-traitants.
• Compiler les rapports de chantier, photos et suivis de déficiences.
• Assurer la coordination des inspections et la fermeture des dossiers.
• Commander les fournitures, équipements et services temporaires (roulottes, conteneurs, clôtures, etc.).

Comptabilité et administration

• Préparer les documents pour la facturation progressive et les réclamations de paiement.
• Tenir à jour les registres d’assurances, de conformité et de prévention.
• Participer à la préparation des documents de fin de projet (dossier de remise, garanties, fiches techniques)

Compétences et qualités recherchées

• Excellente organisation, rigueur et gestion des priorités.
• Bonne communication et esprit d’équipe.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PDF XChange, etc.) et des plateformes collaboratives.
• Sens de la confidentialité et autonomie dans la gestion des dossiers.