Executive Assistant, PDMS-Design

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À propos

* 5-7 years experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment* Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5.* Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities* Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines* Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint and Copilot* Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy* Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English* Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required* Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours* Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information* Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision* Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively* Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies* Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities* Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments* Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work* Grer les calendriers, planifier les runions et coordonner les prparatifs de voyage* Suivre les dpenses des cadres et gnrer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgtaires et les chances* Collaborer avec l'quipe de direction selon les besoins pour prparer les ordres du jour et les documents de runion, rdiger les comptes rendus de runion, suivre les mesures prendre et assurer le suivi des livrables* Planifier et coordonner les vnements et les runions virtuels et en personne, sur site et l'extrieur, y compris la prparation des documents de runion, la logistique, le lieu, les activits et la restauration* Grer les alias de messagerie, les listes de distribution et les rpertoires partags, y compris la gestion des autorisations* Collaborer de manire irrprochable avec les autres administrateurs de l'quipe de direction pour planifier les runions et coordonner les vnements l'chelle de l'organisation* Peut servir de personne de rfrence pour les achats du dpartement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs* Assister les cadres et les dirigeants lors de leurs dplacements, avec une disponibilit pour les voyages internationaux pouvant atteindre 20 %* Collaborer avec les quipes d'externalisation pour les commandes de personnel, les contrats et veiller au respect des rglementations locales* mettre des bons de commande, vrifier les factures et traiter les paiements pour les cots et les dpenses de CW* Utiliser le portail Supplier Central pour mettre des bons de commande, intgrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du dbut la fin* Peut servir de personne de rfrence pour les achats du dpartement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs* 5 7 ans d'exprience dans le soutien aux cadres suprieurs dans un environnement multinational en constante volution* Excellentes comptences en matire de gestion du temps, d'organisation et de multitche. Comprhension du fait que ce poste n'est pas un poste classique de 9 h 17 h* tre dispos s'adapter un environnement en constante volution et de nouveaux processus et responsabilits* Avoir une capacit avre travailler sous pression, communiquer efficacement et respecter les dlais* Matriser Microsoft Office Suite, les systmes d'exploitation Mac et Windows et les applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint et Copilot* Ne pas craindre les outils d'IA et tre capable de les utiliser avec aisance. tre l'aise avec les technologies* Possder de solides comptences en communication interpersonnelle et crite/verbale en anglais* Capacit et volont de se dplacer pour assister des vnements ou des runions internes, au niveau local et international, selon les besoins* En raison de la rpartition gographique de notre quipe, vous serez parfois amen travailler en dehors des heures de bureau habituelles* Discrtion et exprience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles* Fait preuve d'initiative et d'autonomie, et s'panouit avec un minimum de supervision* Il excelle dans la gestion de projets complexes et obtient des rsultats tant de manire indpendante qu'en collaboration* Il apprcie tablir des relations de travail positives tous les niveaux et dans toutes les rgions* Il est trs organis, soucieux du dtail et capable de jongler avec plusieurs responsabilits* Il accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques* Il comprend la valeur de l'intgrit et de l'honntet sur le lieu de travail et s'approprie son travail #J-18808-Ljbffr

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