Supervisor, Professional Compliance

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About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College)

The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession in the public interest.

Industry

Self-Regulatory Organization (SRO)

Position

JOB TITLE: Supervisor, Professional Compliance

Department: Registration

Reports to: Manager, Registration

Language Requirement:   Bilingual Non-Imperative

Location: Canada

Classification: Full-time

Why join us?

Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canada's immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference.

How will this role support our team? 

The incumbent will lead the day-to-day operations of the Registration Department's licensing requirements (status changes, annual renewal, ongoing compliance obligations). This includes database management, data analysis and reporting and compliance.

Responsibilities Include (but are not limited to)

• Supervise and coordinate licensee status changes, including leaves of absence, resignations, suspensions and revocations.
• Supervise and coordinate the annual renewal process for licensees.
  • Review and revise the annual renewal forms/fields, and all related instructions and communications.
  • Implement and test each annual renewal process in the applicable database.
  • Monitor the annual renewal process from start to finish. Provide troubleshooting and technical assistance to licensees (e.g., with issues uploading declarations).
  • Consolidate annual renewal date for reporting and compliance of licensees.
  • Issue warning letters to licensees who fail to comply with renewal requirements.
  • Review status change requests from licensees, compile reviewed requests for Registrar approval and finalize status changes on the
• Supervise and coordinate licensee's ongoing obligations (e.g., CPD and compliance with By-laws and other regulatory requirements) and ensure timely compliance through appropriate mechanisms (e.g., notices, application of fines, prompt processing of suspensions/revocations).
• Coordinate with and report to other departments on issues related to status changes and compliance monitoring (e.g., Registrar caution, Discipline Committee).
• Prepare reporting and analysis for internal and external stakeholders (e.g., status changes, KPIs, collections reporting for finance).
• Monitor and maintain the integrity and accuracy of data in the College's registration databases (e.g., investigate/remove duplicate profiles, correct formatting errors).
• Contribute to the development of new processes.

This role will support our team by providing

• Time management and prioritization skills to manage scheduling, timelines/deadlines and know when to request additional resources
• Organizational skills to ensure timely communication with team members
• Flexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiative
• Interpersonal skills and stakeholder relationship management skills to present information, teach, resolve escalated cases and engage in conflict resolution
• Written and verbal communication skills to communicate with a variety of stakeholders on topics related to the annual renewal process
• Attention to detail to review and re-review sensitive documents
• Coaching and management skills to inspire, motivate and develop employees and team members
• Project management skills to plan, evaluate, and implement changes to systems and processes
• Knowledge of office/administrative software, relational databases, database programming languages, spreadsheets, and advanced spreadsheet functionality (pivot tables, Power Query)

Required Education and Experience

• College Diploma in business administration or the equivalent education and work experience
• 5-7 years of experience, preferably in government/regulatory environment in applying parameters, legislative, regulatory, By-laws and policies
• Knowledge of professional regulation, including best practice in policies and processes, and ability to acquire knowledge specific to the regulation of the Canadian immigration sector, including the College Act as well as the College's By-Laws, regulations, and strategic priorities
• Knowledge of process optimization, project management and the principles of right-touch regulation

 What We Offer

• The College hires and onboards 100% remotely
• The opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sector
• A culture of transparency, where team members are involved in important conversations
• Full health benefits from day one for you and your family
• Access to the Employee and Family Assistance program
• RRSP match

How to Apply

Click here to upload your resume and brief cover letter indicating why you feel you are fit for this role.

Your personal information is collected and used by the College when you apply for employment with the College. Please read the College's for more information regarding its privacy practices.

The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process.

The successful candidate will be required to undergo a criminal background check.

While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contacted.

À propos du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le Collège)

Le Collège est l'autorité mandatée par le gouvernement du Canada pour réglementer la pratique des consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers (CRIEE). Son rôle et ses pouvoirs sont établis dans la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (Canada). Le Collège établit les normes de la profession en matière de délivrance de permis, de formation et d'éthique et veille à leur application dans l'intérêt public.

Secteur

Organisme d'autoréglementation (OAR)

Poste

TITRE DU POSTE : Superviseur ou superviseure, conformité professionnelle

Service : Inscriptions

Supérieur immédiat : Gestionnaire, Inscriptions

Exigences linguistiques :       Bilinguisme non essentiel

Lieu : Canada

Classification : Temps plein

Pourquoi vous joindre à nous?

Souhaitez-vous faire partie d'une équipe qui a à cœur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyenneté? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre à une équipe qui apporte une contribution importante.

De quelle façon ce rôle soutiendra-t-il notre équipe? 

Le ou la titulaire du poste dirigera les activités quotidiennes du Service des inscriptions en ce qui concerne les exigences relatives à l'obtention de permis (changements de statut, renouvellement annuel, obligations continues de conformité). Ces activités comprennent la gestion des bases de données et l'analyse des données, ainsi que la production de rapports et la vérification de la conformité.

Les responsabilités comprennent les éléments suivants (sans toutefois s'y limiter)

• Superviser les changements aux statuts des titulaires de permis, y compris les statuts inactifs, les démissions, les suspensions et les révocations, et les coordonner.
• Superviser le processus de renouvellement annuel pour les titulaires de permis et le coordonner.
  • Examiner les champs des formulaires de renouvellement annuel, ainsi que toutes les directives et communications connexes, et les réviser.
  • Mettre en œuvre chaque processus de renouvellement annuel dans la base de données concernée, et le tester.
  • Surveiller le processus de renouvellement annuel du début à la fin. Fournir une assistance technique et offrir du dépannage aux titulaires de permis (p. ex. en cas de problèmes liés au téléchargement des déclarations).
  • Concilier la date du renouvellement annuel relativement aux déclarations et à la conformité des titulaires de permis.
  • Envoyer des lettres d'avertissement aux titulaires de permis qui ne se conforment pas aux exigences en matière de renouvellement.
  • Examiner les demandes de changement de statut des titulaires de permis, compiler les demandes examinées en vue de leur approbation par le registraire et entrer les changements de statut au Registre public.
• Superviser les obligations continues des titulaires de permis (p. ex. la FPC et la conformité aux règlements administratifs et autres exigences réglementaires) et les coordonner ainsi que veiller à ce que les titulaires de permis s'y conforment en temps opportun au moyen de mécanismes appropriés (p. ex. avis, imposition d'amendes, traitement rapide des suspensions et des révocations).
• Assurer la coordination avec d'autres services et leur signaler les cas liés aux changements de statut et à la surveillance de la conformité (p. ex. avertissements du registraire, Comité de discipline).
• Préparer des rapports et des analyses pour les parties prenantes internes et externes (p. ex. changements de statut, indicateurs clés de performance, rapports de recouvrement pour le Service des finances).
• Surveiller l'exactitude des données dans les bases de données du Collège relatives aux inscriptions (p. ex. examiner les profils doublons et les supprimer, corriger les erreurs de formatage) et en maintenir l'intégrité.
• Participer à l'élaboration de nouveaux processus.

Ce rôle soutiendra notre équipe en y apportant les éléments suivants

• Aptitudes pour la gestion du temps et l'établissement des priorités afin de gérer la planification, les délais et les échéances, et savoir quand demander des ressources supplémentaires
• Sens de l'organisation permettant d'assurer une communication en temps opportun avec les membres de l'équipe
• Souplesse permettant de travailler dans un environnement au rythme rapide et changeant en démontrant un esprit d'équipe et en faisant preuve d'initiative
• Aptitudes interpersonnelles et en matière de gestion des relations avec les parties prenantes pour présenter des informations, enseigner, résoudre des dossiers portés aux échelons supérieurs et s'employer à la résolution de conflits
• Aptitudes pour la communication écrite et verbale permettant de communiquer avec diverses parties prenantes sur des questions liées au processus de renouvellement annuel
• Souci du détail permettant d'examiner et de réexaminer des documents de nature sensible
• Capacité à encadrer et à gérer les employés et membres de l'équipe d'une manière qui les inspire, les motive et contribue à leur perfectionnement
• Aptitudes pour la gestion de projet afin de planifier, d'évaluer et de mettre en œuvre des changements dans les systèmes et les processus
• Connaissance des logiciels bureautiques et conçus pour l'administration, des bases de données relationnelles, des langages de programmation pour bases de données, des tableurs et des fonctionnalités avancées des tableurs (tableaux croisés dynamiques, outil Power Query)

Formation et expérience requises

• Diplôme collégial en administration des affaires, ou éducation et expérience de travail équivalentes
• Cinq à sept années d'expérience, de préférence dans un contexte gouvernemental ou réglementaire, dans l'application de paramètres, de dispositions législatives et réglementaires, de règlements administratifs et de politiques
• Connaissance de la réglementation professionnelle, y compris des pratiques exemplaires en matière de politiques et de processus, et capacité à acquérir des connaissances spécifiques à la réglementation du secteur canadien de l'immigration, y compris la Loi sur le Collège, ainsi qu'aux règlements administratifs, règlements et priorités stratégiques du Collège
• Connaissance de l'optimisation des processus, de la gestion de projet et des principes de la réglementation juste

 Ce que nous offrons

• Le processus d'embauche et d'accueil du Collège se fait entièrement à distance
• L'occasion de protéger l'intérêt public relativement à l'immigration et la citoyenneté
• Une culture de transparence où les membres de l'équipe participent aux conversations importantes
• Prestations-maladie complètes dès le premier jour, pour vous et votre famille
• Accès au programme d'aide aux employés et à leur famille
• Contribution équivalente de l'employeur au REER

Pour postuler

Cliquez ici pour téléverser votre curriculum vitæ et une courte lettre de présentation indiquant les raisons pour lesquelles vous estimez être à même d'assumer ce rôle.

Vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés par le Collège lorsque vous postulez pour un emploi auprès du Collège. Veuillez lire l'avis de confidentialité du Collège pour plus de renseignements à propos de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Le Collège est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous acceptons les candidatures des personnes légalement autorisées à travailler au Canada, qui représentent la diversité de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux compétences et expériences que nous recherchons. Nous sommes résolus à offrir des chances égales à tous les candidats et à respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet d'une occasion d'emploi et que vous avez besoin d'une mesure d'adaptation en raison d'un handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour déterminer comment vous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus.

La personne choisie devra se soumettre à la vérification de son casier judiciaire.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les candidats présélectionnés