Leitung Verwaltung (m/w/d)

Mit rund 60 Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen und Rechtsanwält*innen sowie insgesamt mehr als 200 Mitarbeitenden zählt kbht zu den größten Kanzleien in den wichtigen Finanz- und Handelszentren - vom Rheinland bis nach Frankfurt. 
Unsere Teams arbeiten fachlich auf hohem Niveau, vollständig digitalisiert, lieben kurze Entscheidungswege und schätzen die vertraute Arbeitsatmosphäre, bei der nicht ausschließlich gefachsimpelt, sondern auch gern gelacht wird.
Zur Unterstützung von unserem Team in Neuss suchen wir dich als Leitung Verwaltung (m/w/d).

In dieser Rolle verantwortest Du die Koordination, Weiterentwicklung und Steuerung zentraler Verwaltungsprozesse und übernimmst eine verbindende Schnittstellenfunktion zwischen Kanzleileitung, Verwaltung, operativen Teams, Partnern und externen Stakeholdern. 
Die Position ist als zweite Leitungsfunktion in der Verwaltung angelegt und ergänzt die bestehende Teamleitung. Gemeinsam übernehmt Ihr die Steuerung und Weiterentwicklung des wachsenden Verwaltungsbereichs und wirkt in einer kooperativen, gemeinsam verantworteten Führungsstruktur. Die vielfältigen Leitungsaufgaben übernehmt Ihr teilweise gemeinsam oder in Eigenverantwortung.
Deine Schwerpunkte umfassen:
Prozess- und Organisationsmanagement

• Verantwortung und Steuerung administrativer und organisatorischer Kernprozesse (z. B. Vorlagenwesen, Kanzleipost, Abrechnungsvorgänge, Faktura, Stammdatenpflege, Mahnwesen, interner Service Mail-Postfächer).
• Koordination und Priorisierung laufender Verwaltungs- und Office-Themen.

• Leitung von Projekten zur Prozessoptimierung und Digitalisierung, (z.B. E-Rechnungen, DATEV- und Cloud-Migration.)
• Analyse bestehender Abläufe, Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Umsetzung effizienter Lösungen.

• Optimierung und Steuerung der Vertragsverwaltung (Versicherungen, Miet- und Dienstleistungsverträge, die zentrale Beschaffung sowie administrative Finanzprozesse).

• Aktive Steuerung der standortübergreifenden Zusammenarbeit mit Partnern, externen Dienstleistern und internen Schnittstellen.

• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und teamübergreifender Abläufe.
• Operative Koordination im Bereich Gebäudemanagement.

• Gemeinsame fachliche, organisatorische und disziplinarische Verantwortung für den Empfangsbereich sowie Koordination des Empfangsteams und der Verwaltungsabteilung.

Du bist eine strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit einem hohen Qualitätsanspruch. Du behältst auch bei parallelen Themen den Überblick, arbeitest zuverlässig und hast Freude daran, Prozesse zu optimieren und Menschen zu koordinieren. Darüber hinaus führst Du die Gruppe in enger Zusammenarbeit mit der bestehenden Leitung und stellst eine abgestimmte, konsistente Teamsteuerung sicher.
Darüber hinaus bringst Du mit:

• Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Fundament im Bereich Verwaltung, Office-Management oder Organisation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle – idealerweise im Kanzlei-, Dienstleistungs-, Industrie-, mittelständischen oder Konzernumfeld
• Erste Führungserfahrung (mind. 2 Jahre) ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office; Erfahrung mit DATEV ist von Vorteil, aber nicht notwendig
• Offenheit sich auf neue Software einzulassen und zu lernen
• Eine präzise, gewissenhafte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Blick für Details
• Ausgeprägte Fähigkeit, sich auf wechselnde Anforderungen einzustellen und Aufgaben zielgerichtet neu zu ordnen
• Soziale Kompetenz, Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen sowie ein professionelles, souveränes Auftreten
  

• Gehalt: Wir bieten einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung.
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und eine hybride Homeoffice-Regelung gehören für uns dazu.
• Dein Arbeitsumfeld: Wir arbeiten in hellen, klimatisierten Zweierbüros mit moderner Ausstattung und IT auf neuestem Stand.
• Weiterbildung: Wir unterstützen dich im Rahmen deiner fachlichen sowie persönlichen Entwicklung und fördern den Ausbau deines Know-hows finanziell und zeitlich.
• Die kbht-Kultur: Dich erwartet eine offene, ehrliche und authentische Arbeitsatmosphäre, in der stets an der Zukunft gearbeitet wird.

Dann bewirb dich jetzt unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie deiner Gehaltsvorstellung.
Deine Eigeninitiative ist uns etwas wert: Bewirb dich direkt & persönlich und erhalte im Falle deiner Einstellung eine Prämie in Höhe von 3% deines Jahresgehalts.
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