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RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DU POSTE
Sous la responsabilité du ou de la Directeur(trice) des ressources humaines et SST, l’adjointe administrative à la réception assurera l’accueil général de l’entreprise et la téléphonie. Elle aura à collaborer étroitement avec la direction générale et le service des ressources humaines. Le classement, la préparation de documentation, l’archivage sont au quotidien.
TÂCHES PRINCIPALES
- Accueillir les visiteurs à l’entreprise et assurer la réception téléphonique ;
- Gérer le courrier, la réception et les envois postaux ou autres (Dicom, Purolator, autres), traiter et distribuer toute la correspondance
- Traiter et distribuer toute la correspondance ;
- Gérer les boîtes de courriels, les groupes de courriels, les réservations des salles de conférence ;
- Effectuer les commandes de papeterie, les commandes en ligne et l’approvisionnement de la salle à diner ;
- Entrer les données relatives aux dossiers employés dans les différents logiciels ;
- Participer aux tâches de préparation pour l’accueil et intégration des employés ;
- Préparer, rédiger et corriger des documents, effectuer la mise en page, production de plusieurs documents en lien avec la gestion de projet ;
- Compléter des contre-rendu de réunion ;
- Classement général à l’administration, les ressources humaines et la direction générale ;
- Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratif, base de données, outil de planification) ;
- Participer à la préparation des activités de formation ;
- Veiller à l’approvisionnement de la salle à diner ;
- Apporter un support quotidien à la direction générale, à l’administration, au service des ressources humaines et aux gérants de projets ;
- Réaliser les ouvertures de comptes fournisseurs ;
- Faire les encaissements bancaires (dépôt de chèques) ;
- Faire le classement des comptes de dépenses ;
- Jumeler les factures associées avec les relevés de crédit ;
- Numérisation et nomination des bons de livraison (M-Files) ;
- Collaborer à la gestion des véhicules (cédule des rendez-vous pour l’entretien des véhicules) ;
- En collaboration avec les TI, transmettre les codes d’alarme des bâtiments aux nouveaux employés concernés ;
- Faire le lien avec les ressources d’entretien du bâtiment ;
- Effectuer toute autre tâche connexe demandée par ses supérieurs..
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
- DEP en secrétariat ou AEC Bureautique
- Expérience 2 ans minimum
- Excellent français parlé et écrit
- Maîtrise des logiciels de la suite Office, Word, Excell, Outlook et autres logiciels
- Expérience dans une entreprise de la construction (un atout)
- Bilinguisme fonctionnel pour le poste
APTITUDES RECHERCHÉES
- Souriant(e) et accueillant(e) ;
- Entregent, courtoisie et diplomatie ;
- Confidentialité des informations ;
- Sens de la planification et de l’organisation ;
- Autonomie et rigueur ;
- Efficacité dans le multi-tâches ;
- Travail d’équipe ;
- Excellente communication interpersonnelle.
Sprachkenntnisse
- French
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