Adjoint(e) Administratif(ve)/Administrative Assistant

Adjoint(e) Administratif(ve) – Temps plein, en présentiel

Nous sommes actuellement à la recherche pour notre client d'un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) en gestion de patrimoine fiable et rigoureux(se) situé au coeur du centre-ville de Montréal. Ce poste à temps plein, basé au bureau, joue un rôle essentiel dans le soutien de nos opérations internes et dans l’amélioration de notre service à la clientèle.

Responsabilités principales :

• Assurer l’accueil à la réception et fournir un soutien administratif général
• Gérer le courrier entrant et sortant, y compris les services de messagerie
• Traiter les demandes de transactions quotidiennes des clients et des gestionnaires de portefeuille
• Préparer la documentation pour les nouveaux clients ainsi que les clients existants
• Assurer le suivi des demandes des clients, notamment l’ouverture et le transfert de comptes
• Coordonner l’envoi trimestriel et annuel des relevés de comptes clients
• Gérer les fournitures de bureau et les stocks
• Participer au processus de rapprochements trimestriels

Profil recherché :

• De 1 à 3 ans d’expérience dans le secteur financier
• Excellentes compétences en saisie de données et en administration
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et de DocuSign
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter de façon autonome à de nouveaux systèmes
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser dans un environnement dynamique
• Grand souci du détail, attitude professionnelle et présentation soignée
• Le bilinguisme en français et en anglais est requis pour ce poste. Le poste implique une collaboration et des discussions fréquentes avec des clients. Ces interactions nécessitent une maîtrise du français et de l'anglais afin d'accomplir efficacement les tâches associées au poste

****ENGLISH VERSION***

We are currently seeking a reliable and thorough Administrative Assistant - Wealth Management for our client located in the heart of downtown. This full-time, office-based position plays a vital role in supporting our internal operations and improving our customer service.

Key Responsibilities:

• Serve as the first point of contact at the front desk and provide general office support
• Handle all incoming and outgoing mail, including courier coordination
• Process daily transaction requests from clients and Portfolio Managers
• Prepare documentation for both new and existing client accounts
• Follow up on client-related tasks, such as account openings and asset transfers
• Organize and manage the quarterly and annual distribution of client statements
• Monitor and replenish office supplies and maintain inventory
• Support quarterly reconciliation processes

Qualifications:

• 1–3 years of experience in the financial services industry
• Strong administrative and data entry skills
• Proficient in Microsoft Office Suite and DocuSign
• Fast learner with the ability to adapt to new systems independently
• Bilingualism in French and English is required for this position. The role involves frequent collaboration and discussions with clients. These interactions require proficiency in both French and English in order to effectively carry out the responsibilities associated with the position.

Job Type: Full-time

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• Paid time off