Assistant to the Dean’s Office and Program Coordinator | Adjoint(e) au doyen et coordonnateur(trice) des prograUniversite Saint-Paul • Ottawa, Ontario, Canada

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Assistant to the Dean’s Office and Program Coordinator | Adjoint(e) au doyen et coordonnateur(trice) des progra

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Job Title: Assistant to the Dean’s Office and Program Coordinator Competition Number : Service: Canon Law Immediate Supervisor : Dean of the Faculty of Canon Law Job Type: Permanent, full-time (Unionized) Work Schedule: 35 hours per week Salary Scale : Level 6 ($57 484 - $72 603) In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness. Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in: social communication, counselling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, theology, human relations, transformative leadership and spirituality, and social innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits. SUMMARY The Assistant to the Dean's Office and Program Coordinator is a key position to support the administrative operation of the dean's office and the faculty of Canon Law, as well as to ensure effective operation and coordination of the programs and courses. Specific Accountabilities I- Administrative support to the dean's office and faculty manages all requests for meetings (received and sent) on the dean’s agenda;anticipates and initiates all procedures related to schedules in professors’ contracts (requests for promotion, sabbatical, etc.);works with the dean on special projects;sets the meeting schedule for faculty council; organizes, coordinates and prepares the relevant documentation for the meeting and does the minutes;plans and organizes committee meetings for the faculty: executive committee, faculty council, selection committee (full-time professors and administrative staff) and ad hoc committees; checks that the necessary documentation for all meetings is accurate and available to committee members;prepares relevant applications for the Board of Governors and the Executive Committee and submits them to the dean;manages the teaching assistant and work-study programs so that the needs of the faculty are met;translates short documents and communications into English or French;represents the faculty on certain committees;in collaboration with the dean, updates the faculty’s manuals, including the Student Manual and Professor Manual. Financial resource management develops, in collaboration with the Dean, the annual budget for the faculty, including its two affiliated centres;processes invoices, ensuring payments in accordance with internal procedures established by the Dean’s Office;ensures rigorous monitoring of expenditures to guarantee compliance with the approved budget;acts as an administrative and financial resource person for the dean, professors and staff;anticipates the needs of the faculty and makes the necessary purchases. Human resources prepares contracts for part-time professors and manages the preparation of professors’ contracts in keeping with the university’s regulations;prepares the teaching assistant contracts and follows up with Human Resources Services;coordinates the writing of special contracts with Human Resources Services;sees to the posting of professors’ positions and administrative staff positions with Human Resources Services and does the required follow-up;creates and keeps up to date the dossiers of professors and part-time professors while maintaining complete confidentiality;creates and keeps up to date a course evaluation dossier for each professor and for each part-time professor;ensures the logistics for hiring interviews for professors: receives applications and sends acknowledgements of receipt; prepares a dossier for each candidate for the selection committee; and follows up on the communication with the candidates;welcomes and gives information to new professors; gives them the relevant documentation; coordinates and plans the integration process with the dean's office and the faculty and oversees the smooth running of this process. Support to public events and projects Supports the dean and faculty in the following activities: planning, organizing, and coordinating special events such as public talks, events and conferences, including the Legal Education Program;maintains faculty specific database for sending invitations to public events and collaborates with the SPU media office staff in planning and organizing such events;supports events of the Faculty of Canon Law when they take place outside of regular work hours such as evenings or weekends. II- Coordinating and promoting programs and course offerings In collaboration with the dean and faculty: puts together the course schedules;maintains a database of the courses taught by each professor;coordinates the course list publication;updates the course calendar on the uoCampus platform, as required;collects and verifies that syllabi comply with faculty regulations regarding content requirements.collaborates with the director of studies and the academic advisor in planning the orientation for new students and welcoming them;is liaison with the appropriate university departments in all issues related to course offerings, professors, student evaluations, distance learning needs, and assignment of classrooms;works with the Recruitment and Communications Services to develop an advertising and promotion plan. Supporting the work of the faculty executive committee participates as needed at the faculty meetings that are related to programs and curriculum; supports the dean in the implementation of the decisions made;collaborates with those responsible for organizing regular evaluation of the administrative needs of the facultyhelps prepare the requests to the Senate to change or create new programs, courses, regulations, etc.;works as a resource person and liaison with other SPU departments and outside institutions (including BBI-TAITE, Australia, and other such institutions as may develop in the future) on matters related to programs and course offerings;provides academic integrity support, managing the administrative process related to the academic fraud cases and subsequent appeals as stipulated by the relevant academic regulation. Maintaining the Faculty of Canon Law pages on the SPU web site In collaboration with the appropriate departments of the university, follows up on updating the information on the programs, events, and activities of the Faculty of Canon Law and the pages of the faculty; regularly reviews the web site to makes sure that the information on the course offerings is up to date and correct. III - Collaboration with the Centre for Canonical Services (CCS) and the Centre for Safeguarding Minors and Vulnerable Adults (CPCS) • Collaborates with the Centre for Canonical Services and the Centre for Safeguarding Minors and Vulnerable Adults in coordinating, providing, and implementing the works of the Centres, as directed by the Dean ESSENTIAL SKILLS AND QUALIFICATION Postsecondary diploma related to office administration or equivalent experience.Experience in doing administrative work for academic programs in a university environment.Experience in using various computer systems and software, such as Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Internet, Adobe Acrobat, UOCampus, CMS (Content Management System), EventPro, email, internet, Microsoft front page Excellent communication and interpersonal skills.Excellent communication and interpersonal skills.Ability and willingness to work collaboratively.Excellent planning and organizing skills, and ability to simultaneously support multiple projects.Ability to work under pressure for meeting deadlines and responding to unexpected demands.Fully bilingual in French and English, both written and oral. Interested candidates are requested to submit an online application at by January 2, 2025 at 11:59 pm. We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process. We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act. Titre du poste : Adjoint(e) au bureau du doyen et coordonnateur(trice) des programmes Numéro de concours : Service : Faculté de droit canonique Supérieur immédiat : Doyen de la Faculté de droit canonique Type d’emploi : Permanant, temps plein (Syndiqué) Horaire de travail : 35 heures par semaine Échelle salariale : Niveau 6 (57 484$ - 72 603$) Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs. RÉSUMÉ L’adjoint(e) au bureau du doyen et coordonnateur(trice) des programmes est un poste clé qui vise à soutenir le fonctionnement administratif du bureau du doyen et de la Faculté de droit canonique, et à assurer le bon fonctionnement et une coordination efficace des programmes et des cours. Fonctions principales I- Soutien administratif au bureau du doyen et à la faculté Le ou la titulaire : gère toutes les demandes de réunion (reçues et envoyées) figurant à l’ordre du jour du doyen;anticipe et engage toutes les procédures liées aux horaires dans les contrats des professeurs (demandes de promotion, de congé sabbatique, etc.);Collabore avec le doyen sur des projets spéciaux;fixe le calendrier des réunions du conseil de faculté; organise, coordonne et prépare la documentation pertinente pour les réunions et rédige les procès-verbaux;planifie et organise les réunions des différents comités de la faculté : comité exécutif, conseil de faculté, comité de sélection (professeurs à temps plein et personnel administratif) et comités ad hoc; s’assure que la documentation nécessaire pour toutes les réunions est exacte et mise à la disposition des membres des comités;prépare les candidatures pertinentes pour le Bureau des gouverneurs et le comité exécutif, et les soumet au doyen;administre les programmes d’assistant d’enseignement et de travail-études afin de répondre aux besoins de la faculté;traduit de courts documents et des communications en anglais ou en français;représente la faculté au sein de certains comités;en collaboration avec le doyen, met à jour les manuels de la faculté, notamment le manuel de l'étudiant et le manuel du professeur. Gestion des ressources financières élabore, en collaboration avec le doyen, le budget annuel de la faculté, y compris ses deux centres affiliés ;traite les factures, en veillant à ce que les paiements soient effectués conformément aux procédures internes établies par le bureau du doyen ;assure un suivi rigoureux des dépenses afin de garantir le respect du budget approuvé ; agit comme personne-ressource en matière d’administration et de finances pour le doyen, les professeurs et le personnel ;anticipe les besoins de la faculté et effectue les achats nécessaires; Ressources humaines Le ou la titulaire : prépare les contrats des professeurs à temps partiel et assure la préparation des contrats des professeurs conformément aux règlements de l’université;prépare les contrats des assistants d’enseignement et assure le suivi avec le service des ressources humaines;coordonne la rédaction des contrats spéciaux avec le service des ressources humaines;veille à l’affichage des postes de professeurs et de personnel administratif en collaboration avec le Service des ressources humaines et assure le suivi nécessaire;crée et tient à jour les dossiers des professeurs et des professeurs à temps partiel, en toute confidentialité;crée et tient à jour un dossier d’évaluation de cours pour chaque professeur et pour chaque professeur à temps partiel;assure la logistique des entretiens d’embauche des professeurs : réception des candidatures et envoi des accusés de réception; pour chaque candidat, préparation d’un dossier pour le comité de sélection; suivi de la communication avec les candidats et candidates;accueille et informe les nouveaux professeurs, leur fournit la documentation nécessaire, coordonne et planifie le processus d’intégration avec le bureau du doyen et la faculté, et veille au bon déroulement de ce processus. Soutien aux événements et projets publics Appuie le doyen et les professeurs dans les activités suivantes : la planification, l’organisation et la coordination d’événements spéciaux tels que des conférences, des événements, des débats publics, y compris le programme de formation légale; le maintien d’une base de données spécifique à la faculté pour l’envoi d’invitations à des événements publics et la collaboration avec le personnel du bureau des médias de l’USP pour la planification et l’organisation de ces événements; le soutien aux événements de la Faculté de droit canonique lorsqu’ils ont lieu en dehors des heures habituelles de travail, comme le soir ou le week-end. II- Coordination et promotion des programmes et des offres de cours En collaboration avec le doyen et la faculté, le ou la titulaire : élabore l’horaire des cours;tient à jour une base de données des cours dispensés par chaque professeur;coordonne la publication de la liste de cours; met à jour le calendrier des cours dans la plate-forme uoCampus;rassemble et vérifie que les syllabi sont conformes aux règlements de la faculté en matière d'exigences de contenu;collabore avec le directeur des études et la conseillère aux études pour planifier l’orientation et l’accueil des nouveaux étudiants;est en liaison avec les services universitaires appropriés pour toutes les questions liées à l'offre de cours, aux professeurs, aux évaluations des étudiants, aux besoins d'apprentissage à distance et à l'attribution des salles de classe;travaille avec le Service de recrutement et des communications pour élaborer un plan de publicité et de promotion. Appuyer le travail du comité exécutif de la faculté Le ou la titulaire : participe au besoin aux réunions de la faculté qui sont liées aux programmes et aux programmes d’études; appuie le doyen dans la mise en œuvre des décisions qui sont prises;collabore avec les personnes responsables afin d’organiser une évaluation régulière des besoins administratifs de la faculté;aide à préparer les demandes adressées au Sénat pour modifier les programmes, cours, règlements, etc., ou en créer de nouveaux;travaille comme personne-ressource sur les questions liées aux programmes et aux offres de cours; assure la liaison avec les autres départements de l’USP et les établissements extérieurs.fournit un soutien en matière d'intégrité académique, en gérant le processus administratif lié aux cas de fraude académique et aux recours ultérieurs, conformément à les règlements académiques applicables. Maintenir les pages de la Faculté de droit canonique sur le site Web de l’Université En collaboration avec les services concernés de l’université, assure le suivi de la mise à jour des informations sur les programmes, les événements et les activités de la Faculté de droit canon et des pages de la Faculté; examine régulièrement le site Web pour s’assurer que les informations sur les offres de cours sont à jour et correctes. III- Collaboration avec le Centre de services canoniques (CSC) et le Centre de protection des mineurs et des adultes vulnérables (CPCS) • Collabore avec le Centre des services canoniques et le Centre pour la protection des mineurs et des adultes vulnérables pour coordonner, fournir et mettre en œuvre les travaux des centres, conformément aux directives du doyen COMPÉTENCES ET QUALITÉS ESSENTIELLES Un diplôme universitaire lié à la bureautique et à l’administration de programmes ou une expérience équivalente;Une expérience du travail administratif relatif à des programmes universitaires dans un milieu universitaire;Une expérience dans l’utilisation de la suite Microsoft Office 365, des plates-formes Internet pour la communication, etc.;D’excellentes aptitudes en matière de communication et de relations interpersonnelles;La capacité et la volonté de travailler en collaboration;D’excellentes compétences de planification et d’organisation, et la capacité à soutenir simultanément plusieurs projets;La capacité à travailler sous pression pour respecter les échéances et répondre à des demandes inattendues;Un bilinguisme complet en français et en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral. Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 2 janvier 2025 à 23h59. Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection. Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels. PI1ddee6e3d

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