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Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) expérimenté(e) afin de soutenir une équipe de gestionnaires dans leurs activités quotidiennes. Cette personne jouera un rôle central dans la coordination administrative, la préparation de documents et le soutien aux projets, tout en assurant un service professionnel et efficace auprès des intervenants internes et externes.
Principales responsabilités
- Assurer le soutien administratif auprès d'une équipe de gestionnaires;
- Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents, rapports, lettres et correspondances;
- Participer à la préparation de propositions de services et de documents destinés à la clientèle;
- Effectuer la révision linguistique, la mise en page et, au besoin, la coordination de traductions;
- Produire et maintenir à jour différents tableaux de suivi et outils administratifs;
- Participer au suivi des échéanciers et à la coordination de certaines activités liées aux projets;
- Assurer la gestion documentaire et le classement électronique des dossiers;
- Planifier et coordonner les réunions, préparer la documentation requise et assurer la logistique;
- Rédiger les comptes rendus de rencontres;
- Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les réservations et les inscriptions nécessaires;
- Effectuer le suivi des appels, courriels et demandes diverses auprès des clients et partenaires;
- Préparer et traiter les rapports de dépenses;
- Offrir un soutien administratif à diverses initiatives et réaliser toute autre tâche connexe.
Profil recherché
- Diplôme d'études professionnelles ou collégiales en secrétariat, bureautique ou administration;
- Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams);
- Connaissance de la suite Adobe, notamment InDesign, considérée comme un atout;
- Excellentes aptitudes rédactionnelles en français;
- Bonne maîtrise de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, afin de collaborer avec des collègues et partenaires anglophones et de préparer occasionnellement de la documentation en anglais;
- Sens élevé de l'organisation et de la planification;
- Grande autonomie, discrétion et professionnalisme;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à travailler dans un environnement où les priorités évoluent rapidement.
Ce que nous recherchons
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à anticiper les besoins des équipes que vous soutenez. Vous aimez évoluer dans un environnement dynamique où la collaboration, le souci du détail et la qualité du service font partie du quotidien.
Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Seules les candidatures retenues seront contactées.
Sprachkenntnisse
- French
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