Spécialiste en administration et facturation

Secteur manufacturier | Sur site | Bilingue (EN/FR)

AXXEL RH recrute un·e Spécialiste en administration et facturation pour son client œuvrant dans le secteur manufacturier. Le/la candidat·e retenu·e va gérer les commandes clients, la facturation, les comptes recevables et les opérations quotidiennes du bureau dans un environnement manufacturier dynamique.

Responsabilités:

• Recevoir, valider et saisir les commandes clients approuvées dans le système de production/ERP

• Préparer, émettre et assurer le suivi des factures clients et des confirmations

• Gérer les comptes recevables, envoyer les états de compte et escalader les enjeux de recouvrement (équipe des ventes / assureur)

• Traiter les dépôts et effectuer les rapprochements bancaires (comptes en CAD et USD)

• Préparer les documents d’expédition/réception (matières premières, échantillons, produits finis) et coordonner la logistique avec les transporteurs

• Assurer les tâches de réception : appels, courrier, registre des visiteurs, coordination des réunions, gestion des salles et des fournitures, suivi des inventaires

• Soutenir les communications internes/externes et assister la direction avec la planification, les présentations et les demandes administratives

• Contribuer à l’efficacité des opérations et à l’amélioration continue des processus administratifs et TI

Exigences :

DEC en comptabilité, administration ou domaine connexe (Baccalauréat = atout)

2+ ans en saisie de commandes, facturation ou administration comptable

Parfaitement bilingue français/anglais (oral et écrit)

Très bonne maîtrise de Microsoft Excel et Microsoft Word

✔ Expérience en manufacturier ou avec un système ERP = atout majeur

Profil recherché :

Organisation exemplaire, proactivité, communication claire, adaptabilité, sens de l’initiative, résolution de problèmes et fort esprit d’équipe. Axé·e sur les résultats et le service client.

Manufacturing Sector | Onsite | Bilingual (EN/FR)

AXXEL RH is recruiting an Administrative & Invoicing Specialist for a manufacturing client. The selected candidate will manage customer orders, invoicing, accounts receivable, and daily office operations in a fast-paced manufacturing environment.

Key Responsibilities:

• Receive, validate, and enter approved customer orders into the production/ERP system

• Prepare, issue, and track customer invoices and confirmations

• Manage accounts receivable, send statements, and escalate collection issues (Sales team / insurer)

• Process deposits and perform bank reconciliation (CAD & USD accounts)

• Prepare shipping/receiving documents (raw materials, samples, finished goods) and coordinate logistics with carriers

• Handle reception tasks: calls, mail, visitor logs, meeting coordination, room and supply management, inventory tracking

• Support internal/external communications and assist Management with scheduling, presentations, and administrative requests

• Contribute to operational efficiency and continuous improvement of administrative and IT processes

Requirements:

DEC in accounting, administration, or related field (Bachelor’s degree is an asset)

2+ years in order entry, invoicing, or accounting administration

Fully bilingual French/English (spoken and written)

Strong proficiency in Microsoft Excel and Microsoft Word

✔ Manufacturing or ERP system experience = major asset

Profile Sought:

Excellent organizational and communication skills, proactive, adaptable, problem-solver, and team-focused. Results-driven with a strong customer service mindset.