Adjointe administrative

Moulures Transform est à la recherche dune adjointe administrative,
Tu te cherches un emploi permanent, stable, avec une équipe dynamique, un horaire de travail de 4 jours (du lundi au jeudi) avec un long week-end de 3 jours à lannée, et tu es à la recherche dun nouveau défi professionnel, on a une place pour toi :)
Le poste offert est de 32hrs semaine étalé sur 4 jours;
Profil recherché
Capacité à apprendre rapidement et à devenir autonome après la période de formation
Respect des procédures et des limites décisionnelles établies
Esprit collaboratif, notamment au sein du comité marketing
Polyvalence et sens de l’organisation
Discrétion et rigueur dans la gestion des informations
Mission principale
Assurer un soutien administratif et organisationnel auprès de la direction et des différents départements, en veillant à la coordination des activités, la gestion documentaire et le suivi des processus internes.
Responsabilités clés
Gestion des achats et approvisionnement
Assurer le suivi des commandes fournisseurs et des délais d’approvisionnement
Comparer les prix et analyser les fournisseurs
Coordonner certaines commandes, achats et inventaires administratifs
Gérer les ententes et conditions d’achat
Faire les commandes de fournitures de bureau et d’usine
Soutien technologique
Participer à l’implantation ou à l’amélioration de logiciels (ERP, CRM, comptabilité)
Assurer la liaison avec les fournisseurs de solutions technologiques pour le suivi des projets
Former ou assister les utilisateurs internes lors des mises à jour ou changements de systèmes
Identifier les besoins d’amélioration et proposer des solutions
Offrir un soutien technique dans la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et assister les cadres ou employés dans l’exécution de leurs fonctions; au besoin.
Santé, sécurité et conformité
Gérer les dossiers de santé et sécurité au travail (SST)
Préparer les documents pour audits ou inspections
Assurer le suivi des obligations légales et réglementaires
Mettre à jour les registres et procédures SST
Coordonner les communications avec les organismes externes en cas d’inspection
Participer aux enquêtes et analyses d’accident
Personne-ressource pour la mutuelle en cas d’accident
Support administratif et organisationnel
Remplacer temporairement des fonctions clés (administration, ventes internes)
Assister la direction générale dans la planification, la coordination et le suivi des activités administratives
Participer à la préparation et la tenue des réunions des différents comités et du conseil d’administration : convocations, ordres du jour, procès-verbaux et suivis des actions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus, rapports et suivis
Coordonner la communication interne entre les départements pour assurer le bon déroulement des projets
Préparer des rapports de suivi et des tableaux de bord pour appuyer la prise de décision
Veiller au respect des échéanciers et des priorités administratives
Rédaction et gestion documentaire
Rédiger, réviser et mettre en page des documents officiels (lettres, procès-verbaux, rapports, présentations, etc.)
Assurer la gestion et le classement des dossiers et des archives
Collaborer à la mise à jour des politiques internes et des procédures administratives
Maintenir une base documentaire organisée et accessible
Garantir la conformité des documents aux normes internes et légales
Soutien au marketing
Participer à la préparation et mise en page de documents promotionnels (brochures, présentations, infolettres)
Assurer la mise à jour des contenus sur les plateformes numériques (site web, réseaux sociaux) en collaboration avec différentes firmes externes
Soutenir l’organisation d’événements (foires, salons, activités corporatives)
Participer au comité marketing et collaborer à la collecte et l’analyse de données pour les campagnes
Assurer la coordination avec les agences externes pour le respect des échéanciers et des livrables
Et tout autre tâche connexe.
« Veuillez prendre note que nous acceptons les candidatures jusqu’au 8 janvier. »