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À propos
We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to the VP of PDMS-Design. Additional admin support youll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team. Position Overview (French)
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau au vice-prsident de PDMS-Design. Soutien administratif supplmentaire : vous serez un partenaire cl pour aider nos dirigeants et notre quipe fonctionner efficacement et rester concentrs sur lessentiel. Vous accomplirez un large ventail de tches, grerez des dtails de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre exprience pour traiter de manire proactive les problmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'quipe. Responsibilities (English) Manage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements Track executive expenses and generate expense reports. Submit expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines Collaborate with the leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management Support executive and leadership offsites, with availability for international travel up to 20% Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish
Responsibilities (French)
Grer les calendriers, planifier les runions et coordonner les prparatifs de voyage Suivre les dpenses des cadres et gnrer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgtaires et les chances Collaborer avec lquipe de direction selon les besoins pour prparer les ordres du jour et les documents de runion, rdiger les comptes rendus de runion, suivre les mesures prendre et assurer le suivi des livrables Planifier et coordonner les vnements et les runions virtuels et en personne, sur site et lextrieur, y compris la prparation des documents de runion, la logistique, le lieu, les activits et la restauration Grer les alias de messagerie, les listes de distribution et les rpertoires partags, y compris la gestion des autorisations Collaborer de manire irrprochable avec les autres administrateurs de lquipe de direction pour planifier les runions et coordonner les vnements lchelle de lorganisation Peut servir de personne de rfrence pour les achats du dpartement, y compris, mais sans sy limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs Assister les cadres et les dirigeants lors de leurs dplacements, avec une disponibilit pour les voyages internationaux pouvant atteindre 20?% Collaborer avec les quipes dexternalisation pour les commandes de personnel, les contrats et veiller au respect des rglementations locales mettre des bons de commande, vrifier les factures et traiter les paiements pour les cots et les dpenses de CW Utiliser le portail Supplier Central pour mettre des bons de commande, intgrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du dbut la fin
Minimum Qualifications (English)
5-7 years experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5. Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint and Copilot Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information
Minimum Qualifications (French)
5 7 ans dexprience dans le soutien aux cadres suprieurs dans un environnement multinational en constante volution Excellentes comptences en matire de gestion du temps, dorganisation et de multitche. Comprhension du fait que ce poste nest pas un poste classique de 9?h 17?h tre dispos sadapter un environnement en constante volution et de nouveaux processus et responsabilits Avoir une capacit avre travailler sous pression, communiquer efficacement et respecter les dlais Matriser Microsoft Office Suite, les systmes dexploitation Mac et Windows et les applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint et Copilot Ne pas craindre les outils dIA et tre capable de les utiliser avec aisance. tre laise avec les technologies Possder de solides comptences en communication interpersonnelle et crite/verbale en anglais Capacit et volont de se dplacer pour assister des vnements ou des runions internes, au niveau local et international, selon les besoins En raison de la rpartition gographique de notre quipe, vous serez parfois amen travailler en dehors des heures de bureau habituelles Discrtion et exprience dans le traitement dinformations sensibles et confidentielles
The Ideal Candidate (English)
Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work
The Ideal Candidate (French)
Fait preuve dinitiative et dautonomie, et spanouit avec un minimum de supervision Il excelle dans la gestion de projets complexes et obtient des rsultats tant de manire indpendante quen collaboration Il apprcie tablir des relations de travail positives tous les niveaux et dans toutes les rgions Il est trs organis, soucieux du dtail et capable de jongler avec plusieurs responsabilits Il accueille le changement, apprend rapidement et sadapte bien aux environnements dynamiques Il comprend la valeur de lintgrit et de lhonntet sur le lieu de travail et sapproprie son travail
About Autodesk Product Development And Manufacturing Solutions (English)
Autodesk gives you the power to make anything. If youve ever driven a modern car, admired a towering skyscraper, used a smartphone, or watched a great film, chances are youve experienced something amazing that was designed and made with Autodesk software. The Autodesk Product Design and Manufacturing Solutions (PDMS) portfolio focuses on the product development lifecycle from design and validation to production engineering, manufacturing execution, and operations. We develop the tools that help millions of professionals and students around the world design and make great products. About Autodesk Product Development And Manufacturing Solutions (French)
Autodesk vous donne les moyens de tout crer. Si vous avez dj conduit un vhicule moderne, admir un gratte-ciel imposant, utilis un smartphone ou regard un excellent film, il y a de fortes chances que vous ayez fait lexprience de quelque chose dextraordinaire qui a t conu et fabriqu laide des logiciels Autodesk. Le portefeuille de solutions de conception et de fabrication de produits Autodesk (PDMS) se concentre sur le cycle de vie du dveloppement des produits, de la conception et de la validation lingnierie de production, lexcution de la fabrication et les oprations. Nous dveloppons des outils qui aident des millions de professionnels et dtudiants travers le monde concevoir et fabriquer des produits exceptionnels. Benefits
From health and financial benefits to time away and everyday wellness, we give Autodeskers the best, so they can do their best work. Learn more about our benefits in the U.S. by visiting https://benefits.autodesk.com/ Salary transparency
Salary is one part of Autodesks competitive compensation package. For U.S.-based roles, we expect a starting base salary between $73,400 and $126,500. Offers are based on the candidates experience and geographic location, and may exceed this range. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package. Equal Employment Opportunity
At Autodesk, were building a diverse workplace and an inclusive culture to give more people the chance to imagine, design, and make a better world. Autodesk is proud to be an equal opportunity employer and considers all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, age, sex, sexual orientation, gender, gender identity, national origin, disability, veteran status or any other legally protected characteristic. We also consider for employment all qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with applicable law. Diversity & Belonging
We take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here: https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belonging Seniority level
Associate Employment type
Full-time Job function
Administrative #J-18808-Ljbffr
Compétences linguistiques
- English
Avis aux utilisateurs
Cette offre a été publiée par l’un de nos partenaires. Vous pouvez consulter l’offre originale ici.