Secrétaire de direction - Département des sciences de l'activité physique - Campus de Trois-Rivières (71320)Université du Québec à Trois-Rivières • Quebec, Québec, Canada

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À propos

Contrat dur e ind termin Affichage du 11 d cembre 2025 au 5 janvier 2026 Cette personne assure un soutien son sup rieur dans l accomplissement de son mandat, ainsi qu son unit administrative. Elle collabore aux processus relatifs aux ressources humaines, financi res et mat rielles et participe tout autre dossier sp cifique la mission de l unit . En l absence de son sup rieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines op rations et en assure le bon fonctionnement. Cette personne exerce une partie ou l ensemble des fonctions suivantes : Accueille les visiteurs, donne des renseignements g n raux concernant les politiques, proc dures et r glements en vigueur ainsi que sur des questions relatives son secteur de travail. Participe diverses op rations relatives son secteur de travail. cette fin, effectue des recherches partir des politiques, r glements et proc dures en vigueur ou aupr s de diff rents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets vari s. Au besoin, r f re la personne la ressource concern e. Re oit, dirige et effectue des appels t l phoniques, note les messages et les transmet, trie et dirige les courriels aux personnes concern es. Prend les dispositions relatives l agenda de son sup rieur. cette fin, fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorit s. Peut r organiser l emploi du temps en fonction des urgences ou des impr vus en s assurant de la pr sence de son sup rieur ces diff rents rendez-vous. Peut galement prendre en charge l agenda d un ou de plusieurs professionnels ou autres membres de son quipe. Voit l organisation mat rielle de rencontres, r unions et comit s divers, et peut y participer et effectuer la prise de notes. R serve les locaux, convoque les participants aux diff rentes rencontres. Pr pare la documentation, r dige l ordre du jour, les comptes-rendus, les proc s-verbaux et assure le suivi des d cisions et recommandations qui rel vent de sa comp tence. Collige l information n cessaire et produit divers documents tels que lettres, courriels, rapports, examens, plans ou notes de cours, tableaux, statistiques, formulaires, listes, sites web, etc. Effectue la mise en page de documents, en v rifie l orthographe et la grammaire, les num rise ou les photocopie si n cessaire. V rifie l exactitude des donn es apparaissant sur les diff rents documents et y apporte les corrections requises. R dige la correspondance relative son travail ou transmet la documentation via des syst mes informatiques ou sites web. Approuve ou signe certains documents. Effectue la saisie et la v rification de donn es pour la mise jour des syst mes informatis s de gestion. Tient jour certains aspects de la comptabilit de l unit tels que budgets initial et r vis , budget d investissement, bons de livraisons et de commandes, facturation, etc. Effectue, sur demande, un rapport des tats de compte et la comparaison des critures comptables avec les pi ces justificatives, en rel ve les erreurs et avise le personnel concern . Pr pare et effectue le suivi de certains dossiers concernant le personnel de son secteur tels que demandes de personnel, affichages, embauches, promotions, nominations, affectations, cong s, absences. Veille au respect des ch anciers et des directives ce sujet. Ex cute et assure le suivi d op rations administratives telles que r quisitions et r servations de mat riel, de locaux et de services, prise d inventaire, etc. Participe la pr paration et au d roulement des v nements ou des op rations sp ciales tels que r unions de secteur, colloques, congr s, expositions, cliniques, etc. Re oit, date, trie, distribue et exp die le courrier. Pr voit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes. Effectue le classement de documents et applique la proc dure d archivage. Contribue l laboration et l implantation des proc dures et des outils n cessaires la r alisation des activit s de son secteur. Informe les personnes concern es des probl mes qui nuisent la bonne marche des activit s et met des recommandations. Peut tre appel e initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unit ou les personnes occupant la m me fonction. Utilise les logiciels pertinents son domaine d activit s. Utilise divers appareils tels que photocopieur, num riseur, etc. Peut tre appel e effectuer les appels de service, lorsque requis. Peut accomplir les t ches d un poste connexe ou inf rieur, lorsque requis. La liste des t ches et responsabilit s ci-dessus num r es est sommaire et indicative. Il ne s agit pas d une liste compl te et d taill e des t ches et responsabilit s susceptibles d tre effectu es par une personne salari e occupant cette fonction. EXIGENCES Scolarit : dipl me d tudes professionnelles (DEP) en secr tariat ou scolarit quivalente Exp rience : deux (2) ann es d exp rience pertinente Autre : Connaissance des principaux logiciels en usage Veuillez faire parvenir votre candidature avant 23h59, le 5 janvier 2026. Seules les candidatures soumises sur le site des offres d emploi de l UQTR seront consid r es. L Universit du Qu bec Trois-Rivi res est engag e dans une d marche menant vers une universit pleinement quitable, diversifi e et inclusive ( DI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite tre un acteur engag dans son milieu et au sein de la soci t . Elle valorise la diversit au sein de son personnel et reconna t le caract re pluriel des identit s. Elle encourage particuli rement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorit s visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communaut s LGBTQ+ soumettre leur candidature. Conform ment la Loi, l Universit souscrit au programme d acc s l galit en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut tre adapt selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialit des informations est pris au s rieux.

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Compétences linguistiques

French

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