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Le(a) Assistant(e)/Coordinateur(trice) sera chargé(e) principalement d’assister des équipes multidisciplinaires sur divers aspects administratifs et logistiques, mais également sur des aspects de coordination et de suivi des multiples projets/livrables de la firme.
Assurant l'accueil, cette personne sera donc le premier contact qu’auront nos clients et fournisseurs avec notre entreprise.
ÉTUDES ET EXPÉRIENCE
- DEP en secrétariat ou en technique d’administration et/ou bureautique ;
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, …) ;
- Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit ;
- Capacité à comprendre et à communiquer en anglais ;
- Être orienté(e) service à la clientèle ;
- Polyvalence et adaptabilité aux tâches multiples ;
- Expérience dans la gestion/assistance administrative - un atout ;
- Capacité à utiliser les logiciels administratifs ;
- Compétences organisationnelles avérées.
FORCES
- Facilité d'adaptation et d'apprentissage :
- Capacité à gérer les priorités ;
- Autonomie et débrouillardise ;
- Disposant d'un bel esprit de collaboration ;
- Dynamisme et bonne humeur ;
VOS RESPONSABILITÉS
Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e)/Coordinateur(trice) pour faire partie de notre équipe Administrative. La personne retenue sera en mesure d’assurer les responsabilités permettant de mener à bien les tâches administratives diverses qui lui seront confiées, les activités d'assistance et de coordination aux différents départements, partenaires et clients, les services généraux et logistiques, la communication à l'interne et à l'externe, et le service d'accueil.
Ses responsabilités consistent à :
- Saisir les données relatives aux projets, coordonner avec les différents intervenants, et en faire le suivi ;
- Assurer la communication en interne et la circulation de l’information pertinente à chaque projet ;
- Collecter, coordonner et transférer les divers documents afin d'assurer la livraison des ouvrages;
- Réviser les documents préparés par la direction et les chargés de projets ;
- Rédiger et/ou préparer les offres de services, procès-verbaux, lettres, rapports, estimations, etc. ;
- Préparer la documentation relative aux appels d'offres et aux contrats ;
- Effectuer les suivis des dénonciations et des quittances ;
- Préparer et mettre en page des documents sous divers formats ;
- Répondre aux demandes d’information, coordonner et acheminer la prise en charge des requêtes ;
- Assurer l'accueil ;
- Participer aux activités de classement et d’archivage.
NOTRE OFFRE
- Milieu de travail chaleureux et éthique valorisant l’engagement social et environnemental ;
- Contribuer à des projets innovateurs et multidisciplinaires ;
- Valorisation de la formation continue ;
- Possibilité de télétravail en mode hybride ;
- Bonus de performance (pouvant être versés en REER) ;
- Gamme d’avantages sociaux complète incluant la télémédecine ;
- Flexibilité dans les horaires de travail ;
- Semaine de travail se terminant à midi le vendredi (toute l'année), avec un rythme de rotation sur 4 semaines : 2 vendredis finissant à midi, 1 vendredi complet (travaillé) et 1 vendredi de congé.
Sprachkenntnisse
- French
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