Coordination à l’administration

Après plusieurs années à veiller sur les finances et l’administration de l’Administration régionale Baie-James avec rigueur, professionnalisme et un grand sens du devoir, la responsable de l’administration et aux finances s’apprête à profiter d’une retraite bien méritée. Son départ marque une étape importante pour notre équipe et représente une belle occasion de poursuivre, avec la même rigueur et le même engagement, la mission essentielle qu’elle a su incarner. C’est aussi un moment privilégié pour renforcer notre agilité et notre capacité à soutenir les projets qui façonnent le développement de la Baie-James. Dans cet esprit, l’ARBJ réorganise son service d’administration et des finances afin d’assurer une transition harmonieuse et durable, en créant deux nouveaux postes qui viendront consolider cette importante fonction au sein de notre organisation.

Assurer la coordination des opérations comptables et financières de l’organisation, notamment : 

• superviser l’enregistrement des transactions et les opérations bancaires; 
• préparer les conciliations bancaires et assurer la cohérence entre les différents systèmes; 
• tenir à jour les systèmes d’information comptable; 
• encadrer la gestion courante des comptes à payer (chèques, factures, relevés fiscaux) et des comptes clients (facturation, encaissements, dépôts); 
• superviser les opérations fiscales, incluant la production des déclarations; 
• veiller à l’application des normes comptables et au respect des contrôles internes; 
• préparer les états financiers et différents rapports nécessaires à la reddition de comptes; 
• élaborer le budget annuel en collaboration avec la direction générale; 
• assurer le suivi des investissements; 
• superviser le contrôle budgétaire en réalisant des analyses, en produisant des rapports et en formulant des recommandations à la direction; 
• coordonner la stratégie d’investissement et assurer la mise à jour des portefeuilles sous la responsabilité de l’organisation;
• développer et maintenant des relations efficaces avec les clients et les fournisseurs sur les volets financiers. 

Assurer l’efficacité des opérations liées à la saine gestion des ressources matérielles et technologiques, notamment : 

• piloter la transition numérique des opérations administratives et financières de l’organisation; 
• gérer les bureaux de l’organisation, incluant l’entretien intérieur et extérieur, la coordination des interventions nécessaires et le suivi des problématiques; 
• assurer l’acquisition et la gestion des biens et services, notamment les équipements de bureau, les contrats de location, les baux et le véhicule de fonction. 

Assurer la coordination des activités liées à l’équipe administrative et aux communications internes, dans le respect des politiques internes et des obligations légales, notamment : 

• coordonner l’ensemble du processus de paie, incluant l’approbation des feuilles de temps et des congés, l’émission de la paie et la supervision de la production des relevés fiscaux; 
• procéder à la création et à la mise à jour des dossiers des employés, en veillant à leur conformité et à leur complétude;
• collaborer à l’application de la politique de gestion des ressources humaines, incluant l’approbation des frais de déplacement;
• collaborer à la gestion des ressources humaines avec la direction concernant divers dossiers internes et des contrats de service; agir à titre de supérieur immédiat de l’équipe administrative, en encadrant leur travail afin d’assurer un soutien optimal aux opérations administratives et financières;
• assurer la diffusion des communications internes de l’organisation (intranet RH, notes de service, rappels administratifs).

COMPÉTENCES NÉCESSAIRES 

• Aptitude à communiquer efficacement avec tact, diplomatie et avoir le sens de l’écoute 
• Discrétion et respect de la confidentialité 
• Sens de l’organisation et rigueur 
• Collaboration 
• Autonomie, débrouillardise et initiative 
• Sens des responsabilités 

CONDITIONS DE TRAVAIL 

• Lieu de travail à Matagami 
• Emploi à temps plein, 35 heures par semaine, horaire flexible 
• Conciliation travail et vie personnelle 
• Opportunités de développement professionnel et de formation continue 
• Fermeture durant la période des fêtes au frais de l’employeur 
• Assurances Congés santé

SALAIRE

Rémunération compétitive avec avantages sociaux entre 76 601 $ et 90 874 $

NIVEAU D'ÉTUDE

Posséder un diplôme d’études universitaire en comptabilité ou administration ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugées pertinentes (un titre professionnel reconnu (ex. : comptable) est fortement souhaité). Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans des fonctions similaires est également souhaitable.