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Description de tâches
Les tâches et responsabilités de l'adjoint administratif – soutien aux projets, comprennent le soutien administratif des gestionnaires, à travers une variété de tâches liées à l'organisation et la communication des départements. L'adjoint doit avoir d'excellentes compétences en communications écrite et verbale, doit favoriser le travail d'équipe, doit être capable d'organiser son travail en utilisant différentes plateformes et programmes à l'interne, en s'assurant que toutes les tâches sont accomplies avec précision et livrées avec une qualité élevée, en temps opportun.
- Ouvertures de dossiers pour les nouveaux projets;
- Faire les demandes d'infos excavations et de permis avant le début des travaux;
- Participer à la mise à jour de bases de données;
- Faire les suivis des projets en cours d'exécution;
- Faire les suivis des demandes de changements sur les projets;
- Produire, mettre en page, concevoir des documents écrits et visuels;
- Reproduire différents documents et formulaires nécessaires pour les chantiers;
- Effectuer des tâches administratives telles que les systèmes de classement informatiques et manuels, la rédaction, les copies, faire des reliures et la numérotation des documents.
- Rédaction des comptes rendu des réunions de projet;
- Demande de permis d’entrave aux différentes municipalités et au MTQ;
- Assister les chargés de projet dans l’émission des bons de commande, le suivi des dénonciations et des quittances;
- Assiter les chargéss de projet pour les soutenir dans la gestion administrative
- Compilation et saisie des heures travaillées pour la paie
- Émission des documents de fermeture de projet.
Cette description n'est pas limitative. Elle contient les principales tâches à accomplir. Le candidat peut être appelé à effectuer toutes autres tâches connexes.
Compétences recherchées
- Avoir 0 à 2 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif, comportant des tâches variées;
- DEP en secrétariat, administration ou autre domaine connexe - un atout;
- Excellentes habiletés de communications écrites et verbales;
- Connaissances approfondies de MS Office (Excel, Word et Outlook);
- Connaissances des systèmes et des procédures de gestion de bureau;
- Capacité à gérer un environnement sous pression;
- Excellentes compétences en gestion du temps et avoir la capacité de prioriser le travail;
- Doit être fiable, autonome, patiente, débrouillarde, efficace et flexible;
- Doit favoriser le travail d'équipe;
- Polyvalence et motivation requises;
- Porter attention aux détails et habilités à produire un travail soigné en tout temps.
Sprachkenntnisse
- French
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