Coordonnateur·trice des opérations internes - waterloo

Lieu : Télétravail, Canada (Québec privilégié)

Niveau : Intermédiaire

Date d’entrée en fonction : Juillet 2026

Rémunération : 55 000 $ CA à 65 000 $ CA

Type : Temps plein

Travailler chez Quantum Lead

Quantum Lead a été fondée pour rapprocher les mondes des affaires et de la technologie, en accompagnant des transformations qui soutiennent la croissance. Nous sommes une équipe en pleine évolution, composée d’ingénieur·e·s et d’entrepreneur·e·s réuni·e·s par la curiosité, le désir d’avoir un impact et la volonté de créer ce qui n’existe pas encore.

À QL, chaque personne joue un rôle important dans la façon dont nous travaillons et dans la qualité de ce que nous livrons. Nous valorisons l’initiative, l’adaptabilité et la collaboration, non pas par souci de rapidité, mais parce que les idées solides émergent lorsque les personnes sont invitées à prendre des responsabilités, à explorer et à remettre certaines hypothèses en question.

QL est un environnement pour les personnes stimulées par les possibilités, à l’aise dans des contextes en évolution et motivées par un travail qui a du sens. Nous ne nous attendons pas à ce que les candidat·e·s cochent toutes les cases. Nous accordons davantage d’importance à votre façon de réfléchir, à ce que vous valorisez et à votre manière d’assumer les responsabilités qui vous sont confiées.

Si cela vous parle, nous aimerions vous connaître.

Aperçu du poste

Nous recherchons un·e coordonnateur·trice des opérations internes bilingue (Fr/Ang) pour soutenir les opérations quotidiennes de Quantum Lead, notamment en administration, facturation, soutien à la tenue de livres et coordination des ressources humaines.

Il s’agit d’un rôle à temps plein pour une personne très organisée, fiable, discrète et à l’aise d’aider une entreprise en croissance à maintenir des processus structurés. La personne idéale possède environ 5 ans d’expérience pertinente, aime créer de l’ordre, assurer les suivis nécessaires et contribuer au bon fonctionnement des processus internes.

Dans ce rôle, vous travaillerez étroitement avec l’équipe de direction afin de soutenir la coordination administrative et financière, tout en contribuant aux processus liés aux ressources humaines. Vous aiderez à maintenir les systèmes internes, la documentation, les factures, les dossiers et les processus liés à la gestion des personnes exacts, organisés et à jour.

Responsabilités principales

Administration et coordination

• Coordonner les calendriers, les réunions, les suivis et les tâches administratives internes.
• Soutenir la planification, la documentation, les rappels et les suivis opérationnels.
• Maintenir des dossiers, outils de suivi, répertoires et documents internes bien organisés.
• Appuyer la coordination avec les fournisseurs, les communications internes et certaines tâches logistiques ou opérationnelles de base.
• Veiller à ce que l’information soit bien documentée, facile à retrouver et tenue à jour.
• Contribuer à l’amélioration de processus administratifs simples à mesure que l’entreprise se développe.

Finances, facturation et soutien à la tenue de livres

• Préparer, suivre et relancer les factures clients.
• Soutenir le suivi des dépenses, l’organisation des reçus et la documentation des paiements.
• Maintenir les outils de suivi financiers et veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des dossiers.
• Coordonner avec le ou la comptable, ou avec un soutien externe en tenue de livres, au besoin.
• Appuyer les suivis liés aux comptes fournisseurs et aux comptes clients.
• Contribuer à la préparation de documents pour les processus financiers mensuels, trimestriels ou annuels.
• Signaler rapidement les incohérences, les renseignements manquants ou les lacunes dans les processus.

Coordination des ressources humaines

• Soutenir les processus d’accueil et de départ des employé·e·s et contractuel·le·s.
• Coordonner la documentation RH, les dossiers des employé·e·s, les dossiers des contractuel·le·s et les outils de suivi internes.
• Appuyer la logistique liée au recrutement, notamment la planification des entrevues, les communications avec les candidat·e·s et l’organisation des documents pertinents.
• Suivre la complétion des formations requises, des politiques et des suivis RH internes.
• Soutenir les processus RH internes en maintenant la documentation, les rappels et les suivis bien organisés.
• Traiter les renseignements sensibles avec discrétion et professionnalisme.
• Contribuer à rendre la coordination RH plus claire, plus cohérente et plus facile à maintenir.

QualificationsRequises

• 5 ans ou plus d’expérience en coordination administrative, soutien aux opérations, administration financière, soutien à la tenue de livres, coordination RH ou dans un rôle similaire.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Solides compétences organisationnelles et grande attention aux détails.
• Expérience dans la préparation, le suivi ou la relance de factures.
• Aisance avec les dossiers financiers, les reçus, les dépenses et la documentation de base liée à la tenue de livres.
• Excellentes compétences en communication écrite et capacité à effectuer des suivis clairs et professionnels.
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et bon jugement.
• Aisance à travailler de manière autonome dans un environnement à distance ou hybride.
• Bonne maîtrise d’outils tels que Google Workspace, Slack, Excel / Google Sheets et les espaces de partage de documents.
• Capacité à gérer plusieurs priorités sans perdre de vue les détails.

Atouts

• Maîtrise de l’espagnol et/ou de l’italien 
• Expérience dans un environnement de consultation, de technologie, de démarrage d’entreprise ou de services professionnels.
• Certification Slack Administrator
• Familiarité avec des outils tels que QuickBooks, Xero, Dext, Wave ou d’autres plateformes similaires de tenue de livres.
• Expérience en soutien aux processus RH, à l’accueil de nouvelles personnes, à la coordination du recrutement ou à la documentation liée aux employé·e·s.
• Familiarité avec les exigences en milieu de travail et la documentation d’emploi au Québec et/ou dans d’autres provinces ou territoires canadiens.
• Expérience de coordination avec des comptables, fournisseurs de paie ou partenaires administratifs externes.
• Aisance à améliorer des systèmes internes simples, des outils de suivi et des processus administratifs.

Profil recherché

Nous recherchons une personne capable d’apporter de la structure sans avoir besoin que tout soit parfaitement défini dès le départ. Vous êtes à l’aise de poser les bonnes questions, de garder des dossiers propres, d’effectuer les suivis lorsque des renseignements manquent et d’aider une entreprise en croissance à renforcer ses habitudes internes.

Ce rôle exige de solides capacités de coordination, du jugement et une aisance à travailler avec des renseignements administratifs, financiers et RH. Une certification formelle en comptabilité ou en ressources humaines constitue un atout, mais n’est pas requise. Ce qui compte le plus, c’est votre sens de l’organisation, votre fiabilité, votre bilinguisme, votre attention aux détails et votre capacité à soutenir différentes fonctions de l’entreprise avec rigueur et constance.