Adjoint administratif

Complexes funéraires Yves Légaré est actuellement à la recherche dun registraire. Le poste est situé au Cimetière Près du Fleuve à Longueuil. Cest un poste permanent à temps plein, incluant un samedi sur deux. Nous recherchons des gens de cœur, ayant des aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle, capables d’offrir une expérience client impeccable, répondants ainsi aux plus hauts standards de notre industrie.
Le rôle principal et habituel de la personne consiste être une personne-ressource en s’assurant du bon fonctionnement des cimetières. Elle tient les registres à jour pour tous les cimetières, mausolées et columbariums. Fait la logistique de toutes les activités de cimetière provenant de l’interne ou l’externe.
Responsabilités/Tâches
Service à la clientèle
Agit comme personne-ressource pour l’ensemble des activités;
Offre un support aux familles et aux conseillers pour la mise à jour des contrats de sépulture ainsi que toutes particularités;
Maîtrise et fait connaître l’importance des règlements du cimetière;
Reçoit et gère efficacement les plaintes et commentaires concernant les concessions (niche, terrain, enfeu) par l’utilisation des logiciels et outils informatiques fournis par l’entreprise;
Soutien administratif
Tient à jour les registres;
Gère administrativement les demandes d’inhumation en lien avec dossier de concession;
Gère administrativement tous les nouveaux contrats de concessions;
Avise la comptabilité lorsque le contrat est prêt à être facturé;
S’assure de respecter l’échéancier des périodes de fin de mois;
Procède au classement et à la numérisation des documents au besoin;
Voit au bon ordre et à la mise à jour des archives du cimetière;
Surveille les échéances des concessions et s’assure de leur renouvellement;
S’assure de percevoir les frais du permis d’installation de monument famille, si requis;
Vérifie l’aspect légal des documents et vérifie l’exactitude des informations;
Accueille les fournisseurs en lien avec les cimetières, mausolées et columbariums;
Soutien aux opérations
Approuve tous les contrats des concessions du réseau;
Approuve toutes les requêtes de sépulture corps et cendres;
Coordonne et tient à jour le calendrier des inhumations du réseau;
Assure la logistique des inhumations (mises en enfeu, mise en terre, etc.);
Accueil et accompagne toutes les familles GYL pour inhumation au CPDF;
Accueil et accompagne toutes les familles en provenance de l’extérieur pour inhumation;
Travaille en étroite collaboration avec les conseillers aux familles;
Avise son supérieur immédiat en cas de problème;
Gère l’entreposage des cendres à la demande des complexes;
Support préposé immobilier cimetière
Coordonne les tâches quotidiennes et hebdomadaires avec le préposé immobilier cimetière;
Gère les urgences et communique les priorités au préposé immobilier cimetière;
Planifie l’installation des monuments, plaques et autres et fait le pont avec le préposé immobilier cimetière;
Vérifie la conformité des installations de plaques et monuments ainsi que les ornements et la plantation des fleurs et vivaces;
Vérifie la présentation et l’état général des cimetières, mausolées et columbariums.
Travaille en étroite collaboration avec le préposé immobilier cimetière;
Gestion des plaques, monuments et gravures
Reçoit et approuve tous les bons de commande (plaques, monuments et gravures);
S’assure de la conformité de la commande selon les standards du cimetière;
Perçoit le paiement du permis d’installation, si monument externe;
Place les commandes auprès du fournisseur et tient à jour le rapport des commandes;
Reçoit le croquis et fait le pont avec la famille pour approbation;
Coordonne l’installation et fait le suivi avec le préposé immobilier cimetière;
S’assure de l’exactitude des produits reçus;
Vérifie l’exactitude des inscriptions gravées;
Archive une photo du produit dans le contrat du client au Virtual Files;
Avise la famille que le produit a été livré et est en place;
Gestion des marchés de gros
Reçoit et analyse les nouvelles demandes et fait l’ouverture de dossier;
Coordonne les activités des marchés de gros selon les demandes reçues;
Saisit les demandes dans le système informatique pour création du contrat;
Respecte les délais de service établis dans l’entente;
Offre un soutien et agit comme personne-ressource auprès du client;
Autres tâches connexes
Assure l’application des procédures visant à sauvegarder l’intégrité et la confidentialité des informations;
Veille à l’image de l’entreprise et: propreté des cimetières;
Toutes autres tâches liées à son emploi demandées par son supérieur immédiat
Exigences
Diplôme d’études secondaires
Minimum de 3 années d’expérience en soutien administratif
Minimum de 3 années d’expérience en service à la clientèle
Maîtrise des logiciels de la suite MS Office
Maîtrise de la langue française et fortes habiletés rédactionnelles;
Bonne connaissance de la langue anglaise.
Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone et de nos fournisseurs à lextérieur du Québec.
Permis de conduire classe 5
Empathie, tact et diplomatie;
Bonne gestion du stress;
Excellente écoute;
Habileté à coordonner son temps et ses priorités;
Autonomie et initiative.