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Réceptionniste / Téléphoniste et autre travail de bureauCommision de développement des ressources humaines des Premières Nations du Québec (CDRHPNQ) • Wendake, Québec, Canada
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Réceptionniste / Téléphoniste et autre travail de bureau

Commision de développement des ressources humaines des Premières Nations du Québec (CDRHPNQ)
  • CA
    Wendake, Québec, Canada
  • CA
    Wendake, Québec, Canada

Ăśber

Description du poste : Le ou la réceptionniste est responsable d’effectuer des tâches administratives générales liées au mandat et aux objectifs établis par le coordonnateur de son centre de service en emploi et formation (CSEF). À ce titre, la personne titulaire du poste assure le service à la clientèle urbaine ainsi que la gestion de dossiers, de documents, d’équipement et de fournitures de bureau. Elle rédige les divers mémos, courriels, comptes rendus et autres, gère les communications et effectue la classification numérique des différents dossiers. Elle peut également être appelé(e) à exécuter d’autres tâches connexes conformément aux objectifs de développement des ressources humaines des Premières Nations, des Inuits et des Autochtones vivant en milieu urbain.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
  • Faire fonctionner un ordinateur personnel et divers logiciels tels que Word, PowerPoint, Excel, SSAMTA, Outlook, internet et autres et offrir de l’assistance lorsque requis;
  • Organiser et tenir Ă  jour des systèmes de classement de l’information;
  • Ouvrir un dossier pour chaque client qui fait une demande de service, lui faire remplir les formulaires nĂ©cessaires Ă  l’ouverture de dossier;
  • S’assurer que les dossiers clients sont complets et incluent tous les formulaires requis (ex. : demandes de financement, transactions FAE 5159, consentement du client, politique d’assiduitĂ©, preuve de rĂ©sidence) et crĂ©er le dossier dans SharePoint;
  • Inscrire et tenir Ă  jour l’information des dossiers clients dans les bases de donnĂ©es SSAMTA et MSI, selon les mĂ©thodes et procĂ©dures Ă©tablies;
  • TransfĂ©rer le dossier client au conseiller en emploi ou Ă  l’agent de dĂ©veloppement en emploi pour la prise en charge du client et fixer la date du premier rendez-vous;
  • RĂ©pondre aux demandes de renseignements tĂ©lĂ©phoniques, transmettre les appels, prendre les messages ou cĂ©duler des rendez-vous;
  • Aider le client Ă  remplir les formulaires et recueillir la documentation nĂ©cessaire pour ouvrir son dossier (demande de certificat de naissance, RAMQ, demande de carte de statut indien, etc.);
  • Effectuer une analyse prĂ©liminaire des besoins du client pour faciliter et bien diriger sa demande (source de revenu, enfants Ă  charge, Ă©tat civil, intĂ©rĂŞt, but de la demande, etc.)

COMPÉTENCES CLÉS
  • Bonne connaissance des techniques de rĂ©ponses tĂ©lĂ©phoniques;
  • HabiletĂ© Ă  offrir un service Ă  la clientèle professionnel;
  • CapacitĂ© Ă  instaurer des systèmes de classement efficaces;
  • HabiletĂ© dans la rĂ©daction de lettres, mĂ©mos, courriels et autres communiquĂ©s;
  • Excellentes aptitudes en communications orales par l’utilisation d’un langage soignĂ©;
  • Bonnes connaissances en mathĂ©matiques de base;
  • Connaissance de la communautĂ© autochtone urbaine et des institutions autochtones liĂ©es au marchĂ© de l’emploi et/oude la formation.
EXIGENCES
  • MaĂ®trise du français et de l’anglais Ă  l’oral et Ă  l’écrit;
  • 2 annĂ©es d’expĂ©rience en secrĂ©tariat;•DiplĂ´me d’études professionnelles en secrĂ©tariat ou comptabilitĂ©; ou
  • DiplĂ´me d’études collĂ©giales en technique bureautique; ou
  • DiplĂ´me d’études secondaires jumelĂ© Ă  de l’expĂ©rience en secrĂ©tariat.
  • Wendake, QuĂ©bec, Canada

Sprachkenntnisse

  • French
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