Adjoint·e administratif·ve

Sous la supervision du PDG, ladjoint·e administratif·ve assure un soutien administratif rigoureux et polyvalent à lensemble des directions de lAQPS. La personne contribue au bon fonctionnement de lorganisation en veillant à lefficacité des opérations administratives, à la coordination des activités et à la fluidité des communications internes et externes. Ladjoint·e administratif·ve agit comme personne-ressource pour les questions organisationnelles et logistiques, et représente limage professionnelle de lassociation dans ses interactions.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Soutien administratif aux directions
Assurer un soutien administratif de proximité aux directrices et directeurs de lorganisation;
Préparer, rédiger, mettre en page et réviser divers documents administratifs (lettres, notes de service, rapports, comptes rendus, présentations);
Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux des réunions de direction et assurer le suivi des décisions (CODIR, réunion d’équipe, etc);
Soutenir la préparation de demandes de subventions et de rapports aux bailleurs de fonds, en collaboration avec les directions concernées.
Gestion des réservations et des déplacements
Planifier et organiser les déplacements du personnel des directions: transport (avion, train, location de véhicule), hébergement, itinéraires etc
Effectuer les réservations de salles de réunion, de conférence ou dévénements, tant pour les activités internes quexternes
Gérer la logistique des rencontres : réservation de traiteur, matériel audiovisuel, accueil des participant·es
Assurer le suivi des dépenses liées aux déplacements et aux événements conformément aux politiques internes
Maintenir un tableau de bord des réservations et des engagements logistiques
Gestion de lagenda et des communications
Participer à la gestion des agendas complexes de la direction générale et des autres membres de la direction, en priorisant les rendez-vous et en anticipant les conflits dhoraire;
Participer à la planification des réunions internes et externes (vidéoconférences, rencontres en présentiel, comités);
Assurer la liaison entre la direction générale et les différentes équipes de lorganisation.
3.4 Soutien aux opérations courantes et à la vie associative
Contribuer au soutien dans lorganisation dévénements associatifs, de formations et de colloques (logistique, inscriptions, matériel);
Participer à la mise à jour du bottin des membres et des partenaires;
Appuyer les processus daccueil et dintégration des nouveaux membres du personnel.
Formation et expérience
Diplôme détudes collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en administration ou dans un domaine connexe
Minimum de trois (3) ans dexpérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur communautaire ou associatif
Toute combinaison de formation et dexpérience jugée équivalente sera considérée
Compétences techniques
Excellente maîtrise du français écrit et oral
Bonne connaissance de langlais (atout)
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
Aptitudes et qualités personnelles
Grand sens de lorganisation, de la rigueur et du souci du détail
Autonomie, proactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Discrétion et respect de la confidentialité
Excellentes habiletés interpersonnelles et sens du service
Sensibilité aux enjeux de la santé mentale et de la prévention du suicide (atout important)