Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) im Bereich Fakultätssekretariat

Die Hochschule Karlsruhe (die HKA) ist eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Ihre Leidenschaft für exzellente Lehre und innovative Forschung macht sie aus und spiegelt sich in sehr guten Rankingergebnissen wider. Sie arbeitet eng mit der regionalen und überregionalen Wirtschaft zusammen. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte.

An der Fakultät für Informatik und Wirtschaftsinformatik ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) im Bereich Fakultätssekretariat

Kennzahl 5881
75 % Teilzeit

• Durchführung allgemeiner Sekretariatsarbeiten zur Entlastung des Dekanats
• Beratung der Studierenden
• Kommunikation mit anderen Organisationseinheiten der Hochschule
• Prüfungsverwaltung
• Unterstützung der Qualitätssicherungsmaßnahmen
• Abwicklung von Arbeitsverträgen für studentische Hilfskräfte
• Organisation von Sitzungen und anderen Veranstaltungen
• Kommunikation mit Firmen
• Bestellung und Abrechnung Beschaffungswesen (SAP R3/SRM)
• Erledigung von sonstigen Verwaltungsaufgaben

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich, ideal in einer Hochschul- bzw. Fakultätsverwaltung
• Kenntnisse in SAP-SRM sind von Vorteil
• Sicheres, freundliches, verbindliches und stets diskretes Auftreten
• Sorgfältiges, verantwortungsbewusstes, teamorientiertes sowie selbstständiges Arbeiten
• Schnelle Erfassung komplexer Prozesse und organisatorische Kompetenz
• Gutes Ausdrucksvermögen, Kommunikationsfähigkeit und Kooperationsverhalten
• Hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität – auch in der Arbeitszeitgestaltung
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil)

• Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 TV-L1.
• Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
• Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
• Flexible Arbeitszeiten inklusive Home-Office-Möglichkeiten von bis zu 40 % der Gesamtarbeitszeit.
• Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
• Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

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