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Responsabilités;
- Fournir un support administratif et opérationnel à la direction en tenant compte des priorités.
- Gérer les courriels, la correspondance et l’agenda de l’équipe de direction en fonction des priorités établies.
- Préparer des rapports de suivi de projets / tâches spécifiques demandés par la direction aux divers départements et employés.
- Effectuer la rédaction, révision, la traduction et la mise en page de divers documents (Word, Excel, PPT, etc.)
- Assurer l’ajout, le suivi et la mise à jour des tâches dans le logiciel interne de gestion des tâches (JIRA)
- Vérifier certains KPIs établis par la direction.
- Effectuer diverses recherches et monter des dossiers d'études pour des projets divers (ex.: acquisition d'une nouvelle bâtisse commerciale, veille d'appel d'offres, veille concurrentielle)
- Préparer les comptes de dépenses et remboursements kilométriques de l’équipe de direction
- Assurer la préparation matérielle et logistique des réunions, conférences et séances d’information.
- Assister à des réunions, prendre des notes lors de ces dernières, rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent.
Aptitudes et compétences recherchées;
- Être proactif et autonome
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés
- Bonnes capacités rédactionnelles tant en Français qu’en Anglais
- Grand sens de l’organisation; gestion des échéanciers et des priorités
- Bon sens de la minutie et du travail bien fait
- Savoir faire preuve de bon jugement, de diligence, de tact et de rigueur
- La discrétion est une qualité essentielle pour ce poste / Respect de la confidentialité
- Bonne capacité d’apprentissage, de communication, de collaboration et d’analyse
- Posséder une bonne culture générale et un intérêt pour les technologies
Exigences;
- Détenir un DEC ou Baccalauréat dans une discipline pertinente (administration, secrétariat, technique bureautique, autre)
- Avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans un poste équivalent
- Bilinguisme avancé (Français et Anglais) parlé et écrit car nos clients sont majoritairement hors Québec
- Maîtrise de la suite MS Office, spécialement Word, Excel et Powerpoint
- Posséder des connaissances en administration, comptabilité, gestion de projet, communications et RH.
- Connaissance de JIRA ou autre logiciel de gestion des tâches (un atout)
- Connaissance de notions juridiques (un atout)
- Intérêts ou connaissances en sciences et/ou mathématiques avancées (un atout)
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