Property Administrator/Administrateur de propriétés

À propos du poste

Membre clé de notre équipe des opérations, l’administrateur ou l’administratrice de propriétés joue un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de l’ensemble des activités administratives liées aux immeubles. Évoluant dans un environnement immobilier commercial dynamique, cette personne fait preuve d’un sens aigu de l’organisation, d’une approche proactive et d’une grande capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, avec rigueur et professionnalisme.

Responsabilités principales

• Coordonner la planification, la négociation et le renouvellement de tous les contrats de service, notamment le déneigement, l’aménagement paysager, l’entretien des systèmes de CVC, les alarmes incendie, la sécurité, le pavage, le stationnement et le remorquage
• Effectuer des évaluations du rendement des entrepreneurs avant les renouvellements et utiliser ces résultats pour appuyer les négociations
• Gérer le cycle complet des bons de commande (B.C.) : création, distribution, suivi, gestion de la facturation, rapprochement et validation des factures, et codification après paiement
• Créer et tenir à jour un tableau des tarifs fournisseurs avec les informations clés pour chaque fournisseur
• Superviser la facturation des services publics en étroite collaboration avec l’équipe comptable
• Maintenir des inventaires d’équipements exacts et à jour (climatiseurs, chauffe-eau, etc.)
• Participer aux réunions de gestion régulières et fournir les mises à jour opérationnelles pertinentes
• Préparer les avis d’augmentation de loyer annuels pour les locataires résidentiels
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et des flux de travail, en proposant activement des pistes d’efficacité

Qualifications et compétences

• Bilingue (français et anglais) — maîtrise à l’écrit et à l’oral requise
• 1 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif similaire, de préférence en immobilier commercial ou dans un secteur connexe
• Grande rigueur organisationnelle et souci du détail, avec la capacité de gérer plusieurs priorités de front
• Bonne maîtrise de Microsoft Outlook (gestion d’agenda, suivi des tâches, correspondance)
• Complètement à l’aise avec la suite MS Office (Word, Excel) ; une expérience avec Yardi constitue un atout important
• Capacité à définir et à améliorer des processus administratifs
• Esprit d’équipe, attitude positive et excellentes aptitudes en communication

About the Role

As a key member of our Operations team, the Property Administrator plays a vital role in ensuring the seamless day-to-day administration of all property-related activities. Working in a fast-paced commercial real estate environment, this individual brings strong organizational skills, a proactive mindset, and the ability to manage multiple priorities with precision and professionalism.

Key Responsibilities

• Coordinate the scheduling, negotiation and renewal of all service contracts, including snow removal, landscaping, HVAC maintenance, fire alarm systems, security, paving, parking and towing
• Conduct contractor performance reviews prior to renewals and use findings to support renegotiations
• Manage the full purchase order (P.O.) cycle: creation, distribution, follow-up, billing tracking, invoice matching and validation, and coding upon payment
• Create and maintain an up-to-date Supplier Rate Sheet with key details for each supplier
• Oversee utilities billing in close collaboration with the accounting team
• Maintain accurate and current equipment inventories (A/C units, hot water tanks, etc.)
• Participate in regular management meetings and provide relevant operational updates
• Prepare annual rent increase notices for residential tenants
• Contribute to the ongoing improvement of processes and workflows, actively proposing efficiencies where opportunities are identified

Qualifications & Skills

• Bilingual (French and English) — written and spoken proficiency required
• 1–3 years of experience in a similar administrative role, ideally in commercial real estate or a related industry
• Highly organized and detail-oriented, with the ability to manage multiple priorities simultaneously
• Strong Microsoft Outlook skills (calendar management, task tracking, correspondence)
• Proficient in MS Office Suite (Word, Excel); experience with Yardi is a strong asset
• Demonstrated ability to define and refine administrative processes
• Collaborative team player with a positive, can-do attitude and strong communication skills

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