Responsable du service 1er cycle h/f

Référence 16488-Médecine RÉSUMÉ DU POSTE - Coordonner les activités de gestion : inscriptions pédagogiques, organisation des choix de stage, suivi des stages, organisation du service sanitaire des étudiants en 3e année, gestion de la campagne de candidature à la Licence SIAS ; - Constituer les groupes d'étudiants en lien avec le service des planning ; - Construire le calendrier des enseignements de évènements en lien avec le service des planning ; - Construire le planning annuel du service en lien avec le Responsable de Scolarité ; - Modéliser les années de formation (structure des enseignements de modalités de contrôle des connaissances) ; - Participer à la mise en page et au processus de validation des sujets ; - Organiser la tenue des examens en coordination avec les services planning, reprographie et numérique de l'UFR ; - Suivre l'avancement des corrections, traiter et diffuser les résultats ; - Préparer et coordonner les différentes commissions et jurys. DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS - Veiller à l'application des règlements des études en lien direct avec le Conseil pédagogique de l'UFR et la Direction des Études de l'Université ; - Préparer des fiches de procédure pour les agents de l'équipe ; - Coordonner les communications à destination des étudiants et des enseignants ; - Veiller à la conformité et à l'actualisation des informations du domaine 1er cycle sur le site internet de l'UFR ; - Accueillir et orienter les étudiants et les enseignants Encadrement : Oui Conditions particulières d'exercice Apogée (progiciel des gestion des établissements de l'enseignement supérieur), logiciel de correction IRIS, système d'évaluation numérique sur tablette SIDES, plateforme de choix-évaluation des stages UStage (anciennement DIOSEL), portail de candidature eCandidat, plateforme d'apprentissage en ligne Moodle _ Suite bureautique _ Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités. PROFIL RECHERCHÉ Connaissances - Connaissance générale des techniques de gestion administrative - Connaissances générales de l’organisation des études de médecine - Organisation et fonctionnement du milieu universitaire - Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle - Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche Savoir-faire – Compétences opérationnelles - Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service - Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des réunions, des documents d’information technique ou réglementaire - Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service - Assurer la bonne circulation de l’information auprès des agents encadrés - Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés - Gérer les conflits si besoin - Gérer le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d’absence - Conduire un entretien professionnel et animer une réunion - Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs - Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires - Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire - Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1- Conduite de projet Savoir-être – Compétences comportementales - Bon relationnel - Rigueur - Autonomie et organisation Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent