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Agent(e) d'administrationCentre de recherche du CHU de Québec - Université Laval • Quebec, Québec, Canada
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Agent(e) d'administration

Centre de recherche du CHU de Québec - Université Laval
  • CA
    Quebec, Québec, Canada
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À propos

Vous avez envie d’évoluer au sein d’un des plus grands centres de recherche francophone en Amérique du Nord et de participer à des projets de recherche des plus stimulants? Le Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval est une organisation qui offre un environnement de travail stimulant où les nouvelles idées, le partage des connaissances et le dépassement de soi sont valorisés.
Le service - Administration du Centre de recherche du CHU de Québec - Université Laval, est une équipe dynamique ayant le souci d'offrir un service exceptionnel à ses chercheurs, employés et étudiants. Nous cherchons à compléter l’équipe avec un agent à l'administration – finance et ressources matérielles. Sous l'autorité du chef de service, l’agent administratif a pour principales fonctions de traiter les commandes, les demandes de remboursements et les paiements de factures ses groupes de chercheurs qui lui sont attitrés.
Tu aimes que les journées filent à toute allure, tu aimes la diversité, tu souhaites faire partie d’une grande famille avec les valeurs de respect, écoute et bienveillance... Joins-toi à nous!
Description du poste, des tâches et des responsabilités
Le poste étant fortement axé sur le service à la clientèle, l’agent a la responsabilité de préparer et de faire la gestion des demandes des employés des groupes de chercheurs auxquels il est attitré, ainsi que d’organiser la logistique et la réception des commandes.
Le poste se décline en deux volets:
Les achats:
•Effectuer des commandes de fournitures de laboratoire via des systèmes d’approvisionnements distincts pour deux institutions (CHU de Québec et Université Laval);
•Réceptionner et distribuer les commandes reçues ;
•Faire le suivi des commandes auprès des fournisseurs ;
•Trier et classer des documents selon des systèmes de classement établis ;
•Répondre et effectuer les suivis aux demandes d'information, de service et de soutien qui lui sont adressées par les membres du service.
Les demandes de remboursements, les facturations et les écritures comptables nécessaires dans les délais prescrits :
•Préparer les demandes de remboursements de voyages, les avances de voyages ou demandes de paiements selon les règles administratives des organismes subventionnaires ;
•Faire le suivi des paiements de factures ;
•Assister l'équipe administrative lors des fins de projets (écritures de grand livre, etc.) ;
•Trier, vérifier et traiter divers documents; et les classer selon les systèmes établis;
•Assurer l’application des règles institutionnelles pour assurer l’intégralité et à l’exactitude des opérations à sa charge et leur bon traitement au niveau comptable ;
•Agir comme agent de liaison en ce qui concerne les demandes d’espaces, d’accès aux locaux, etc.
•Signaler à son supérieur immédiat toute situation inhabituelle ou de nature plus complexe ;
•Participer à l’amélioration continue en lien avec les activités de son service.
Des tâches administratives connexes pourront également être confiées, au besoin, par son supérieur, afin de soutenir les chercheurs ainsi que la Direction de la recherche.
Conditions d'emploi
- Lieu de travail : Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval, site de l’Hôpital du Saint-Sacrement ;
- Horaire : 35h par semaine de jour (du lundi au vendredi) dont une possibilité de 7h en télétravail après la réussite de la probation de 910heures; ;
- Entrée en fonction : dès que possible ;
- Durée : 12 mois (avec possibilité de renouvellement) ;
- Rémunération : selon la structure salariale en place ;
- Vacances : 20 jours ;
- Fériés : 13 jours ;
- Congés de maladie : 9.6 jours ;
- Selon l’admissibilité, l’accès au régime d’assurances collectives avec contribution de l’employeur ;
- Régime de retraite (RREGOP) ;
- Privilèges CHU: rabais chez différents partenaires (restaurants, boutiques, conditionnement physique, loisirs, hôtels, centres de santé, spa, etc.), si applicable.
Nous remercions toutes les personnes qui postuleront, mais nous ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.
•Détenir au minimum un diplôme d’études professionnelles (DEP), une attestation d’études collégiales (AEC) ou toute autre formation équivalente en administration .
•Détenir minimalement 1 à 2 années d’expérience dans un poste similaire.
Profil:
•Exceller en service à la clientèle ;
•Facilité à travailler en équipe ;
•Dynamique, aime contribuer à la bonne ambiance dans l’équipe;
•Faire preuve d'initiative et d'autonomie ;
•Professionnalisme et grande discrétion dans l’exercice de ses fonctions ;
•Bonne capacité d’adaptation face au changement ;
•Souci de la qualité du travail et minutie ;
•Bonne gestion des priorités dans le but d'atteindre les échéanciers ;
•Excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais autant parlé qu’écrit.
•Démontrer de bonnes habilités avec les outils de la Suite Office (Word et Excel) ;
Atout :
•Expérience dans le domaine de la recherche.
  • Quebec, Québec, Canada

Compétences linguistiques

  • French
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