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RÉSUMÉ
Sous la responsabilité du Directeur construction, le titulaire du poste assure un soutien administratif essentiel aux équipes de construction afin de contribuer au bon déroulement des activités du projet d'expansion. Il/elle coordonne les activités administratives, assure le suivi de la documentation, facilite la communication entre les différents intervenants et veille au respect des processus administratifs liés au chantier. Il/elle adhère aux principes de l’entreprise en adoptant un comportement orienté vers le respect, l'intégrité et l'excellence.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents : comptes rendus, mémos, lettres, rapports de chantier et présentations.
• Participer à l'organisation des réunions de coordination de chantier et assurer le suivi des actions.
• Assurer la gestion documentaire (classement, archivage, contrôle des versions) conformément aux procédures de gestion de projet.
• Effectuer les entrées des différentes demandes d’achats dans Guide TI
• Assurer le suivi des factures, des bons de commande et des réquisitions lorsque requis.
• Traiter et acheminer la correspondance interne et externe.
• Coordonner les déplacements et les réservations de transport pour l’équipe projet.
• Effectuer la saisie de données et tenir à jour les registres et tableaux de bord du projet.
• Gérer les réservations et l’attribution des logements pour les employés de construction (Appartements & hôtels).
• Maintenir un registre à jour des occupants, des entrées et sorties et des disponibilités d’hébergement.
• Agir à titre de personne-ressource auprès des fournisseurs d’hébergement : résoudre les problèmes et assurer le suivi des contrats.
• Anticiper les besoins en logements selon l’évolution des effectifs du chantier et planifier les capacités en conséquence.
• Assurer le maintien à jour des listes de contacts, des organigrammes et des différents registres du projet.
• Servir de point de contact administratif entre les différentes parties prenantes (sous-traitants, fournisseurs, équipes internes).
• Toutes autres tâches connexes à l’exercice de ses fonctions.
QUALIFICATIONS REQUISES
• DEP en secrétariat, DEC en techniques de bureautique, administration ou toute combinaison de formation et d'expérience jugée pertinente.
• Minimum de trois (3) années d’expérience en soutien administratif, idéalement dans un contexte de chantier, de construction ou de projet industriel.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Excellentes compétences rédactionnelles en français ; la connaissance de l’anglais est un atout.
• Connaissance du milieu minier ou industriel (atout).
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
• Grande autonomie, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Aisance relationnelle dans un environnement de chantier dynamique.
• Familiarité avec les outils de gestion de projet et de suivi de chantier.
• Capacité à travailler avec un volume élevé de documents et d’informations avec rigueur et discrétion.
• Sens des responsabilités et professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles.
Sprachkenntnisse
- French
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