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Ăśber
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Faire fonctionner un ordinateur personnel et divers logiciels tels que Word, PowerPoint, Excel, SSAMTA, Outlook, internet et autres et offrir de l’assistance lorsque requis;
- Organiser et tenir à jour des systèmes de classement de l’information;
- Ouvrir un dossier pour chaque client qui fait une demande de service, lui faire remplir les formulaires nécessaires à l’ouverture de dossier;
- S’assurer que les dossiers clients sont complets et incluent tous les formulaires requis (ex. : demandes de financement, transactions FAE 5159, consentement du client, politique d’assiduité, preuve de résidence) et créer le dossier dans SharePoint;
- Inscrire et tenir à jour l’information des dossiers clients dans les bases de données SSAMTA et MSI, selon les méthodes et procédures établies;
- Transférer le dossier client au conseiller en emploi ou à l’agent de développement en emploi pour la prise en charge du client et fixer la date du premier rendez-vous;
- Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, transmettre les appels, prendre les messages ou céduler des rendez-vous;
- Aider le client à remplir les formulaires et recueillir la documentation nécessaire pour ouvrir son dossier (demande de certificat de naissance, RAMQ, demande de carte de statut indien, etc.);
- Effectuer une analyse préliminaire des besoins du client pour faciliter et bien diriger sa demande (source de revenu, enfants à charge, état civil, intérêt, but de la demande, etc.)
COMPÉTENCES CLÉS
- Bonne connaissance des techniques de réponses téléphoniques;
- Habileté à offrir un service à la clientèle professionnel;
- Capacité à instaurer des systèmes de classement efficaces;
- Habileté dans la rédaction de lettres, mémos, courriels et autres communiqués;
- Excellentes aptitudes en communications orales par l’utilisation d’un langage soigné;
- Bonnes connaissances en mathématiques de base;
- Connaissance de la communauté autochtone urbaine et des institutions autochtones liées au marché de l’emploi et/oude la formation.
- Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
- 2 années d’expérience en secrétariat;•Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou comptabilité; ou
- Diplôme d’études collégiales en technique bureautique; ou
- Diplôme d’études secondaires jumelé à de l’expérience en secrétariat.
Sprachkenntnisse
- French
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