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Vous êtes une personne organisée, multitâche et reconnue pour votre sens du détail? Vous êtes habile pour garder les opérations sur les rails tout en offrant un soutien irréprochable à des professionnels du droit? Vous êtes connu pour votre curiosité, débrouillardise et toujours prêt(e) à apprendre?
Si oui, nous avons hâte de vous rencontrer !
Nous cherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) dynamique et rigoureux(se) pour rejoindre notre équipe de Montréal, au cœur d’un environnement professionnel à la fois stimulant et collaboratif.
Lieu de travail: 1080, Côte du Beaver Hall, Bureau 2100, Montréal, Québec, H2Z 1S8
Responsabilités clés
- Gestion des courriels et du calendrier: Surveiller et organiser la boîte courriel de l’avocat, prioriser les messages, assurer le suivi rapide, solliciter l’avocat pour répondre aux besoins des clients et gérer le calendrier des rencontres.
- Coordination logistique : Réserver les salles de réunion, organiser le transport et l’hébergement lors de déplacement, gérer les commandes de repas et autres besoins connexes.
- Ouverture et vérification des dossiers : Effectuer les recherches de conflits d’intérêts et procéder à l’ouverture des dossiers.
- Gestion des données comptables : Saisir les entrées de temps et les débours dans le système comptable.
- Facturation : Prendre en charge la facturation détaillée de l’avocat avec rigueur et précision, préparer, réviser et émettre les factures clients conformément aux politiques du cabinet.
- Support transversal : Offrir un soutien ponctuel aux adjointes juridiques du département de litige lorsque nécessaire.
- Accueil et réception : Remplacer à la réception de façon occasionnelle, au besoin.
Qualifications et compétences
- Minimum de 4 ans d’expérience dans un rôle similaire.
- Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral).
- Aisance avec la suite Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et Outlook.
- Reconnu pour votre sens de l’organisation et la gestion des priorités.
- Souci du détail et des délais
- La capacité à anticiper, à travailler de façon autonome.
- Une expérience dans un cabinet d’avocats ou un service juridique interne (un atout).
- Connaissance du logiciel de facturation Maître (atout).
- Connaissance du logiciel de gestion documentaire iManage (atout)
Ce que nous offrons
- Une rémunération compétitive, avec avantages sociaux et régime de retraite.
- Un plan de gestion santé et accès à la télémédecine
- Un environnement collaboratif et professionnel où vos idées et vos contributions comptent.
- Une immersion dans le monde passionnant de l’administration juridique.
- Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
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