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Executive AssistantGattuso Bouchard Mazzone s.e.n.c.r.l. • Montreal, Québec, Canada
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Executive Assistant

Gattuso Bouchard Mazzone s.e.n.c.r.l.
  • CA
    Montreal, Québec, Canada
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    Montreal, Québec, Canada
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À propos

Gattuso Bouchard Mazzone est à la recherche d’une assistante exécutive pour se joindre au cabinet.

Travaillant directement avec un associé directeur, vous gérerez son quotidien, afin de maintenir une pratique organisée et efficace.


DESCRIPTION

Éducation requise

  • Certificat ou diplôme ou expérience équivalente

Adjoint/secrétaire administratif juridique

Adjoint de direction/secrétaire de direction

Adjoint administratif et secrétariat (général)


Expérience requise

1 an à moins de 2 ans


Conditions de travail

Le travail doit être effectué en personne. Il n’y aucune possibilité de travail à distance.

  • 75 000 par année / 40 heures par semaine
  • Matin, Sur appel, Jour, Heures supplémentaires demandées
  • Débute dès le 


RESPONSABILITÉS

  • Fournir un soutien administratif et opérationnel à un associé sénior;
  • Préparer les lettres et des notes de service de nature confidentielle;
  • Gérer le calendrier et organiser des rencontres;
  • Effectuer les tâches administratives;
  • Préparer des rapports spéciaux (collecte et résumé de données);
  • Agir à titre d’agent de liaison entre la Direction et une variété de personnes, groupes, clients et employés;
  • Compiler des données pour préparer des documents
  • Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
  • Préparer des rapports et d’autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d’administration
  • Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
  • Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
  • Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
  • Effectuer des recherches
  • Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
  • Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
  • Fournir le service à la clientèle
  • Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
  • Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
  • Gérer des événements
  • Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
  • Aider à l'analyse de données et à la rédaction des rapports
  • Diriger des activités de marketing en direct, de commerce électronique et de promotions ssur des sites Web
  • Prendre les dispositions pour la facturation des services
  • Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de séances, de réunions ou de conférences
  • Diriger le développement et la maintenance des sites Internet et intranet d’une organisation
  • Préparer des contrats


QUALITÉS RECHERCHÉES

  • Trilinguisme (français, anglais et espagnol, à l’oral et à l’écrit);
  • Aptitude à travailler à partir de dictées;
  • Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe;
  • Aptitude à réaliser une grande quantité de travail avec un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais;
  • Minutie, souci du détail et sens de l’organisation;
  • Systèmes de gestion (sig ou bd)
  • Technologie de l'information
  • MS PowerPoint
  • MS Excel
  • MS Office
  • MS Outlook
  • MS Word
  • Adobe Acrobat Reader
  • Logiciels juridiques
  • Média sociaux
  • Dictaphone
  • Domaine d'expérience de travail
  • Ressources humaines
  • Droit
  • Administration des affaires et gestion


Information de transport et de voyage

  • Permis de conduire valide
  • Disposé à voyager à l'occasion
  • Disposé aux voyages transfrontières
  • Disposé à voyager pour une période de plus de 24 heures
  • Disposé à voyager à l'étranger


Conditions de travail et capacités physiques

  • Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
  • Travail sous pression
  • Délais serrés
  • Souci du détail
  • Volume de travail élevé


Qualités personnelles

  • Précis.e
  • Sens des responsabilités
  • Relations interpersonnelles efficaces
  • Excellente communication orale
  • Excellente communication écrite
  • Flexibilité
  • Esprit d'initiative
  • Sens de l'organisation
  • Fiable
  • Esprit d'équipe
  • Assidu
  • Capacité d'apprendre rapidement
  • Proactif
  • Gestion du temps


AVANTAGES

  • Régime de soins dentaires
  • Régime de soins de santé
  • Prestations des soins de la vue
  • Régime enregistré d’épargne-retraite (REER)
  • Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)


Vous souhaitez vous joindre à notre équipe? Transmettez nous en toute confidentialité votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation et références à l’attention de Me Gabrielle Massé ( )


Bienvenue chez nous!


  • Montreal, Québec, Canada

Compétences linguistiques

  • French
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