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En étroite collaboration avec la haute direction, la personne en poste anticipe les besoins, gère efficacement l’agenda et coordonne les réunions, tout en offrant un soutien administratif et professionnel de grande qualité au quotidien. Il/Elle contribue également à assurer des communications harmonieuses entre la direction et les différentes instances de l’organisation.
Responsabilités principales
- Assurer la gestion et la mise à jour de l’agenda de la direction, incluant la planification des rendez-vous en fonction des priorités, l’organisation des déplacements et la coordination des réservations requises.
- Recevoir, analyser, prioriser et acheminer les communications écrites, et rédiger, au besoin, des projets de réponse.
- Coordonner l’organisation des réunions internes, notamment celles de l’équipe de direction, en veillant à la disponibilité des ressources matérielles et logistiques nécessaires.
- Assurer la gestion courante des activités administratives, incluant le traitement des factures et des comptes de dépenses.
- Maintenir à jour les systèmes de classement et d’archivage documentaire, et agir à titre de point de liaison afin de favoriser une communication efficace entre les parties prenantes.
- Préparer ou coordonner la production de documents administratifs, tels que rapports, présentations et ordres du jour, selon les besoins.
Profil recherché
La personne candidate doit posséder :
- Un minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif de haut niveau, incluant la gestion d’agendas complexes et évolutifs.
- Un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, en techniques administratives ou dans un domaine connexe.
- Une excellente maîtrise des outils de la suite Microsoft Office (notamment Outlook, Teams et SharePoint).
- Une maîtrise supérieure du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- D’excellentes aptitudes rédactionnelles en contexte professionnel.
- Un jugement sûr ainsi qu’une grande capacité à établir les priorités avec rigueur.
Sprachkenntnisse
- French
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