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Relevant de la direction générale, la personne de soutien administratif et accueil est chargée d’accueillir et de diriger les visiteurs, selon les normes et règlements, de répondre et d’acheminer les appels téléphoniques et de fournir des renseignements généraux. Elle effectue aussi différentes tâches administratives et coordonne les bénévoles qui sont en service ponctuel ou permanent au secrétariat.
- Assurer, sur place ou par téléphone, l’accueil des personnes désirant connaître les services de l'organimse et s'en prévaloir.
- Dans le respect des procédures en vigueur, fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme;
- Selon les besoins exprimés, diriger les requêtes vers la personne ou le service le plus approprié;
- Prendre les demandes de rendez-vous et faciliter la mise en relation..
- Recevoir les appels téléphoniques, prendre des messages avec exactitude et le cas échéant, répartir les appels;
- Rédiger et corriger des lettres, comptes rendus de rencontres et autres documents ;
- Gérer le courrier :
- Assurer la réception, la distribution du courrier et les envois postaux.
- Classer les dossiers :
- Tenir à jour les dossiers papiers et virtuels;
- Tenir à jour les bases de données informatiques;
- Tenir à jour les calendriers google;
- Maintenir les divers registres.
- Classer les dossiers :
- Utiliser divers équipements de bureau dans l'accomplissement de son travail (photocopieur, timbreuse, ordinateur, imprimante etc.) et veiller à l’entretien des appareils;
- Recevoir les offrandes et dons, les entrés dans le logiciel et faire le lien avec la comptabilité pour les paiements;
- Préparer les documents pour les bénévoles;
- Coordonner les célébrations, les réservations de salle et l'état des lieux;
- Valider le calendrier des présences;
- Prise de contact avec les fournisseurs et partenaires;
- Effectuer la préparation, la mise en page et la correction de documents et de rapports, notamment pour le comité d'administration;
- Commander le matériel, les fournitures et gérer les inventaires:
- Gérer les comptes maîtres (création et attribution de numéro de téléphone, boîtes vocales, codes de porte, répondeur, calendriers, boîtes email, accès au Drive, etc.)
- Veiller à la bonne tenue des documents originaux, les archives et les statistiques;
- Assumer toutes autres tâches connexes.
Compétences:
- Détenir une formation en bureautique, secrétariat, administration ou toute autre formation pertinente équivalente;
- Posséder 2 ans en secrétariat ou toute autre expérience pertinente, de préférence dans un organisme à but non lucratif ou religieux (un atout);
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations;
- Faire preuve de rigueur et travailler méthodiquement;
- Avoir un bon sens des priorités et être capable de travailler sur plusieurs dossiers à la fois;
- Posséder le sens du contact et de la relation – Capacité d’écoute, diplomatie, patience et empathie;
- Être à l’aise avec la technologie (Suite Google et Office, Adobe acrobat, Zeffy, Interac, etc.);
- Les compétences et habiletés informatiques seront considérées comme des atouts (Suite google, suite microsoft, Quickbook, logiciels diocésains, etc).
Exigences spécifiques:
- Le candidat doit répartir la charge de travail de façon à être à être présent tous les jours de la semaine et disponible pour assister une réunion d’employés hebdomadaire;
- Le candidat doit avoir un véhicule afin de se déplacer dans divers lieux à proximité, liés à l'emploi;
- L'employé doit être en mesure d'être présent physiquement sur les lieux.
Veuillez adresser votre candidature ainsi qu’une lettre de présentation à
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- French
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