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Über
Sous l’autorité de la Direction du service de l’organisation syndicale et des instances, la personne adjointe administrative travaille en étroite collaboration avec les personnes conseillères de son service ainsi qu’avec le personnel du Syndicat de professionnelles et professionnel du gouvernement du Québec (SPGQ). Elle assure un soutien administratif essentiel aux activités de formation ainsi qu’à certains dossiers liés à la vie syndicale et contribue au bon déroulement des mandats du service.
DESCRIPTION SOMMAIRE DES FONCTIONS
De manière générale, la personne titulaire du poste assume les responsabilités suivantes :
Logistique : Assurer la logistique des formations, rencontres, activités et événements organisés par le SPGQ (inscriptions, convocations, réservations, matériel, suivi des présences, etc.)
Travail avec les comités : : Participer aux travaux des comités relevant de son service, notamment en coordonnant les rencontres, préparant la documentation, prenant des notes et rédigeant les procès-verbaux
Administration : Rédiger, mettre en page et réviser divers documents (correspondance, rapports, tableaux, affiches, présentations), en veillant à la qualité linguistique et à la présentation
Gestion des données : Saisir, mettre à jour et tenir à jour les données, listes et tableaux nécessaires aux activités du service
Communication avec les membres : Recevoir et traiter les appels, courriels et autres demandes, assurer le suivi approprié et, au besoin, porter les dossiers à l’attention des personnes concernées
Libérations : Assurer le suivi administratif des libérations syndicales, y compris celles non utilisées, en s’assurant de l’exactitude des informations
Compilation des données, programmes et reddition de comptes : Compiler les données relatives aux activités et aux déboursés du service, notamment dans le cadre de programmes ou de subventions liés à la formation syndicale (ex. : Programme d’aide financière pour la formation et l’information en santé et sécurité du travail (PAFISST)) et assurer la reddition de comptes
Soutien aux équipes : Contribuer à la réalisation des activités de l’équipe et apporter un soutien ponctuel aux collègues des autres services
Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de la personne gestionnaire
EXIGENCES DE L’EMPLOI
Diplôme d‘études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou dans un domaine connexe
3 à 5 années d’expérience pertinente en lien avec le poste
Maitrise des logiciels de la suite Office
Excellente maitrise du français à l’oral et à l’écrit
Connaissance du milieu syndical (un atout)
ATTITUDES ET APTITUDES
Sens de la planification, de l’organisation et du suivi
Diplomatie, rigueur et discrétion
Esprit de collaboration et travail en équipe
Adaptabilité et flexibilité
Autonomie et sens des responsabilités
Avoir le souci du détail
LEU DE TRAVAIL : Québec ou Montréal
Sprachkenntnisse
- French
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