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À propos
- Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service concerné ou communiquer les messages aux personnes jugées aptes à répondre;
- Recevoir et diriger les appels du CITAM (lors de situations d’urgence);
- Encaisser les revenus provenant des contraventions et émettre les reçus nécessaires, incluant les postdatés;
- Vérifier les encaissements et préparer un rapport journalier et les dépôts;
- Compiler et saisir diverses informations aux fins de statistiques ou autres, dresser et tenir à jour certaines listes utilisées ou devant être produites par la Ville;
- Effectuer la vente des permis de vente de garage, compiler et préparer les dépôts des revenus et afficher la liste des ventes de garage;
- Assister les demandeurs et effectuer le suivi concernant les permis d’arrosage;
- Effectuer du travail de bureau dont le classement des contraventions et la préparation d’enveloppes pour envoi;
- Rédiger et transmettre la correspondance de routine du service du greffe et des affaires juridiques principalement dans les dossiers de demande d’autorisation, les attestations de conformité et les séances du conseil municipal notamment - accuser réception des demandes reçues par le service, en assurer le suivi auprès de la personne responsable et transmettre la réponse aux demandeurs et rédiger des lettres conformément aux instructions de la personne responsable d’un dossier;
- Sur demande, assurer la mise en page et la révision des documents et formulaires produits par le service du greffe et des affaires juridiques;
- Remplir les demandes de biens et services du Service du greffe et en assurer le suivi auprès du Service des achats;
- Compiler et saisir diverses informations aux fins de statistiques ou autres et tenir à jour les différentes listes, registres et documents utilisés ou devant être produits par le Service du greffe (pour les demandes d’autorisation et les attestations de conformité);
- Ouvrir les dossiers de demande d’autorisation et d’attestation de conformité dans le logiciel de gestion SYGED, numériser et y classer les documents du Service du Greffe en conformité avec la politique de numérisation, le plan de classification et les instructions de la technicienne en documentation;
- Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail;
- Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
- Gestion de la caisse de change;
- Recevoir les serments et affirmations solennelles;
- S’assurer de la propreté de la salle d’accueil (revues, chaise, table, etc.);
- Maintenir à jour la liste des postes téléphoniques;
- S’assurer que le présentoir de dépliants à l’entrée soit à jour et ait le tout nécessaire;
- Recevoir et estamper les soumissions reçues;
- Recevoir la poste livrée par le facteur et en faire l’ouverture;
- Demander la monnaie nécessaire à la trésorerie lors de besoin;
- Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
- Accomplir toutes autres tâches que pourrait lui demander son supérieur immédiat.
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente;
- Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine;
- Posséder une bonne connaissance de la Suite Office et d’Internet;
- Avoir de l’entregent et de l’initiative;
- Posséder de bonnes aptitudes en communication orale;
- Être bilingue.
Compétences linguistiques
- French
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